Mẫu giấy ủy quyền trong công ty

Công ty Luật Trần và Liên Danh là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý, chúng tôi tự tin đem đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất. Cùng tham khảo bài viết Mẫu giấy ủy quyền trong công ty mới nhất để hiểu thêm nhé!

Giấy ủy quyền là gì?

Giấy ủy quyền là một văn bản pháp lý trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại giấy ủy quyền.

Hiệu lực của giấy ủy quyền

Theo quy định Bộ luật dân sự 2015 Quy đinh thời hạn hợp đồng ủy quyền pháp luật cũng có quy định mở để các bên linh động đó là các bên có thể thỏa thuận về thời hạn ủy quyền cụ thể là thời gian bao nhiêu hoặc là cho đến khi hoàn thành công việc, còn trong trường hợp hai bên không thỏa thuận thì thời hạn ủy quyền sẽ được xác lập theo quy định của pháp luật thì thời hạn có hiệu lực của hợp đồng sẽ là một năm kể từ thời điểm hợp đồng ủy quyền xác nhận.

Khi nào công ty sử dụng Giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền, Mẫu giấy ủy quyền trong công ty?

Hiện nay, Giấy ủy quyền không được quy định trong các văn bản pháp luật. Trong Bộ luật Dân sự 2015 chỉ ghi nhận hợp đồng ủy quyền.

Theo đó, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Giấy ủy quyền dù không được nhắc tới trong luật nhưng lại được sử dụng vô cùng phổ biến trong thực tế. Giấy ủy quyền được hiểu là một hình thức đại diện ủy quyền do chủ thể bằng hành vi pháp lý đơn phương thực hiện, trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại Giấy ủy quyền.

Nếu như hợp đồng ủy quyền là một loại hợp đồng nên nó phải là sự thống nhất ý chí giữa 02 bên thì Giấy ủy quyền thường được lập đơn phương bởi bên ủy quyền.

Trong công ty, Giấy ủy quyền được sử dụng khi “sếp” ủy quyền cho nhân viên thực hiện một công việc hay giao dịch nào đó. Tuy nhiên, bên được ủy quyền có thể thực hiện hay không thực hiện công việc ấy. Đây là điểm khác với hợp đồng ủy quyền, đòi hỏi bên nhận ủy quyền phải đồng ý, và vì thế có giá trị bắt buộc bên nhận ủy quyền phải thực hiện công việc theo thỏa thuận.

Thời hạn ủy quyền trong Giấy ủy quyền thường được người ủy quyền tự định đoạt, là thời gian người đó cho là hợp lý để người nhận ủy quyền thực hiện vừa đủ công việc được ủy quyền. Còn trong hợp đồng ùy quyền, thời hạn này phải được 02 bên ngồi lại với nhau, thống nhất để đưa ra một mốc thời gian hợp lý cho cả 02 bên. Nếu 02 bên không thỏa thuận, hợp đồng ủy quyền có giá trị trong vòng 01 năm.

Từ những đặc điểm trên, Giấy ủy quyền công ty thường được lập để ủy quyền cho nhân viên thực hiện các công việc đơn giản, không thật sự quan trọng, người được ủy quyền có thể chủ động thực hiện hoặc không.

Còn các công việc quan trọng, các giao dịch có giá trị lớn thì không nên sử dụng Giấy ủy quyền bởi sự ràng buộc pháp lý là không cao.

Mẫu giấy ủy quyền trong công ty – Mẫu Giấy ủy quyền công ty số 1

Mẫu giấy ủy quyền trong công ty – Mẫu Giấy ủy quyền số 2

Mẫu giấy ủy quyền trong công ty – Mẫu Giấy ủy quyền số 03

Mẫu giấy ủy quyền trong công ty – Mẫu Giấy ủy quyền số 04

Luật Trần Liên Danh giải đáp các câu hỏi liên quan đến Mẫu giấy ủy quyền trong công ty

Tư vấn về nội dung và phạm vi ủy quyền?

Thưa luật sư, Tôi có câu hỏi sau xin được giải đáp: Văn phòng đại diện của công ty tôi (công ty TNHH) ở tỉnh khác, được công ty ủy quyền (có giấy ủy quyền) được hoạt động trong phạm vi hoạt động ủy quyền hoặc công việc nhất định tại tỉnh mở văn phòng đại diện, thì văn phòng đại diện có được ký hợp đồng trong lĩnh vực đã được ủy quyền không?

Xin cảm ơn!

Trả lời:

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì:

Điều 44. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Bạn có thể căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng đại diện để soạn thảo mẫu ủy quyền phù hợp với phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện, đồng thời phải dựa trên các quy chế làm việc của công ty đã được ban hành và đang có hiệu lực để áp dụng. 

Giám đốc đi vắng có thể ủy quyền cho người khác không?

Em chào anh/ chị. Bên công ty em là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, có giám đốc người hàn (đại diện pháp luật của công ty) đi công tác nước ngoài trong vòng 30 ngày thì có thể viết giấy ủy quyền xử lí các công việc như kí kết hợp đồng, thanh toán cho cổ đông còn lại được không ạ? Và nếu vượt quá 30 ngày thì giấy ủy quyền còn hiệu lực không?

Cảm ơn!

Luật sư trả lời:

Theo Điều 12 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:

Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:

a) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;

b) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm bình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.

Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.

Như vậy, theo quy định phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp sếp người Hàn đi công tác ngước ngoài thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Phạm vi về nội dung và thời gian ủy quyền tùy thuộc vào các bên.

Nếu quá 30 ngày ủy quyền trong giấy ủy quyền thì người được ủy quyền vẫn tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc Hội đồng thành viên quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

Cách soạn giấy ủy quyền của Tổng Giám đốc Công ty cổ phần?

Kính gửi quý công ty! Hiện nay, công ty hoạt động theo hình thức công ty cổ phần. Chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật của công ty. Ngoài Điều lệ công ty (quy định chung chung) thì HĐQT có ban hành “Quy chế hoạt động và phân quyền giữa HĐQT và Tổng Giám đốc công ty. Trong đó có quy định:

– Tổng Giám đốc là người toàn quyền trong việc tổ chức quản lý, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty theo định hướng và mục tiêu đã được HĐQT phê duyệt.

– Tổng Giám đốc được quyền quyết định tất cả các vấn đề của công ty trong phạm vi quyền hạn được quy định bởi điều lệ công ty và quy chế này, chịu sự lãnh đạo trực tiếp và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo ….

Vậy cho hỏi:

– Để được đóng dấu công ty lên chữ ký của Tổng Giám đốc thì có cần phải thêm thủ tục Ủy quyền của người đại diện pháp luật không?

– Tổng Giám đốc có quyền quyết định ủy quyền cho một Giám đốc bộ phận ký một số loại giấy tờ thuộc lĩnh vực hoạt động của công ty không? (Như bản vẽ thiết kế xây dựng, …).

Rất mong được quý công ty và Luật sư tư vấn giúp. Trân trọng!

Trả lời:

Khoản 2, Khoản 3 Điều 13 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và Căn cứ Điều 137 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về cơ cầu tổ chức của Công ty cổ phần như sau:

Điều 137. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.

Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Như vậy, Đối với Công ty cổ phẩn có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, Điều lệ công ty bạn quy định chỉ có 1 người đại diện, đó chính là Chủ tịch HĐQT. Đại diện theo pháp luật là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty. Mọi hoạt động của công ty đề phải thông qua người đại diện. Nếu không mọi giao dịch với tư các của công ty đều có thể vô hiệu.

Như vậy, với Quy chế hoạt động và phân quyền giữa HĐQT và Tổng Giám đốc công ty đã được HĐQT thông qua, chủ tịch HĐQT ký. Thì quy chế này sẽ đồng nghĩa với văn bản quy định về phạm vi ủy quyền giữa Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc.

Theo đó, đối với những lĩnh vực đã được ủy quyền (Tổng giám đốc được thực hiện theo quy chế) thì khi ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các công việc đó tổng giám đốc không cần phải có giấy ủy quyền lần 2 nữa. Hay nói cách khác thì để được đóng dấu công ty lên chữ ký của Tổng Giám đốc thì không cần phải thêm thủ tục Ủy quyền của người đại diện pháp luật nữa, khi mà đã có quy chế quy định.

Vấn đề thứ hai, là Tổng Giám đốc có quyền quyết định ủy quyền cho một Giám đốc bộ phận ký một số loại giấy tờ thuộc lĩnh vực hoạt động của công ty không?

Căn cứ vào Điều 564 Bộ luật dân sự năm 2015 về Uỷ quyền lại:

Điều 564. Ủy quyền lại

Bên được ủy quyền được ủy quyền lại cho người khác trong trường hợp sau đây:

a) Có sự đồng ý của bên ủy quyền;

b) Do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì mục đích xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vì lợi ích của người ủy quyền không thể thực hiện được.

Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu.

Hình thức hợp đồng ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu.

Như vậy, Tổng giám đốc có quyền ủy quyền lại cho các giám đốc trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quyền hạn của mình. Nhưng phải được sự đồng ý của Chủ tịch HĐQT vì đây là 1 hình thức của Ủy quyền lại.

Trên đây là bài viết tư vấn về Mẫu giấy ủy quyền trong công ty của Luật Trần và Liên Danh. Nếu có thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi được tư vấn miễn phí.