Hiện nay nộp hồ sơ khai thuế ban đầu là thủ tục đầu tiên doanh nghiệp phải làm khi mới thành lập. Vậy hồ sơ khai thuế cần chuẩn bị bao gồm những gì? Quy trình, thủ tục khai thuế như thế nào? Cùng Luật Trần và Liên Danh theo dõi những thông tin trong bài viết dưới đây nhé!
Nội dung hồ sơ khai thuế ban đầu doanh nghiệp cần chuẩn bị
Hồ sơ khai thuế ban đầu doanh nghiệp cần chuẩn bị
Hồ sơ khai thuế ban đầu doanh nghiệp cần phải nộp bao gồm những giấy tờ sau:
Tờ khai đăng ký thực hiện hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
Quyết định bổ nhiệm kế toán (trường hợp doanh nghiệp đã có kế toán trưởng)
Quyết định bổ nhiệm giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp
Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định (trường hợp doanh đã có tài sản cố định)
Phiếu đăng ký thông tin doanh nghiệp
Tờ kê khai lệ phí môn bài
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Giấy ủy quyền (trường hợp cá nhân đại diện cho doanh nghiệp đi nộp hồ sơ)
Những thủ tục doanh nghiệp cần hoàn thành trước khi nộp hồ sơ khai thuế
Trước khi nộp hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp cần phải hoàn thành những thủ tục cơ bản như sau:
Treo bảng hiệu doanh nghiệp tại trụ sở: Nội dung cần có trên bảng hiệu bao gồm: địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế công ty, tên công ty,… Người quản lý thuế sẽ tới công ty để kiểm tra xem bảng hiệu đã được chuẩn bị và treo đầy đủ hay chưa và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.
Mua chữ ký số (token, chứng thư số): Đây là thủ tục bắt buộc hoàn thành của mọi doanh nghiệp khi mới thành lập. Chữ ký số này sẽ được dùng để nộp kê khai lệ phí môn bài trên trang web của Tổng cục Thuế.
Mở tài khoản cho doanh nghiệp và nộp tiền vào tài khoản: Doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký số để trình tiền trong tài khoản và nộp khoản lệ phí môn bài vào Kho bạc Nhà nước.
Quy trình thực hiện kê khai thuế ban đầu
Quy trình thủ tục thực hiện khai thuế ban đầu bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số
Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp muốn nộp hồ sơ khai thuế điện tử phải có chữ ký số để kê khai qua mạng điện tử. Hay doanh nghiệp nộp thuế điện tử cho Chi cục thuế cũng phải có tài khoản ngân hàng.
Kế toán viên của doanh nghiệp có thể liên hệ với ngân hàng mà doanh nghiệp lựa chọn làm việc để tiến hành mở tài khoản ngân hàng. Sau khi được ngân hàng cung cấp tài khoản, doanh nghiệp đăng ký tài khoản ngân hàng với Sở kế hoạch đầu tư hoặc qua website dangkyquamang.dkkd.gov.vn trong vòng 10 ngày. Lưu ý, nếu quá thời hạn phát sinh vẫn chưa đăng ký, doanh nghiệp đó sẽ bị phạt.
Bước 2: Tiến hành kê khai và nộp lệ phí môn bài
Khi doanh nghiệp đã có tài khoản ngân hàng và chữ ký số, bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm đó chính là kê khai và nộp tiền phí môn bài.
Các kế toán viên của doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai để tiến hành kê khai phí môn bài. Sau đó kết xuất XML tờ khai và nộp qua mạng. Hoặc kế toán cũng có thể thực hiện việc kê khai thuế điện tử. Khi tờ khai thuế môn bài được thông báo nộp thành công, doanh nghiệp cần phải nộp lệ phí môn bài ngay lập tức, tránh xảy ra trường hợp nộp muộn và bị phạt.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý thời hạn nộp lệ phí môn bài. Thời hạn chậm nhất để doanh nghiệp có thể nộp đó là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên doanh nghiệp bắt đầu bước vào hoạt động kinh doanh.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp kê khai thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và hóa đơn
Hiện nay có hai phương pháp kê khai thuế thu nhập cá nhân đó là phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp phù hợp với hai kỳ kê khai là theo tháng hoặc theo quý. Với những doanh nghiệp mới thành lập sẽ lựa chọn hình thức kê khai theo quý. Ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo là hạn nộp thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp.
Đối với kê khai hóa đơn, nếu là hóa đơn điện tử, ngay sau khi đăng ký thành công và được cung cấp hóa đơn, trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần phải thông báo phát hành hóa đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp tự ý sử dụng hóa đơn điện tử mà không thông báo phát hành sẽ bị phạt.
Nếu doanh nghiệp sử dụng các loại hóa đơn bán hàng hay hóa đơn kê khai trực tiếp, kế toán viên có thể lên Chi cục thuế quản lý doanh nghiệp để làm thủ tục mua.
Các doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có lãi, kế toán có thể dựa vào kết quả và số liệu thống kê kinh doanh để tự tạm tính và nộp lên Chi cục Thuế.
Bước 4: Lựa chọn hình thức kế toán và khấu hao tài sản cố định
Căn cứ theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC quy định:
“Doanh nghiệp có thể tự quyết định phương pháp và thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo quy định tại Thông tư này và thông báo với các cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu thực hiện.”
Có thể hiểu đơn giản là các doanh nghiệp cần phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu tiến hành trích khấu hao tài sản cố định.
Để xác định phù hợp hình thức chế độ kế toán cần phụ thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó:
Đối với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Đối với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh siêu nhỏ, nhỏ và vừa, áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Địa điểm và thời gian nộp hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp
Tùy thuộc vào từng loại hình đầu tư của doanh nghiệp, Sở Kế hoạch & Đầu tư sẽ có các phiếu chuyển tương ứng về Chi cục thuế để doanh nghiệp có thể dễ dàng liên hệ trực tiếp và làm việc.
Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế cho doanh nghiệp
Chi cục thuế tại các quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ là đơn vị cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Cơ quan quản lý này sẽ được ghi cụ thể trong phiếu Thông báo về cơ quan Thuế quản lý gửi về doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoàn thành các quy trình và thủ tục thành lập, Sở Kế hoạch & Đầu tư sẽ gửi thông báo và giấy phép kinh doanh về cho doanh nghiệp.
Thời gian nộp hồ sơ khai thuế cho doanh nghiệp
Sau khi nhận được giấy phép kinh doanh, nếu doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh ngay sau đó thì ngày cuối cùng của tháng ghi trên giấy phép kinh doanh chính là thời hạn doanh nghiệp đó phải nộp hồ sơ khai thuế ban đầu.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã nhận được giấy phép kinh doanh nhưng chưa đi vào hoạt động ngay thì thời hạn nộp hồ sơ thuế ban đầu sẽ là 30 ngày tính từ ngày được ghi trên giấy phép kinh doanh.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên cố gắng hoàn thiện các thủ tục và hồ sơ kê khai thuế ban đầu càng sớm càng tốt.
Một số lưu ý khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
Khi chuẩn bị và nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau đây:
Chuẩn bị sẵn 02 bản công văn đăng ký hình thức, chế độ kế toán doanh nghiệp, bao gồm các nội dung: hình thức ghi sổ kế toán, hình thức nhập xuất hàng hóa, chế độ kế toán áp dụng, phương pháp kế toán, loại hóa đơn sử dụng, hình thức kế toán.
Chuẩn bị 02 bản công văn đăng ký chế độ kế toán doanh nghiệp chọn áp dụng.
Bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế (theo Thông tư 45/2013/TT-BTC). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm 2 bản đăng ký bổ sung vào hồ sơ khai thuế.
01 bản giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp
Quy trình nộp tờ khai thuế thuế điện tử qua trang thuedientu.gdt.gov.vn
Với quy trình báo cáo thuế điện tử về nghiệp vụ nộp tờ khai thuế điện tử qua trang thuedientu.gdt.gov.vn, bạn tiến hành theo các bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Cắm chữ ký số vào máy tính
Trước khi tiến hành khai thuế điện tử qua trang thuedientu.gdt.gov.vn, bạn cần tiến hành cắm chữ ký số vào máy tính dùng để khai thuế. Điều này sẽ giúp bạn tiến hành bước ký số và nộp tờ khai một các nhanh chóng hơn sau khi đã hoàn tất thủ tục tờ khai thuế điện tử trên hệ thống.
Bước 2: Truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Sau khi đã kết nối chữ ký số vào máy tính, bạn mở trình duyệt mình đang sử dụng (Coccoc, Chrome,…) và truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại link này: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Bước 3: Chọn chức năng “Khai Thuế”
Trên trang chủ của cổng thông tin Tổng cục Thuế, bạn nhấn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn tiếp mục “Nộp tờ khai XML”.
Khi giao diện “Nộp tờ khai XML” hiển thị, bạn nhấn ô “Chọn tệp tờ khai” để tải tờ khai đã tạo kết xuất trên hệ thống phần mềm HTKK trước đó.
Trường hợp nếu bạn chưa tạo tờ khai hay cần phải chỉnh sửa thông tin trên tờ khai thuế điện tử thì bạn có thể mở phần mềm hỗ trợ kê khai để hoàn tất tờ khai thuế chuẩn xác, kết xuất tờ khai rồi tải xuống và lưu lại hệ thống máy tính. Tiếp sau đó bạn quay lại bước tải tờ khai.
Bước 4: Tải tờ khai cần nộp lên hệ thống
Ở bước này, sau khi nhấn “Chọn tệp tờ khai” bạn chỉ cần mở đúng mục đã lưu trữ tờ khai đã chuẩn bị, nhấn chọn tờ khai và nhấn “Open” để tải lên hệ thống.
Bước 5: Nhấn ký điện tử và hoàn thành nộp tờ khai
Trên giao diện “Nộp tờ khai XML”, bạn nhấn chọn “Ký điện tử”.
Khi này, hệ thống sẽ hiện thị cửa sổ nhập mã PIN của USB Token, bạn cần nhập mã PIN của chữ ký số vào phần “User PIN” rồi nhấn chọn ô “Login”.
Trường hợp thông tin hoàn toàn chính xác, bước ký điện tử thành công thì hệ thống sẽ gửi thông báo “Ký tệp tờ khai thành công!”. Việc của bạn là nhấn “Ok” để xác nhận.
Cuối cùng, bạn cần nhấn “Nộp tờ khai” để có thể gửi tờ khai thuế tới cơ quan thuế ngay trên hệ thống cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Cụ thể, trên giao diện trang chủ, bạn nhấn chọn chức năng “Tra cứu”, chọn tiếp “ Tờ khai” để giao diện “Tra cứu” thông báo khai thuế được hiển thị.
– Tại đây, bạn cần hoàn tất các thông tin tra cứu được hệ thống yêu cầu: Mã giao dịch; Tờ khai; Loại thông báo; Ngày gửi từ ngày; Đến ngày.
– Cuối cùng, sau khi đã hoàn tất thông tin, bạn chỉ cần nhấn lệnh “Tra cứu” và hệ thống sẽ hiển thị kết quả tờ khai bạn cần tra cứu.
– Nếu bạn muốn tải kết quả này về máy tính thì có thể nhấn chọn “Tải về”. Bởi, hệ thống hoàn toàn cho phép người nộp thuế lưu file thông báo dạng XML về máy tính.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn cách nộp tờ khai thuế điện tử qua trang thuedientu.gdt.gov.vn và tra cứu kết quả nộp tờ khai nếu muốn.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về quy trình nộp hồ sơ khai thuế ban đầu Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
