Chứng nhận iso 9001 giúp cho doanh nghiệp có thể vận hành hệ thống quản lý chất lượng đạt được hiệu quả và mang lại những lợi ích thiết thực. Vậy chứng chỉ iso 9001 là gì? Đối tượng nào có thể áp dụng chứng chỉ iso 9001? Tiêu chuẩn 9001 đưa ra những nội dung và yêu cầu như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ những thắc mắc trên.
Chứng chỉ iso 9001 là gì?
Chứng chỉ 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO phát triển và ban hành lần đầu tiên vào năm 1987. Tiêu chuẩn này có tên đầy đủ là chứng chỉ iso 9001 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
Chứng chỉ iso đưa ra các yêu cầu cơ bản được sử dụng như khuôn khổ cho một Hệ thống quản lý chất lượng để đạt được các mục tiêu mong muốn.
Đây là tiêu chuẩn duy nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001 được sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và cũng là tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi nhất thế giới.
Hiện nay, chứng chỉ ISO là phiên bản mới nhất, đang có hiệu lực và được xem là chìa khóa cho sự tồn tại và phát triển thành công của một doanh nghiệp trong thời đại cạnh tranh khốc liệt ngày nay.
Đối tượng nào có thể áp dụng chứng chỉ iso 9001?
Là một tiêu chuẩn tự nguyện, trong đó các nguyên tắc và yêu cầu của chứng chỉ ISO 9001 chỉ đóng vai trò định hướng để doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả khi vận hành và kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng của mình. Vì vậy, chứng chỉ ISO 9001 có thể áp dụng với bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực. Chỉ cần doanh nghiệp bạn có nhu cầu thì có thể áp dụng nó vào hệ thống quản lý của mình.
Nội dung của chứng chỉ iso 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng CHỨNG CHỈ ISO này gồm có 10 điều khoản. Mỗi điều khoản sẽ thiết lập các yêu cầu và quy tắc riêng liên quan đến từng khía cạnh khác nhau của một QMS. 10 điều khoản đó như sau:
- Điều khoản 1: Phạm vi
- Điều khoản 2: Tài liệu viện dẫn
- Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa
- Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức
- Điều khoản 5: Lãnh đạo
- Điều khoản 6: Hoạch định
- Điều khoản 7: Hỗ trợ
- Điều khoản 8: Thực hiện
- Điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động
- Điều khoản 10: Cải tiến
Cụ thể, 3 điều khoản đầu tiên với mục đích giới thiệu và 7 điều khoản tiếp theo chứa các yêu cầu của CHỨNG CHỈ ISO 9001 đối với hệ thống quản lý chất lượng mà một công ty có thể được chứng nhận. 7 yêu cầu của tiêu chuẩn CHỨNG CHỈ ISO 9001 đó là:
- Yêu cầu về bối cảnh của tổ chức
Nó bao gồm các yêu cầu tiêu chuẩn CHỨNG CHỈ ISO này để xác định các vấn đề bên trong, bên ngoài, xác định các bên liên quan tâm và kỳ vọng của họ. Xác định Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng, xác định các quy trình của bạn và cách chúng tương tác. Bao gồm:
- Hiểu về bối cảnh tổ chức và bối cảnh của nó
- Hiểu biết về nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan
- Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
- Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống.
- Yêu cầu của chứng chỉ iso 9001 về lãnh đạo
Các yêu cầu của lãnh đạo bao hàm sự cần thiết của lãnh đạo cao nhất để trở thành công cụ trong việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
- Lãnh đạo cao nhất cần thể hiện cam kết đối với Hệ thống quản lý chất lượng
- Xác định và truyền đạt chính sách chất lượng
- Phân công vai trò và trách nhiệm trong toàn tổ chức.
- Yêu cầu chứng chỉ iso về hoạch định
Lãnh đạo cao nhất cũng phải lập kế hoạch cho chức năng liên tục của Hệ thống quản lý chất lượng.
- Xác định các hành động giải quyết các rủi ro và cơ hội
- Có mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu
- Hoạch định sự thay đổi.
- Yêu cầu chứng chỉ iso về hỗ trợ
Phần hỗ trợ đề cập đến việc quản lý tất cả các nguồn lực cho Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), bao gồm:
- Nguồn lực
- Năng lực
- Nhận thức
- Trao đổi thông tin
- Kiểm soát thông tin dạng văn bản.
- Yêu cầu chứng chỉ iso về vận hành
Các yêu cầu vận hành liên quan đến tất cả các khía cạnh của việc lập kế hoạch và tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Phần này bao gồm các yêu cầu:
- Hoạch định và kiểm soát vận hành
- Các yêu cầu cho sản phẩm và dịch vụ
- Thiết kế và phát triển sản phẩm và dịch vụ
- Kiểm soát các quá trình cung cấp, sản phẩm và dịch vụ cung cấp bên ngoài
- Tạo và phát hành sản phẩm hoặc dịch vụ
- Kiểm soát đầu ra của quy trình không phù hợp
- Yêu cầu tiêu chuẩn chứng chỉ iso về đánh giá hoạt động
Phần này bao gồm các yêu cầu cần thiết để đảm bảo rằng bạn có thể giám sát xem Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của mình có đang hoạt động tốt hay không. Nó bao gồm:
- Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
- Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng
- Đánh giá nội bộ và đánh giá liên tục của ban quản lý đối với Hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
- Yêu Cầu chứng chỉ iso về Cải tiến
Phần cuối cùng này bao gồm các yêu cầu cần thiết để cải thiện Hệ thống quản lý chất lượng của bạn theo thời gian. Điều này bao gồm:
- Nhu cầu đánh giá sự không phù hợp của quá trình và thực hiện các hành động khắc phục đối với các quá trình.
- Dựa trên chu trình kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động để thực hiện thay đổi trong các quy trình của tổ chức nhằm thúc đẩy và duy trì các cải tiến liên tục trong quy trình.
Bên cạnh đó, điểm cải tiến của CHỨNG CHỈ ISO 9001:2015 so với các phiên bản trước là việc tiếp cận tư duy dựa trên rủi ro. Cách tiếp cận này giúp tổ chức xác định được các yếu tố có thể là nguyên nhân làm các quá trình cũng như hệ thống quản lý của tổ chức di lệch khỏi kết quả đã được hoạch định từ trước. Qua đó, đưa ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa nhằm giảm thiểu các tác động tiêu cực và tận dụng tối đa cơ hội khi nó xuất hiện.
Ngoài ra, một trong những đặc điểm nổi bật của CHỨNG CHỈ ISO 9001:2015 là được triển khai theo Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act). Với chu trình này, mọi quy trình trong QMS đều được quản lý và kiểm soát một cách toàn diện, giúp doanh nghiệp dễ dàng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của mình.
Thời gian hiệu lực phiên bản mới nhất ISO 9001:2015 trong bao lâu?
Chứng chỉ có hiệu lực tối đa trong 3 năm, trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ cần thực hiện 2 cuộc đánh giá giám sát. Thời điểm diễn ra cuộc đánh giá giám sát là không quá 12 tháng kể từ cuộc đánh giá gần nhất, thời gian cụ thể tùy thuộc vào sự thỏa thuận của đơn vị với tổ chức chứng nhận.
Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ nếu không thực hiện các cuộc đánh giá giám đúng thời hạn, chứng chỉ có thể bị đình chỉ hoặc hủy bỏ và báo cáo lên Sở Khoa học Công Nghệ địa phương. Hết 3 năm, nếu vẫn muốn duy trì áp dụng và tái chứng nhận cần tiến hành cuộc đánh giá lại. Việc đánh giá lại tiến hành tương tự như cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu, chứng chỉ tiếp tục có hiệu lực trong 3 năm.
Quy định về thời hạn áp dụng ISO 9001:2015?
Với các chứng chỉ ISO được cấp trước ngày 15/09/2015
➤ Giấy chứng nhận được giữ nguyên hiệu lực, trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ, tổ chức có thể tiến hành nâng cấp lên phiên bản 9001:2015 tại kỳ đánh giá giám sát hoặc một cuộc đánh giá chính thức.
Với các chứng chỉ ISO được cấp trong thời gian từ ngày 15/09/2015 đến 14/09/2018
➤ Các tổ chức có thể lựa chọn áp dụng ISO 9001:2008 hoặc ISO 9001:2015. Tuy nhiên, nếu áp dụng phiên bản ISO 9001:2008 thì thời hạn hiệu lực tối đa của chứng chỉ là 14/09/2018.
Với các chứng chỉ được cấp ra sau ngày 14/09/2018
➤ Mọi hoạt động xây dựng, áp dụng, đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phải tuân theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015;
➤ Những giấy chứng nhận theo phiên bản ISO 2008 bị hủy bỏ hiệu lực.
Lợi ích thực tế mà Hệ thống quản lý chất lượng ISO mang đến cho một tổ chức có đạt được tối đa hay không sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Độ phức tạp của các quá trình, mức độ vận hành trong thực tế, cam kết của lãnh đạo và sự nhận thức của nhân viên.
ISO 9001 giúp cho tổ chức tiếp cận một cách hệ thống các quá trình (hoạt động) diễn ra trong tổ chức từ đó có thể can thiệp và kiểm soát dễ dàng vào bất cứ quá trình nào. Điều này giúp cho tổ chức kiểm soát được chất lượng và cung cấp một cách ổn định sản phẩm phù hợp mong đợi của khách hàng. Việc làm cho khách hàng hài lòng, thỏa mãn chính là chìa khóa thành công của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi gì khi áp dụng ISO 9001?
Chứng chỉ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi áp dụng, dưới đây là một số lợi ích nổi bật:
- Giúp ban lãnh đạo quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách khoa học và có hiệu quả
- Hệ thống quản lý vận hành một cách ổn định, suôn sẻ và nhanh chóng
- Cải thiện hiệu quả kinh doanh, nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí, nguồn lực
- Kiểm soát chặt chẽ các công đoạn sản xuất, kinh doanh, từ đó có các biện pháp khắc phục kịp thời
- Cải tiến liên tục hệ thống QMS
- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, đối tác, người tiêu dùng
- Cải thiện mối quan hệ nội bộ trong doanh nghiệp
- Tạo ra một môi trường làm việc có hệ thống, lành mạnh và chuyên nghiệp
- Nâng cao hình ảnh, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp
- Tạo nên lợi thế cạnh tranh và dễ dàng hội nhập vào các thị trường lớn trong nước và quốc tế
- Cải tiến liên tục hệ thống quản lý của doanh nghiệp
- Có thể tích hợp nhiều tiêu chuẩn như ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001…
Điều kiện để được cấp chứng nhận này
Để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015 cần những điều kiện gì?
Điều kiện thứ 1: Doanh nghiệp xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn
Để được cấp chứng nhận ISO, thì việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO – Hệ thống quản lý chất lượng sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
Tuy nhiên, ở mỗi doanh nghiệp thì quá trình xây dựng và áp dụng sẽ khác nhau bởi có sự khác nhau ở quy mô, phạm vi, số nhân công, phòng ban và sản phẩm… Do đó, doanh nghiệp phải có kế hoạch cũng như chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn cho riêng doanh nghiệp mình.
Ở điều kiện này cần thực hiện một số công việc như:
- Xác định phạm vi hoạt động
- Họp ban lãnh đạo cam kết thực hiện xây dựng và áp dụng theo ISO 9001
- Thành lập ban ISO để thực hiện dự án
- Hoạch định rủi ro và cơ hội
- Xác định mục tiêu chất lượng, nguồn nhân lực tham gia và đánh giá kết quả thực hiện, cải tiến cũng như khắc phục…
Điều kiện thứ 2: Đăng ký cấp chứng nhận
Doanh nghiệp tiến hành đăng ký cấp chứng nhận ISO 9001 tại một tổ chức chứng nhận uy tín. Sau khi đăng ký xong, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001. Nếu hệ thống của doanh nghiệp phù hợp theo các yêu cầu của nội dung ISO 9001 thì tổ chức chứng nhận sẽ cấp cho doanh nghiệp giấy chứng nhận ISO 9001 (hay còn gọi là chứng chỉ ISO 9001).
Điều kiện thứ 3: Duy trì hệ thống và hiệu lực chứng nhận
Tiếp tục duy trì thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 9001. Sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần thường xuyên cải tiến và duy trì việc áp dụng hệ thống.
Hiệu lực của chứng nhận này là bao lâu?
Hiệu lực của chứng nhận ISO 9001 là bao lâu hay Giấy chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực trong bao lâu? Là một trong những câu hỏi mà LUẬT TRẦN VÀ LIÊN DANH thường xuyên nhận được khi tư vấn và cấp chứng nhận ISO 9001 cho khách hàng.
Theo quy định thì giấy chứng nhận ISO 9001 có hiệu lực trong vòng 3 năm. Đây cũng là mốc thời gian cho các chứng chỉ khác như: ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, HACCP cũng như các loại chứng nhận khác.
Trong thời gian hiệu lực 3 năm của giấy chứng nhận, Tổ chức chứng nhận phải đánh giá giám sát định kỳ theo Mục 1.6, Phương thức 5, Thông tư 28/2012/TT-BKHCN với tần suất đánh giá giám sát không quá 12 tháng/1 lần. Mục đích của việc đánh giá giám sát định kỳ là nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đã được chứng nhận vẫn tuân thủ các yêu cầu của ISO và luôn có hiệu lực.
Hết 3 năm nếu muốn chứng nhận lại, doanh nghiệp phải đăng ký lại. Cuộc đánh giá lần này sẽ được tiến hành tương tự như cuộc đánh giá ban đầu. Giấy chứng nhận ISO 9001 được cấp lại cũng sẽ có hiệu lực 3 năm.
Trên đây là bài viết tư vấn về iso 9001 của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
