Thời hạn chứng thực

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của bản sao là đúng với bản chính. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng được chứng thực bản sao từ bản chính. Cùng tìm hiểu về thời hạn chứng thực ngay sau đây.

Văn bản công chứng, chứng thực có giá trị bao lâu?

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP nói trên cũng như các quy định trước đó về công chứng, chứng thực (Luật Công chứng năm 2006, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về chứng thực) đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn, thời hạn chứng thực.
Xét dưới góc độ thực tiễn, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:
– Bản sao “vô hạn”: Bản sao được chứng thực từ (bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô…) có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
– Bản sao “hữu hạn”: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Giấy chứng minh nhân dân (15 năm), Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng. Tuy nhiên, giá trị chứng cứ của bản sao trong trường hợp này vẫn có bởi nó xác nhận các sự kiện pháp lý đã xảy ra trong quá khứ. Chẳng hạn, thời điểm đó công dân có số chứng minh nhân dân như trên bản sao, đương sự chưa kết hôn với ai…
Với những tài liệu thường có sự biến động, thay đổi trong quá trình sử dụng (như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, sổ hộ khẩu…), cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu đương sự nộp bản sao mới.

Bản sao công chứng, chứng thực có hiệu lực trong bao lâu?

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, thời hạn chứng thực.

Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.

Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:

Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe môtô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.

Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), Giấy chứng minh Nhân dân (15 năm)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.

Ngoài ra, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới.

Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý.

Nhưng thông thường đối với những giấy tờ có thể có sự thay đổi như giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất… thường cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 3 – 6 tháng, với mục đích đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực của các giấy tờ trên.

Đối với giấy tờ (hợp đồng) đã được công chứng thì căn cứ theo thời hạn hiệu lực của hợp đồng đó. Ngoài ra tùy theo nội dung, tính chất công việc mà thời hạn được duy trì.

Quy định thời hạn có hiệu lực của bản sao, thời hạn chứng thực

Tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định:

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Tuy nhiên, Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy, về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn. Tuy nhiên, trong thực tế bản sao được chứng thực có thể chia thành hai loại:

Bản sao vô thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.

Bản sao hữu hạn: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như: Phiếu lý lịch tư pháp (06 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (06 tháng), Giấy chứng minh Nhân dân (15 năm)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.

Ngoài ra, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới.

Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý, thời hạn chứng thực.

Nhưng thông thường đối với những giấy tờ có thể có sự thay đổi như: Giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất… cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 03 – 06 tháng, với mục đích đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực của các giấy tờ trên.

Đối với giấy tờ (hợp đồng) đã được công chứng thì căn cứ theo thời hạn hiệu lực của hợp đồng đó. Ngoài ra, tùy theo nội dung, tính chất công việc mà thời hạn được quy định cụ thể của từng loại vụ việc. 

Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã: Tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý

Thực hiện Chỉ thị số 24/CT-TTg ngày 01/9/2015 của Thủ tướng Chính phủ về “đẩy mạnh thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường” và thực hiện các quy định của Luật đất đai quy định hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực.

Trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản 3 Điều 167 của Luật này; Luật nhà ở năm 2014 quy định trường hợp mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại thì phải thực hiện công chứng, chứng thực.

Như vậy, theo các quy định của Luật đất đai, Luật nhà ở nêu trên, cá nhân, tổ chức khi thực hiện các quyền của mình đối với quyền sử dụng đất, nhà ở được lựa chọn công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã.

Việc công chứng được thực hiện theo thủ tục quy định tại Luật công chứng năm 2014.

Việc chứng thực được thực hiện theo thủ tục quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch (HĐ, GD) (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

Qua một thời gian thực hiện, đồng thời thông qua công tác thanh tra về hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền của cấp xã, cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nước về lĩnh vực này thấy rằng đã xảy ra và còn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro pháp lý nếu thực hiện chứng thực HĐ, GD theo thủ tục rất thông thoáng, đơn giản như quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hiện nay, bởi những lý do sau:

Cùng một loại việc chứng nhận giao dịch có bản chất giống nhau, nhưng quy định khác nhau về trách nhiệm giữa “công chứng” và “chứng thực”:

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 thì: 

“Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.

Còn theo quy định tại Khoản 4 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì: “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”. 

Đồng thời, tại Khoản 1 Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định này”.

Như vậy: Công chứng và chứng thực là hai việc khác nhau. Công chứng HĐ, GD là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của HĐ, GD;

Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng, giao dịch, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình, bồi thường thiệt hại do mình gây ra trong quá trình hành nghề công chứng nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia HĐ, GD.

Còn chứng thực HĐ, GD là việc là việc UBND cấp xã chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia HĐ, GD; người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của HĐ, GD.

Thủ tục chứng thực HĐ, GD ở cấp xã đơn giản, người thực hiện chứng thực không được phép yêu cầu thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định:

 Tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng”.

Ngoài ba loại giấy tờ nêu trên, không quy định thêm bất kỳ loại giấy tờ nào khác khi người dân có yêu cầu chứng thực HĐ, GD.

Như vậy, yêu cầu về thành hồ sơ chứng thực HĐ, GD ở cấp xã rất đơn giản, rất thuận tiện cho người dân tham gia các HĐ, GD. Về nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính, người thực hiện chứng thực không được phép yêu cầu thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Nếu có rủi ro pháp lý xảy ra về nội dung, tính hợp pháp của HĐ, GD; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ, tính đúng thời hạn chứng thực trong thành phần hồ sơ thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm và nếu xảy ra thiệt hại, tranh chấp hợp đồng hay HĐ, GD vô hiệu liên quan đến nội dung, tính hợp pháp của HĐ, GD thì các bên liên quan tự chịu trách nhiệm về các thiệt hại xảy ra, UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực không chịu trách nhiệm.

Quy định nêu trên rất dễ xảy ra tình trạng lừa đảo khi một bên tham gia HĐ, GD là người yếu thế, thiếu hiểu biết, dễ bị những đối tượng xấu vì ý đồ cá nhân, gian dối, lợi dụng, lừa gạt…để tham gia HĐ, GD, ví dụ như:

– Trường hợp thực hiện hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất: khi có cả vợ chồng sở hữu chung nhưng chỉ một người đại diện tham gia giao dịch mà không có ý kiến (ủy quyền bằng hợp đồng theo quy định) của người còn lại, trường hợp này rất dễ xảy ra tranh chấp nếu như người đại diện tham gia giao dịch cố tình gian dối để tự ý định đoạt tài sản chung của vợ chồng;

– Trường hợp thực hiện hợp đồng ủy quyền và thế chấp: người dân cần vốn để kinh doanh nhưng thiếu hiểu biết nên đã ký hợp đồng ủy quyền cho người khác làm thủ tục vay vốn, sau đó người được ủy quyền lợi dụng, dùng văn bản ủy quyền để thế chấp quyền sử dụng đất hoặc nhà ở với ngân hàng để vay số tiền lớn hơn số đã thỏa thuận với người có tài sản.

Khi người được bảo lãnh để vay vốn không có khả năng thanh toán nợ, ngân hàng đến làm thủ tục xử lý, phát mãi tài sản thế chấp (quyền sử dụng đất hoặc nhà ở) thì người có tài sản mới biết mình bị lừa gạt, thiệt hại xảy ra do không nhận thức đầy đủ hoặc không được cơ quan chứng thực tư vấn, giải thích rõ về những rủi ro pháp lý có thể xảy ra trong các giao dịch liên quan đến tài sản của người dân, thực tiễn đã xảy ra rất nhiều vụ việc như vậy.

Ngoài ra, vì UBND cấp xã không chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dẫn đến sự bất bình đẳng cho một trong các bên khi thỏa thuận nội dung hợp đồng, thiếu thông tin, nhận thức hạn chế… để bên kia lợi dụng, thỏa thuận bất lợi, soạn thảo một số điều khoản hợp đồng mang tính có lợi cho một bên buộc bên còn lại phải thi hành…

Trên đây là bài viết tư vấn về thời hạn chứng thực của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.