Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực là gì? Các cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nước về chứng thực bao gồm những cơ quan nào? Nội dung trách nhiệm của từng cơ quan? Thời hạn chứng thực sao y bản chính? Cùng tìm hiểu ngay trong bài tư vấn dưới đây.
Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?
Theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì chứng thực bản sao từ bản chính được định nghĩa như sau:
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Giá trị của văn bản chứng thực, văn bản công chứng được quy định như thế nào?
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định như sau:
“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”
Từ đó, chúng tôi cho rằng bản sao, chứng thực không bị giới hạn về khoảng thời gian có hiệu lực. Văn bản có giá trị vô thời hạn.
Chẳng hạn, bản sao được công chứng, chứng thực từ giấy phép lái xe, bảng điểm, bằng cử nhân… sẽ có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ. Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như:
Giấy chứng minh nhân dân, Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân… thì chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Với những tài liệu thường có sự biến động, thay đổi trong quá trình sử dụng như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, sổ hộ khẩu…, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu đương sự nộp bản sao mới.
Giá trị của văn bản chứng thực, văn bản công chứng không đúng quy định, thời hạn chứng thực sao y bản chính được đề cập ra sao?
Giá trị của văn bản chứng thực, văn bản công chứng không đúng quy định được đề cập tại Điều 7 Thông tư 01/2020/TT-BTP, cụ thể:
“Điều 7. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật
Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.
Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.
Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.”
Mức thu phí chứng thực thấp:
Theo các quy định hiện hành về công chứng và chứng thực HĐ, GD thì cùng một loại giao dịch có bản chất như nhau (chuyển nhượng, thế chấp, ủy quyền…) nhưng mức thu phí khi thực hiện công chứng thì theo giá trị hợp đồng, còn mức thu phí chứng thực HĐ, GD ở cấp xã chỉ là 50.000đ/trường hợp.
Vì vậy, người dân thường có xu hướng muốn lựa chọn thực hiện giao dịch thuận tiện, nhanh chóng, nộp phí ít để thực hiện HĐ, GD ở đó.
– Sự cần thiết phải đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của người dân:
Trong thực tế, có những nơi cán bộ Tư pháp – Hộ tịch là người tham mưu giúp lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện chứng thực HĐ, GD.
Trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, nhận thấy để đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của người dân đã giải thích và yêu cầu người dân cung cấp thêm những giấy tờ ngoài quy định tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để chứng minh quan hệ nhân thân của một trong các bên giao dịch hoặc để có căn cứ xác định rõ quyền đối với tài sản của HĐ, GD.
Ví dụ như: sổ hộ khẩu hoặc Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy chứng tử hoặc văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản khi người đồng sở hữu tài sản đã chết, văn bản ủy quyền cho một người tham gia giao dịch khi tài sản có đồng sở hữu, văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế…
Việc cán bộ Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực HĐ, GD để đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch là hoàn toàn hợp lý, nhằm bảo vệ quyền lợi cho người dân nhưng đối chiếu với quy định về thực hiện Bộ thủ tục hành chính đã được cơ quan có thẩm quyền công bố thì việc làm này lại là trái quy định khi yêu cầu người dân phải cung cấp thêm những giấy tờ ngoài quy định của Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Nhưng quá trình kiểm tra, thanh tra về hoạt động này, cơ quan quản lý không thể kết luận là người thực hiện chứng thực đã vi phạm quy định về thực hiện thủ tục hành chính, vì như vậy là máy móc, khiên cưỡng.
Thậm chí cơ quan quản lý còn phải khuyến cáo đối với cán bộ Tư pháp – Hộ tịch thực hiện yêu cầu và kiểm tra thêm các giấy tờ khác ngoài quy định nêu trên để đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, bảo vệ lợi ích hợp pháp của người dân, tránh nguy cơ gây thiệt hại cho các bên liên quan, thể hiện trách nhiệm của cơ quan chứng thực.
Vì về nguyên tắc quy định về quyền sở hữu tài sản chung theo Luật Dân sự hoặc Luật hôn nhân và gia đình, khi tài sản của vợ chồng được hình thành trong thời kỳ hôn nhân là tài sản thuộc sở hữu chung của vợ chồng nếu không phải là được thừa kế, tặng cho riêng hoặc không có thỏa thuận khác, loại tài sản chung đó theo quy định phải được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, khi đem ra giao dịch, quyền sở hữu về tài sản phải được làm rõ.
Từ những phân tích về các quy định của pháp luật và thực tiễn thực hiện công tác chứng thực HĐ, GD ở cấp xã nêu trên thì quy định hiện nay của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ chưa đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia HĐ, GD so với quy định về công chứng HĐ, GD được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, dù tính chất loại việc này giống nhau.
Theo xu hướng hiện nay, các bên tham gia HĐ, GD thường chọn UBND cấp xã để chứng thực HĐ, GD vì vừa thuận tiện, hồ sơ đơn giản, thủ tục nhanh, gọn và nhất là lệ phí chứng thực thấp hơn nhiều so với lựa chọn công chứng, thời hạn chứng thực sao y bản chính.
Chính vì vậy, cơ quan có thẩm quyền cần phải nghiên cứu sửa đổi, bổ sung những vấn đề bất cập nêu trên để hoàn thiện các quy định về chứng thực HĐ, GD tại UBND cấp xã, nhằm đảm bảo an toàn pháp lý, bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng về tài sản của người dân, góp phần ổn định trật tự, an ninh xã hội trong giai đoạn hiện nay.
Về chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản, thời hạn chứng thực sao y bản chính:
Khi chứng thực bản sao từ bản chính, các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực cần kiểm tra, đối chiếu kỹ bản chính làm cơ sở để chứng thực nhằm tránh tình trạng chứng thực cả những bản chính giả, cấp sai thẩm quyền.
Trường hợp nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản thì yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh theo quy định tại Khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Nếu phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo, có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức, vi phạm quyền công dân thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật theo quy định tại Khoản 6 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực sao y bản chính.
Về hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận:
Khoản 1 Điều 20, khoản 5 Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại và các trường hợp được quy định tại Điều 6 Thông tư 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Sở Tư pháp đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực thực hiện đúng quy định nêu trên, ngoài các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định thì không chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà các giấy tờ đó chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản:
– Trong thời gian vừa qua, một số UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung như: “cam đoan chưa kết hôn với ai” (giống như giấy tuyên thệ); giấy xin xác nhận có nội dung như giấy khai sinh…”.
Mặc dù những giấy tờ này không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó là giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”, “Giấy khai sinh”…
Vì vậy, trong trường hợp người dân yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ có nội dung nêu trên thì đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không chứng thực chữ ký và hướng dẫn người dân thực hiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch.
– Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực phải ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
Tuy nhiên, vẫn có tình trạng các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không ghi lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP.
Đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng phải ghi đầy đủ và chính xác lời chứng thực theo mẫu quy định hiện hành.
Trên đây là bài viết tư vấn về thời hạn chứng thực sao y bản chính của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
