Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Thuận

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện là thủ tục nhằm mở rộng hoạt động cho các doanh nghiệp. Văn phòng đại diện hoạt động theo lĩnh vực của doanh nghiệp và chịu sự điều chỉnh của doanh nghiệp đó. Luật Trần và Liên danh sẽ tư vấn cho các đọc giả về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Thuận trong bài viết dưới đây.

Khái niệm Văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Theo ghi nhận tại Luật doanh nghiệp 2020:

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. (khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp).
• Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. (khoản 3 Điều 44 Luật doanh nghiệp). Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.

Điểm khác nhau giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

Ưu nhược điểm của từng loại hình đơn vị phụ thuộc

Ưu điểm và nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

Ưu điểm:

• Không phải nộp thuế môn bài
• Tiện lợi trong giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty.
• Có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đua sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.

Nhược điểm:

• Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
• Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán. Chỉ được giới thiệu sản phẩm, không được mua bán trực tiếp.

Ưu điểm và nhược điểm của việc thành lập địa điểm kinh doanh

Ưu điểm:

Nếu chỉ đăng ký văn phòng đại diện, bạn sẽ không được thực hiện hoạt động kinh doanh. Địa điểm kinh doanh là nơi diễn ra các hoạt động buôn bán, tổ chức hoạt động. Dễ dàng mở tại nhiều khu vực trong cùng tỉnh thành có chi nhánh/trụ sở chính của công ty, dể dàng đóng cửa hàng mà không tốn thiều chi phí và thủ tục như của Chi nhánh.

Nhược điểm:

• Nếu chỉ có địa điểm kinh doanh bạn sẽ không có quyền đăng ký con dấu riêng. Còn phải kê khai thuế phụ thuộc vào công ty mẹ.
• Hiện nay, sau khi thành lập địa điểm kinh doanh thì được cấp giấy chứng nhận đăng ký, chưa được cấp mã số thuế cho địa điểm kinh doanh nên cũng gây ra khó khăn khi thực hiện các thủ tục thuế như thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh nhất là các địa điểm kinh doanh khác tỉnh thành phố với công ty, chi nhánh.

Thông qua sự khác biệt giữa văn phòng đại diện và địa điểm doanh và những phân tích ưu nhược điểm của mỗi loai hình đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp nên dựa và nhu cầu thực tế để quyết định lựa chọn thành lập loại hình đơn vị trực thuộc nào.

Nếu doanh nghiệp đang muốn thăm dò nghiên cứu thị trường, giám sát việc vi phạm thương hiệu, không kinh doanh tại cơ sở  này của mình tại các tỉnh thành phố nơi không đặt trụ sở chính mà không phát sinh nhu cầu kinh doanh tại tỉnh thành phố đó thì nên lựa chọn mở văn phòng đại diện.

Nếu doanh nghiệp muốn mở một cơ sở có chức năng kinh doanh thì nên lựa chọn loại hình địa điểm kinh doanh. Trường hợp Công ty mở một cơ sở chỉ để giao dịch trong cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính của doanh nghiệp, muốn lựa chọn hình thức đơn giản nên thành lập địa điểm kinh doanh.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
• Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
  • Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
  • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.

Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

• Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
• Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
• Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Nên thành lập văn phòng đại diện công ty hay chi nhánh?

Câu hỏi: Kính gửi Luật trần và Liên danh, tôi có một vấn đề mong nhận được giải đáp từ Quý công ty như sau: Công ty của tôi chuyên sản xuất và phân phối thiết bị ánh sáng như đèn led, đèn chùm, đèn laser,… và có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh. Nay tôi muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ra thị trường tỉnh, cụ thể là các tỉnh miền Tây. Hiện tôi đang phân vân là nên thành lập chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện thì phù hợp hơn. Mong các Luật sư tư vấn giúp tôi. Xin chân thành cảm ơn!

Giải đáp: Về vấn đề mà anh thắc mắc là nên thành lập chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện, chúng tôi xin chia sẻ với anh như sau:

Lựa chọn thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện cho doanh nghiệp sẽ tùy thuộc vào mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đó. 

Với đặc điểm pháp lý của chi nhánh và văn phòng đại diện, chúng ta thấy thấy rằng nếu doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận thì nên chọn thành lập chi nhánh công ty.

Ngược lại nếu doanh nghiệp muốn thuận tiện hơn trong việc trao đổi hồ sơ, trưng bày sản phẩm, chăm sóc khách hàng… thì nên thành lập văn phòng đại diện. So với chi nhánh, thủ tục thành lập cũng như các vấn đề pháp lý liên quan đến văn phòng đại diện đơn giản hơn rất nhiều.

Trong trường hợp của Anh là muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty, mở rộng thị trường. Do đó chúng tôi thấy rằng thành lập chi nhánh công ty sẽ phù hợp hơn cho định hướng phát triển. Ưu điểm lớn mà chi nhánh công ty có được chính là có thể ký kết hợp đồng với khách hàng mà không phải thông qua doanh nghiệp. Điều này là cần thiết cho hoạt động đẩy mạnh kinh doanh, tăng doanh số tại thị trường mới.

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Thuận

Một số vấn đề pháp lý cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Người đứng đầu văn phòng đại diện là người có trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trong phạm vi đã được ủy quyền, họ có thể là người Việt Nam hay mang quốc tịch nước ngoài
• Văn phòng đại diện phải gửi công văn báo cáo hoạt động về sở Công thương trước ngày 30/01 để đảm bảo cho hoạt động của văn phòng hiệu quả
• Khi có bất cứ sự thay đổi nào liên quan đến nội dung đã được ghi trên giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi đúng theo những gì đã quy định

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Thuận của Luật Trần và Liên danh gồm:

– Tư vấn trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Soạn thảo hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ, tài liệu liên quan đến thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Tư vấn về các quy định của pháp luật hiện hành liên quan đến văn phòng đại diện của doanh nghiệp

– Phân tích, so sánh, đánh giá ưu điểm, nhược điểm của văn phòng đại diện với các loại hình đơn vị phụ thuộc khác

– Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.

– Thực hiện việc khắc Con dấu Văn phòng đại diện và Thông báo sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp trên Công thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

– Hướng dẫn khách hoặc tiến hành nộp tờ khai lệ phí môn bài đối với Văn phòng đại diện và hỗ trợ Quý khách hàng nộp thuế môn bài cho Văn phòng đại diện.

– Tư vấn các nội dung khác liên quan đến quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Thuận 2022

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

– Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng;

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty

– Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ

– Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập văn phòng đại diện;

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Thuận ở đâu?

Cũng giống trường hợp nộp hồ sơ thành lập công ty và thành lập chi nhánh công ty, hồ sơ thành văn phòng đại diện công ty sẽ được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt văn phòng đại diện.

Cụ thể, khi thành lập văn phòng đại diện công ty, công ty sẽ nộp hồ sơ thành lập cho Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng đại diện.

Nếu công ty có sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của các đơn vị, tổ chức thì việc hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ và nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh sẽ do các đơn vị, tổ chức này thực hiện.

Sau khi đã kiểm tra, xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty, Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện sẽ gửi thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở và gửi thông báo đến các cơ quan có liên quan về thuế, thống kê để các cơ quan này hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ công ty.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Thuận như thế nào?

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Quý khách hàng tham khảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hướng dẫn mục trên

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia

– Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn

– Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;

– Doanh nghiệp tiến hành  scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

– Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.

Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện

Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp

Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty

Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động.

Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Thuận của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.