Thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Quảng Ninh

Nếu doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Đặc biệt, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý. Luật Trần và Liên danh sẽ tư vấn cho các đọc giả về thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Quảng Ninh trong bài viết dưới đây.

Khái niệm văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc chủ thể khác) được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở.

Như vậy, trong hoạt động dân sự, pháp luật chỉ cho phép pháp nhân được mở văn phòng đại diện và văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyển của pháp nhân. Tuy nhiên, trong lĩnh vực thương mại thì đối tượng được mở văn phòng đại diện không chỉ là pháp nhân mà có cả cá nhân hoạt động thương mại. Luật Thương mại quy định thương nhận được đặt văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. Thương nhân theo quy định của Luật Thương mại không chỉ bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp mà còn có thể là cá nhân hoạt động một cách độc lập, thường xuyên, có đăng kí hoạt động thương mại. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của thương nhân. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam để xúc tiến thương mại. Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Trong thực tế, văn phòng đại diện thương mại thường được mở ở các nơi thương nhân chưa trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại để tiếp cận, tìm hiểu thị trường khi chưa có điều kiện trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại và tìm kiếm các khả năng khai thác thị trường tiêu thụ sản phẩm.

Về nguyên tắc, văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế nói chung không được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích thu lợi nhuận mà chỉ có chức năng xúc tiến, tìm kiếm, thúc đẩy và hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức kinh tế mà mình đại diện. Hoạt động của văn phòng đại diện về bản chất là đại diện cho tổ chức kinh tế và trên cơ sở ủy quyền của tổ chức đó. Đặc điểm này giúp phân biệt văn phòng đại diện và chỉ nhánh của pháp nhân. Chỉ nhánh của pháp nhân được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với hoạt động của pháp nhân và trên cơ sở giấy phép hoạt động của chỉ nhánh.

Ngoài ra, thuật ngữ văn phòng đại diện còn được dùng để chỉ đơn vị phụ thuộc của các tổ chức phi lợi nhuận như văn phòng đại diện của các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức quốc tế hay tổ chức ngoại giao đặt tại nơi mà các tổ chức đó không có trụ sở chính. Các văn phòng đại diện này hoạt động với tư cách đại diện và nhân danh cho các tổ chức kể trên.

Ai có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Quảng Ninh?

Những người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện là hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Chủ sở hữu công ty nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; hội đồng quản trị nếu là công ty cổ phần; các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.

Như vậy tùy thuộc vào mô hình tổ chức của công ty, doanh nghiệp thì những người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện là khác nhau.

Khi thành lập văn phòng đại diện thì công ty, doanh nghiệp phải gửi thông báo thành lập văn phòng đại diện đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện, nội dung thông báo gồm có:

– Mã số doanh nghiệp;

– Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp;

– Tên của văn phòng đại diện dự định thành lập;

– Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện;

– Nội dung và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;

– Thông tin đăng ký thuế;

– Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện như họ và tên, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

– Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Ngoài ra kèm theo thông báo cần có quyết định hoặc bản sao hợp lệ biên bản họp Hội đồng thành viên nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của chủ sở hữu công ty hoặc của hội đồng thành viên nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (bản sao);

– Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện theo quy định (bản sao).

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận văn phòng đại diện trong thời hạn là ba ngày làm việc từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu từ chối cấp thì cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và có nêu rõ lý do.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty

Nhìn chung, điều kiện mở văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam khá đơn giản, khác so với thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Muốn tiến hành đăng ký văn phòng đại diện, trước hết bạn cần thỏa mãn những điều kiện sau:

• Có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
• Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
• Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy đình này cũng được áp dụng với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
• Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
• Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật.
  

  

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Quảng Ninh

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện:

+ 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).

Bước  2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện:

• Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, Tên văn phòng đại diện dự định thành lập, tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
• Địa chỉ dự tính đặt văn phòng đại diện.
• Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.

Bước  3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

-TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì tự soạn thảo hồ sơ.

-TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này, thành phần hồ sơ như sau:

• Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Thông báo thành lập văn phòng đại diện.

Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.

– TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
– TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì sẽ được Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này.

>>> Lưu ý:

• Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cà nước ngoài. Và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo giới hạn hành chính. Tuy nhiên, các bước chuẩn bị hồ sơ thành lập, điều kiện thành lập và chế độ báo cáo, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phức tạp hơn so với thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong nước. Để biết rõ chi tiết hơn đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, hãy liên hệ Luật Trần và Liên danh để được tư vấn và hướng dẫn làm thủ tục miễn phí.
• Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.
• Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Quảng Ninh của Luật Trần và Liên danh 

– Bạn đang tìm kiếm địa chỉ cho thuê văn phòng đại diện? Bạn đang băn khoăn không biết thủ tục thành lập văn phòng đại diện gồm những gì? Lựa chọn đơn vị nào cung cấp dịch vụ uy tín? Lựa chọn Luật Trần và Liên danh, chúng tôi sẽ bạn hoàn thành thủ tục thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng chỉ trong vòng 5 ngày. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp kết hợp với các chuyên viên tư vấn pháp lý chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đăng ký thành công văn phòng đại diện từ A-Z, tiết kiệm công sức và thời gian đăng ký.

Lợi ích lựa chọn thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Quảng Ninh của Luật Trần và Liên danh

• Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty;
• Tư vấn điền thông tin mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện và mẫu hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện,
• Tư vấn lựa chọn địa chỉ văn phòng đẹp, tên công ty, người đại diện văn phòng 
• Hướng dẫn soạn thảo, hồ sơ, các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;
• Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
• Hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trọn gói với tất cả các loại hình công ty khi tìm kiếm văn phòng đại diện tại Luật Trần và Liên danh
• Cung cấp văn phòng đại diện giá rẻ khi thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo tại các quận trên địa bàn TPHCM
• Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng
• Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo

• Ưu điểm dịch vụ thành lập văn phòng đại điện tại Luật Trần và Liên danh:

• Nhanh chóng – trọn gói – uy tín- chuyên nghiệp.
• Giúp doanh nghiệp không tốn thời gian đi lại nhiều lần.
• Bạn không cần bận tâm đến những thủ tục hành chính tại các cơ quan chức năng, chỉ cần đến với chúng tôi là hoàn thành xong hết các thủ tục.
• Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên môn cao tạo ra chất lượng phục vụ tốt nhất với mức chi phí hợp lý nhất cho tất cả các doanh nghiệp.

• Gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trên áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp sau:
• Thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp tư nhân.
• Thành lập lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 1 thành viên
• Thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 2 thành viên
• Thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần
• Thành lập văn phòng đại diện của công ty hợp danh.

Những thắc mắc khi thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Quảng Ninh

Văn phòng đại diện là gì? 

Căn cứ khoản 2 điều 44 luật doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện (VPĐD)  là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Chức năng của văn phòng đại diện

• Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới;
• Tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty,…
• Không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác.

Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện, căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. 

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Không, căn cứ vào Điều 92.4 của Bộ luật dân sự: “Văn phòng đại diện, chi nhánh không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền.”

Thủ tục mở văn phòng đại diện?

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
• Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 3:  Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; 
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

• So sánh giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Căn cứ vào các điểm khác biệt nêu trên, Doanh nghiệp lựa chọn hình thức thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh phụ thuộc vào mục đích của mình.

• Trường hợp Công ty muốn mở một cơ sở kinh doanh chuyên biệt một lĩnh vực, muốn lựa chọn thủ tục và hoạt động đơn giản, cơ sở hoạt động trong cùng tỉnh thành phố nơi trụ sở chính của Công ty nên chọn thành lập địa điểm kinh doanh.
• Trường hợp Công ty muốn mở một cơ sở kinh doanh nhiều lĩnh vực, có thể ký hợp đồng, xuất hóa đơn cho khách hàng; cơ sở hoạt động ở các tỉnh thành phố khác với tỉnh thành phố nơi trụ sở chính của Công ty nên chọn thành lập chi nhánh.
• Trường hợp doanh nghiệp đang muốn thăm dò nghiên cứu thị trường, giám sát việc vi phạm thương hiệu, không kinh doanh tại cơ sở này của mình tại các tỉnh thành phố nơi không đặt trụ sở chính mà không phát sinh nhu cầu kinh doanh tại tỉnh thành phố đó thì nên lựa chọn mở văn phòng đại diện.

Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Quảng Ninh của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.