Biên bản làm việc là loại văn bản không thể thiếu trong mỗi buổi làm việc của doanh nghiệp hay những buổi gặp gỡ, trao đổi giữa các đối tác với nhau. Cùng tìm hiểu mẫu biên bản làm việc mới nhất hiện nay.
Biên bản làm việc là gì?
Tại các buổi làm việc, trao đổi, giải quyết vấn đề, biên bản làm việc (hay nhật ký cuộc họp) là công cụ phổ biến nhất ghi lại nội dung cũng như quá trình làm việc giữa các bên, các thành phần tham gia.
Biên bản làm việc ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn giữa hai hay nhiều người với nhau. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình của buổi làm việc đã diễn ra.
Mẫu Biên bản làm việc được sử dụng trong các trường hợp sau:
– Buổi làm việc giữa các đối tác với nhau (doanh nghiệp – doanh nghiệp);
– Buổi làm việc giữa đại diện doanh nghiệp và đại diện người lao động;
– Buổi làm việc giữa đại diện cơ quan nhà nước và người dân;
– Buổi làm việc giữa Ban giám hiệu nhà trường và đại diện Hội cha mẹ học sinh;
– Buổi làm việc trong nội bộ cơ quan nhà nước…
Yêu cầu đối với Biên bản làm việc
Mặc dù không có hiệu lực pháp lý nhưng khi lập Biên bản làm việc cần đáp ứng một số yêu cầu sau:
Nội dung và phạm vi làm việc phải hợp pháp, không trái quy định của pháp luật, không thỏa thuận, trao đổi các ngành nghề bị pháp luật cấm.
Các sự việc, sự kiện, số liệu phải chính xác;
Việc ghi chép phải được thực hiện đầy đủ, trung thực, khách quan;
Cần nêu rõ trọng điểm cuộc họp. Cần ghi lại nguyên văn những lời nói quan trọng của đại diện các bên để người đọc nắm bắt được;
Trình bày theo đúng trình tự diễn biến của buổi làm việc để Biên bản được logic;
Ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu;
Phần kết luận cần xác định rõ tất cả các vấn đề đã được thống nhất và thông qua để các bên có thể dựa vào đó và thực hiện chính xác;
Vào cuối buổi làm việc, người ghi chép lại Biên bản làm việc sẽ đọc biên bản làm việc để mọi người tham gia cùng nghe và xác nhận lại thông tin;
Sau đó, cần có chữ ký của người đại diện của mỗi bên để làm bằng chứng các bên đã xác nhận kết quả làm việc và làm căn cứ để thực hiện và ràng buộc trách nhiệm giữa các bên.
Ví dụ:
– Buổi làm việc giữa hai đối tác kinh doanh với nhau thì cần thiết phải có chữ ký của Giám đốc/Tổng Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Trường hợp người tham gia làm việc là người được ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền của người đại diện hợp pháp và được ghi vào nội dung biên bản.
– Buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và tập thể lao động trong doanh nghiệp thì về phía người sử dụng lao động phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền; về phía người lao động phải có chữ ký của đại diện tập thể lao động hoặc tổ trưởng các tổ sản xuất…
Những nội dung cần có trong Biên bản làm việc
Hiện nay, các bên có thể tự soạn thảo Biên bản làm việc theo yêu cầu, mục đích của đơn vị mình. Tuy nhiên, để đảm bảo nội dung được đầy đủ, các Biên bản làm việc thường bao gồm những nội dung chính như sau:
– Thời gian, địa điểm làm việc;
– Thành phần tham dự buổi họp, làm việc;
– Nội dung làm việc, các nội dung chính và kết luận buổi làm việc;
– Thời gian kết thúc buổi làm việc;
– Số trang, số bản của Biên bản làm việc;
– Chữ ký của các bên tham gia làm việc.
Một số mẫu Biên bản làm việc chuẩn nhất hiện nay
Mẫu Biên bản làm việc số 1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………, ngày…… tháng …… năm ……
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Về việc (1)………………………..
Hôm nay, vào hồi ………… giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ……….
Tại…………………………………………………………………………………………………
Thành phần tham dự (2):
Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….
Bộ phận: ……………………………………………………………………………………….
Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….
Bộ phận: ……………………………………………………………………………………….
Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….
Bộ phận: ……………………………………………………………………………………….
Nội dung làm việc (3):
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Biên bản kết thúc vào hồi ……… giờ ……… ngày ….. tháng…… năm ……… Nội dung làm việc được các thành viên thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, bao gồm …… trang và được lập thành ……. bản có nội dung và giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản và gửi tới các cá nhận, tổ chức có liên quan làm căn cứ thực hiện./.
|
NGƯỜI THAM GIA LÀM VIỆC (4) |
NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN |
Mẫu Biên bản làm việc số 2
|
CÔNG TY ………….. Số: ……. |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
Hôm nay, hồi ……. giờ ……… ngày ……… tháng ………. năm ……….
Tại ……………………………………………………………………………………….
Chúng tôi gồm:
1/ …………………………………. Chứcvụ: ………………………. Đơn vị ………………………
2/ ………………………………… Chức vụ: ……………………… Đơn vị …………………………..
Đã làm việc với:
1/ Ông (bà): ……………………….. CMND/CCCD số …………….. …………….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………….
Giấy CMND/Hộ chiếu số:…………….. Ngày cấp ……………… Nơi cấp ………………….
2/ Ông (bà): ……………………….. CMND/CCCD số …………….. …………….
Địa chỉ …………………………………………………………………………
Nội dung làm việc:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Biên bản kết thúc vào hồi ……… giờ ……… ngày ……… tháng ……… năm ………
Biên bản được lập thành………bản; mỗi bản gồm …… tờ; có nội dung và giá trị như nhau. Đã giao cho mỗi bên …. bản.
Sau khi đọc biên bản, những người có mặt đồng ý về nội dung biên bản và cùng ký vào biên bản.
|
ĐẠI DIỆN BÊN THAM GIA LÀM VIỆC |
NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN |
Mẫu Biên bản làm việc số 3
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN LÀM VIỆC
(Số: ………….)
Hôm nay, vào lúc ….. giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm …….
Tại …………………………., chúng tôi gồm:
BÊN A:…………………..
Địa chỉ: …………
Điện thoại:………….Fax: ……
Đại diện: ………..……..
BÊN B: ………..……..
Địa chỉ: ………..……..
Điện thoại:………..… Fax: …………..……..
Đại diện: …………..……..……..
NỘI DUNG LÀM VIỆC
Nội dung làm việc cụ thể
……………………………………………..
……………………………………………..
……………………………………………..
Kết Luận:
……………………………………………..
……………………………………………..
Buổi làm việc kết thúc vào lúc ……….. giờ …….. phút cùng ngày.
Biên bản này gồm 02 (hai) trang, được lập thành 02 bản có giá trị như nhau.
Biên bản này đã được đọc lại cho mọi người tham gia họp làm việc cùng nghe và đồng ý ký xác nhận.
|
BÊN A |
BÊN B |
Hướng dẫn viết Biên bản làm việc
(1) Tên biên bản phải ngắn gọn, nêu bật được nội dung chính của buổi làm việc.
Ví dụ:
– Về việc xây dựng nhà ăn xã hội hóa;
– Về việc thay đổi phương thức vận chuyển hàng hóa
……
(2) Ghi đầy đủ thông tin của tất cả những thành phần tham gia làm việc.
Trường hợp buổi làm việc diễn ra giữa các đối tác với nhau, có thể chi tiết thêm thông tin về người đại diện, chức vụ, địa chỉ, nghề nghiệp, Số CMND hoặc số hộ chiếu, số điện thoại liên hệ.
Trường hợp buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và người lao động thì biên bản làm việc ghi họ tên, chức vụ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đại diện của tập thể lao động, tổ trưởng các tổ sản xuất,…
(3) Nội dung làm việc nên ghi chi tiết theo trình tự diễn biến thời gian của buổi làm việc. Các nội dung quan trọng phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu.
Nếu buổi làm việc có đưa ra nhiều phương án để giải quyết vấn đề thì các phương án này đều phải được ghi vào biên bản, và đương nhiên, không thể thiếu phương án được các bên thống nhất quyết định thực hiện.
Ngoài ra, không được bỏ qua các ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân có liên quan tham gia buổi làm việc.
(4) Biên bản làm việc phải có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia. Trường hợp cá nhân, thành phần không đồng ý với phương án giải quyết và không ký vào biên bản thì người viết biên bản cũng phải ghi và nêu rõ lý do.
Lưu ý khi soạn thảo biên bản làm việc
Trong quá trình soạn thảo biên bản làm việc, thỏa thuận các Bạn cần chú ý những nguyên tắc sau:
+ Biên bản làm việc phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp của các bên. Ví dụ: Giữa hai công ty lập bên bản làm việc thì cần có chữ ký của giám đốc/người đại diện theo pháp luật của công ty. Nếu Trường phòng ký chẳng hạn thì phải có giấy ủy quyền của giám đốc hoặc người có thẩm quyền, giấy ủy quyền sẽ được lập và nghi vào nội dung biên bản làm việc. Tương tự nếu là hai cá nhân thì nội dung thỏa thuận chỉ được liên quan đến những vấn đề của cá nhân đó, không liên quan đến tài sản chung (với vợ hoặc chồng) của cá nhân này. Ví dụ: Hai bên thỏa thuận về thuê hoặc mượn tài sản chung của hai vợ chồng thì bên ký phải có chữ ký của cả hai vợ chồng mới đảm bảo tính pháp lý.
Nếu vi phạm: Biên bản làm việc có thể bị vô hiệu do yếu tố chủ thể của giao dịch không đảm bảo.
+ Nội dung và phạm vi thỏa thuận phải hợp pháp, phù hợp, không được trái với quy định của pháp luật. Ví dụ: Hai bên thỏa thuận vận chuyển 100kg pháo nổ, động vật hoang dã … Những thỏa thuận này là trái luật nên không có giá trị pháp lý. Do vậy, mọi thỏa thuận phải hợp pháp, không trái luật là yếu tố quan trọng trong nội dung thỏa thuận.
+ Nên khống chế hoặc đưa ra định lượng về thời gian thực hiện. Nếu không đưa được những nội dung ràng buộc về thời gian thì thỏa thuận sẽ trở nên vô nghĩa và khó thực thi. VD: Bên A có nghĩa vụ bàn giao toàn bộ số tài sản đã thỏa thuận cho bên B trước ngày …. tháng …. năm.
Và nhiều nội dung khác bạn nên tham khảo ý kiến của luật sư trước khi ký vào các biên bản hoặc xây dựng các nội dung sao cho phù hợp, đảm bảo lợi ích pháp lý. Mọi vướng mắc về mẫu biên bản làm việc hoặc cần trao đổi với luật sư hãy gọi ngay hotline để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài.
