Có những loại chứng thực nào theo quy định pháp luật hiện nay? Ủy ban nhân dân có được chứng thực Hợp đồng ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền không? Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính là bao lâu? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Bản sao y chứng thực, sao y công chứng được sử dụng trong bao lâu, thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính?
Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/2/2015, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:
Bản sao vô thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
Bản sao hữu hạn: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), Giấy chứng minh Nhân dân (15 năm)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Ngoài ra, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới.
Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý. Nhưng thông thường đối với những giấy tờ có thể có sự thay đổi như giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất… thường cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 3 – 6 tháng, với mục đích đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực của các giấy tờ trên.
Đối với giấy tờ (hợp đồng) đã được công chứng thì căn cứ theo thời hạn hiệu lực của hợp đồng đó. Ngoài ra tùy theo nội dung, tính chất công việc mà thời hạn được duy trì.
Có quan nào có thẩm quyền chứng thực giấy tờ, tài liệu?
Thẩm quyền và trách nhiệm của Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc nêu trên, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Thẩm quyền và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
– Chứng thực di chúc;
– Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản liên quan đến tài sản là động sản; liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Thẩm quyền và trách nhiệm của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc:
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
– Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
– Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Việc phân định thẩm quyền của Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc chứng thực bản sao từ bản chính căn cứ vào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản.
Theo đó, Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; còn Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản.
Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính, thời hạn sử dụng bản sao được chứng thực là bao lâu?
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Căn cứ theo quy định trên bản sao chứng minh nhân dân đã được chứng thực của bạn sẽ có giá trị tương đương với bản chính mà không hề có quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao.
Bản sao đã được chứng thực chỉ hết hiệu lực khi bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực hết hiệu lực, có nghĩa là nếu bản chính chứng minh nhân dân của bạn hết hạn thì bản sao chứng thực sẽ hết hạn.
Việc phía cơ quan bạn đưa ra lí do bản sao đã được chứng thực từ 03 tháng trở lên không có hiệu lực là không có cơ sở, tuy nhiên phía cơ quan có quyền từ chối nhận bản sao đó nếu trong thông báo tuyển dụng đã nêu rõ yêu cầu khi nộp hồ sơ xin việc phải bao gồm bản sao giấy chứng minh nhân dân được chứng thực trong thời hạn 03 tháng.
Về chứng thực hợp đồng, giao dịch:
Để bảo vệ quyền lợi của người dân và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật, khi chứng thực hợp đồng, giao dịch, các cơ quan thực hiện chứng thực phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên, thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch… thì phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch; đặc biệt là đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính.
Quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không có nghĩa là người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trình độ, năng lực bình thường thì một cán bộ, công chức cấp xã bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định tại Khoản 2 Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
UBND cấp xã có trách nhiệm kiểm tra, xác minh để bảo đảm tính hợp pháp của thửa đất là đối tượng của hợp đồng, giao dịch, nhằm phát huy trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan quản lý đất đai tại địa phương theo quy định của Luật Đất đai cũng như bảo đảm tốt hơn quyền lợi của người dân khi tham gia hợp đồng, giao dịch.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác chứng thực
Từ thực tế đó, tác giả xin đưa ra một số giải pháp, kiến nghị để khắc phục những khó khăn, hạn chế và góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý nhà nước về chứng thực, thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian tới như sau:
Thứ nhất, tiếp tục quán triệt thực hiện tốt Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, đặc biệt là các quy định về việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch và thu phí chứng thực; kịp thời chấn chỉnh những sai sót, vi phạm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chứng thực không để tiếp tục xảy ra những tồn tại như đã nêu.
Thứ hai, tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về chứng thực (đặc biệt là Điều 6 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) và các văn bản pháp luật có liên quan đến công tác chứng thực để các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức rõ hơn về tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực, qua đó phối hợp giải quyết triệt để tình trạng này.
Thứ ba, nâng cao vai trò, trách nhiệm của chính quyền cơ sở trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực, quan tâm, coi trọng công tác chứng thực, bố trí người có năng lực, trình độ để làm công tác chứng thực. Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực; thường xuyên tiến hành kiểm tra, thanh tra để phát huy những mặt tích cực và hạn chế, khắc phục những sai sót, vi phạm về chứng thực.
Thứ tư, nghiên cứu đề xuất sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến thủ tục hành chính yêu cầu nộp bản sao có chứng thực để thực thi phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt bảo đảm thống nhất với quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhằm khắc phục triệt để tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực.
Thứ năm, nghiên cứu đề xuất hoàn thiện thể chế pháp luật về chứng thực nhất là đối với những quy định pháp luật về những loại giấy tờ, văn bản không được thực hiện chứng thực chữ ký; điều kiện, tiêu chuẩn người dịch, về việc xử lý đối với giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng trái quy định… bảo đảm chặt chẽ, thống nhất quy định pháp luật.
Thứ sáu, củng cố mối quan hệ phân công, phối hợp giữa các ngành, các cấp có liên quan để đảm bảo hoạt động chứng thực được hiệu quả, đồng bộ, thống nhất. Có cơ chế kiểm tra, chấn chỉnh và xử lý kịp thời đối với các cơ quan thực hiện chứng thực, qua đó tăng cường trách nhiệm của người thực hiện chứng thực trong giải quyết việc chứng thực, không chứng thực tùy tiện.
Thứ bảy, nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chứng thực theo hướng xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực áp dụng chung trên phạm vi cả nước và các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nhằm tăng cường hiệu quả, chất lượng khi thực hiện chứng thực, đảm bảo sự chính xác khi chứng thực, hạn chế rủi ro, tranh chấp xảy ra, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác chứng thực.
Trên đây là bài viết tư vấn về thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
