Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện. Luật Trần và Liên danh sẽ tư vấn đầy đủ thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Lâm Đồng trong bài viết sau đây.
Chức năng của văn phòng đại diện
Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:
Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Sự giống nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty
– Đều là những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều phải đăng ký mã số thuế
– Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty đều phải thực hiện đăng ký mã số thuế, theo đó thì trước khi đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì đơn vị chủ quản sẽ phải kê khai nhưng đơn vị phụ thuộc để cơ quan thuế cấp mã số thuế 13 số cho những đơn vị phụ thu.
– Văn phòng đại diện và chi nhánh của Công ty không có tư cách pháp nhân.
– Văn phòng đại diện và chi nhánh của Công ty có chức năng là đại diện cho doanh nghiệp.
– Về hạch toán kế toán: Văn phòng đại diện và Chi nhánh công ty đều phải thực hiện việc hạch toán và kê khai thuế hàng năm theo đúng quy định của pháp luật
– Về chế độ kế toán
Cả chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, do vậy chế độ kế toán của hai mô hình đơn vị phụ thuộc này phần nào cũng phụ thuộc vào chế độ kế toán của doanh nghiệp chủ quản.
Sự khác nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty:
Về chức năng và nhiệm vụ
Điểm khác biệt về chức năng và nhiệm vụ giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty đó là:
Chi nhánh công ty được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả chức năng đại diện kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền.
Trong khi văn phòng đại diện lại không hề có chức năng kinh doanh mà chỉ có thể thực hiện những nhiệm vụ theo ủy quyền đã được nêu ở trên. Văn phòng đại diện chính là nơi để quảng bá các sản phẩm của doanh nghiệp và là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.
Có thể hiểu văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng lại không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.Cũng như không được tự nhân danh mình để ký kết các hợp đồng riêng mà chức năng của văn phòng đại diện giống như một ban liên lạc với nhiệm vụ chính là cung cấp và trao đổi thông tin, hỗ trợ về nghiệp vụ cũng như phụ trách việc tiếp cận giữa các đối tác và Doanh nghiệp, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
Trên thực tế trong quá trình làm việc vẫn có trường hợp mà Văn phòng đại diện thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tuy nhiên đó là khi văn phòng đại diện nhân danh cho doanh nghiệp để ký kết và sẽ phải có giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp, nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến nội dung của hợp đồng được ký kết.
Với đặc điểm là không thực hiện các hoạt động kinh doanh mà không cần phân biệt chức năng và nhiệm vụ, Văn phòng đại diện giống một phòng liên lạc, thực hiện các hoạt động:
+ Nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận và kết nối với các thị trường và đối tác mới, với chức năng văn phòng đại diện như vậy rất phù hợp để đặt ở nhiều tỉnh thành trong và ngoài nước để thực hiện các nhiệm vụ chính như;
+ Quảng bá thương hiệu, tiếp cận và Liên lạc với đối tác, thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng cũng như giải đáp thắc mắc của khách hàng…
Đây là một mô hình rất phù hợp với các Doanh nghiệp kinh doanh những loại hình dịch vụ như: Du lịch, xây dựng, quảng cáo,… bởi những loại hình kinh doanh này thường không cần phải thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị mà làm việc tại địa chỉ của văn phòng kinh doanh dịch vụ đó.
Về nghĩa vụ kê khai và nộp thuế
Chi nhánh công ty phải nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật, còn Văn phòng đại diện thì không bắt buộc nộp thuế môn bài mà xét theo chức năng của từng văn phòng đại diện.
Thuế môn bài sẽ được thu định kỳ hàng năm và mức thu được phân theo các bậc, dựa theo số vốn khi đăng ký hoặc doanh thu hoạt động kinh doanh của năm kế trước hoặc giá trị gia tăng của năm kinh doanh kế trước tùy theo từng nước và từng địa phương mà các bậc này là khác nhau.
Trên thực tế, văn phòng đại diện khi thực hiện các hoạt động kinh doanh thì phải nộp hai loại thuế là thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân. Và nếu không thực hiện các hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện chỉ phải phải nộp thuế thu nhập cá nhân.
Trong quá trình thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Lâm Đồng, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện. Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Nội dung của thông báo bao gồm:
Mã số doanh nghiệp;
Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty;
Tên văn phòng đại diện dự định thành lập:
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện:
Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng). Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:
- Hợp đồng thuê văn phòng,
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
- Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê
Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật của công ty
- Thông tin họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh;
- Thông tin họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Lưu ý: Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:
- Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.
Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Lâm Đồng
Bước 1: Nộp hồ sơ
Có 02 cách thức để nộp hồ sơ, cụ thể:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Cách 2: Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh (đối với Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh phải đăng ký qua mạng).
Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Bước 3: Nhận kết quả
* Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
* Lệ phí giải quyết: 50.000 đồng/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
Như vậy, thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng tương tự như việc thành lập mới doanh nghiệp. Tuy nhiên, tư cách pháp lý của văn phòng đại diện lại bị hạn chế nhiều so với doanh nghiệp.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Lâm Đồng
* Thành phần hồ sơ
Theo Quyết định 1523/QĐ-BKHĐT, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu tại Phụ lục II-11 Nghị định 122/2020/NĐ-CP.
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện tương ứng với các loại hình doanh nghiệp:
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty. TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định.
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp phải nộp kèm theo:
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
– Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư.
Lưu ý: Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Lâm Đồng
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải đống thuế môn bài.
Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?
Không, văn phòng đại diện chỉ thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?
Vì không được phát sinh hoạt động kinh doanh nên văn phòng đại diện không thể phát hành và xuất hóa VAT.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Không, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.
Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào?
Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể trong Thông tư số 47/2019/TT-BTC
- 100.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
- Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, phí công bố 100.000 đồng.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Lâm Đồng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
