Hiện nay, nhu cầu công chứng của người dân ngày càng tăng cao, các văn phòng công chứng luôn trong tình trạng quá tải hồ sơ. Vì vậy, việc thành lập văn phòng công chứng nhằm đáp ứng nhu cầu và giải quyết tình trang quá tải hồ sơ là điều hết sức cần thiết. Vậy bạn đã biết được những điều nào cho phép thành lập văn phòng công chứng chưa? Nếu chưa thì hãy đọc bài viết dưới đây nhé! Luật Trần và Liên danh sẽ tư vấn giờ làm việc phòng công chứng và liệt kê những điều kiện cần có để thành lập nên văn phòng công chứng.
Mở Văn phòng công chứng: Không phải cuộc dạo chơi
Điều kiện theo luật và điều kiện theo địa phương
Rõ ràng Luật Quy hoạch đã bỏ quy hoạch công chứng, nhưng hầu hết các địa phương đều đã có các văn bản ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng. Qua tham khảo một số địa phương đã có tiêu chí, hoặc dự thảo tiêu chí thì có thể thấy những điều kiện được đặt ra không hề dễ dàng.
Quá trình tìm kiếm đối tác
Một trong những điều kiện bắt buộc đầu tiên để thành lập VPCC đó là bạn phải là công chứng viên, hoặc phải có công chứng viên. Mặc dù cuối năm 2019, đầu năm 2020, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã bổ nhiệm thêm vài trăm công chứng viên, nhưng con số đó chẳng thấm vào đâu so với nhu cầu hiện nay.
Điều đáng nói là không phải công chứng viên nào được bổ nhiệm cũng có nhu cầu hành nghề. Càng khó khăn hơn khi tìm ra được những công chứng viên đủ điều kiện để làm trưởng văn phòng. Rất nhiều tin đăng tìm CCV hợp tác, làm việc, nhưng đằng sau đó hầu hết là sự lắc đầu ngán ngẩm của người đăng tin.
Không chỉ có CCV, việc tìm kiếm và lắp ráp các vị trí khác trong bộ máy theo đề án để đáp ứng yêu cầu cũng chẳng dễ dàng. Từ vị trí trợ lý đến vị trí tạp vụ… đều ảnh hưởng đến điểm số của hồ sơ.
Bài toán kinh tế
Dễ bị bỏ qua, vì ngoại trừ các công chứng viên đã và đang hành nghề thì hầu hết những người sẵn sàng bỏ vốn ra đầu tư thành lập VPCC đều nghĩ rằng công chứng lợi nhuận cao, không phải băn khoăn nhiều về vấn đề này.
Tuy nhiên, thực tế không đẹp như vậy, qua khảo sát thì số lượng các văn phòng công chứng trong tình trạng từ hòa đến lỗ ở các địa phương ngày càng nhiều, có những văn phòng lỗ triền miên cả chục năm. Ấy thế nhưng dường như những công chứng viên tâm huyết vẫn cố giữ bằng được để hy vọng vào tương lai tươi sáng hơn.
Trừ một số ít, còn lại hầu hết các văn phòng công chứng mới thành lập đều không thể đạt được điểm hoà vốn trong 2 năm đầu tiên. Có nhiều lý do mang tính đặc thù mà các chủ đầu tư không lường trước được. Điều này dẫn đến hệ lụy là các VPCC buộc phải bước vào cuộc cạnh tranh không lành mạnh vì mục tiêu sống còn để tồn tại.
VPCC là một tổ chức kinh tế, do vậy, không chỉ có vấn đề chuyên môn, vấn đề doanh thu mới là vấn đề “cốt tử”. Nếu thành lập VPCC mà chỉ phụ thuộc vào một nguồn doanh thu theo quan hệ của ai đó mà không có phương án hạch toán tổng thể dài hạn thì thất bại là điều hiển nhiên.
Đầu tư theo trào lưu
Điều dễ nhận thấy là đa số các CCV không phải là những doanh nhân giỏi về việc tính toán phương án kinh tế, càng không phải là các nhà quản trị chuyên nghiệp. Ở chiều ngược lại thì nhiều chủ đầu tư nhạy bén về kinh doanh, giỏi về quản trị thì lại “lơ mơ” trong cách hiểu về nghề công chứng. Hai yếu tố này kết hợp lại tạo nên những trào lưu, những cơn sốt ảo khi mọi người đều cố để thành lập cho bằng được một văn phòng công chứng để mình thực sự là chủ.
Tôi may mắn được nhiều công chứng viên và cả các chủ đầu tư biết đến. Nhiều người tin vào tôi và cũng đã đến gặp tôi để nói về dự định của mình. Hầu hết đầu bài mà tôi nhận được là:
“Tôi có quan hệ tốt với Bộ trưởng, với lãnh đạo ngành công an, ủy ban, ngân hàng … khả năng thành lập được văn phòng công chứng là rất cao, tôi không ngại đối thủ cạnh tranh, tôi cần sự hỗ trợ về chuyên môn, thuê công chứng viên, setup để thành lập văn phòng.”
Hoặc
“Tôi có suất thành lập VPCC ở huyện X, tỉnh Y, tôi chỉ cẩn 2 CCV hợp danh là OK, bạn giúp tôi kiếm CCV, tôi sẵn sàng chi trả thù lao với mức abc…”
Đã có thời gian tôi được nghe điệp khúc này hàng tuần lặp đi lặp lại. Là một CCV lăn lộn với nghề, tôi chẳng hào hứng gì vì gần như biết trước kết quả của những lời hứa hẹn, võ đoán.
Một vài trường hợp thân quen tôi đã góp ý, và cũng thay đổi được quan điểm của họ, cũng có trường hợp cho rằng tôi quan trọng hóa vấn đề và họ tiếp tục thực hiện kế hoạch của họ.
Tất nhiên, nói vậy không phải là việc thành lập VPCC bất khả thi, nhưng hiểu đúng, lường trước được mọi việc để có bài toán đầu tư đúng đắn thì việc thành lập VPCC không chỉ nằm ở sự tự tin về quan hệ, về tài chính hay nguồn khách hàng mà nó cần rất nhiều yếu tố khác, cần sự chuẩn bị nghiêm túc, lâu dài chứ không phải làm theo cảm hứng.
Không lường trước được trách nhiệm của CCV và của VPCC
Không ít VPCC hiện nay trong tình trạng sống cũng không được mà chết cũng không xong. Đừng nghĩ rằng không làm được thì giải thể. Tôi biết có những văn phòng bán không ai mua, giải thể cũng không được mà làm tiếp thì CCV chủ yếu dành thời gian để giải trình với cơ quan điều tra, tòa án …
Công chứng là một nghề có rủi ro cao, rủi ro được tích lũy theo thời gian, theo số lượng công việc. Rủi ro lớn hay nhỏ phụ thuộc vào chuyên môn và tư duy hành nghề của CCV.
Nói đến đây thì nhiều CCV sẽ cho rằng cần phải nhắc đến sức ép từ chủ đầu tư (ý nói những người bỏ vốn ra để thành lập VPCC), nhưng cá nhân tôi đánh giá, quan trọng nhất và quyết định vẫn nằm ở CCV. Trong nhiều trường hợp, các chủ đầu tư trở thành nạn nhân mà hậu quả phải 5 năm, 10 năm sau họ mới nhận ra.
Không đánh giá đúng vai trò của CCV và các vị trí công việc trong VPCC
Điều đáng nói là ngay cả khi các CCV đầu tư, thành lập VPCC thì nhiều người cũng đang tự hạ thấp vị thế nghề nghiệp của mình khi không hạch toán hợp lý mức lương của CCV và các vị trí trong VPCC.
Trong cuốn sách “Những kẻ xuất chúng”, tác giả Malcolm Gladwell đã kết luận rằng: để trở thành chuyên gia trong một lĩnh vực, người ta cần nỗ lực rèn luyện trong lĩnh vực đó liên tục trong khoảng từ 10.000 đến 15.000 giờ. Quy đổi ra thời gian làm việc tương đương từ 5-8 năm. So sánh với điều kiện để trở thành công chứng viên thì ít nhất một cử nhân luật sau khi tốt nghiệp cũng cần đến 7 năm phấn đấu, như vậy, một CCV có thời gian rèn luyện tương đương với 1 chuyên gia theo cách mô tả trên.
Hiện nay, nếu đem so sánh mức thu nhập của một CCV mới vào nghề với nhân sự có trình độ, kinh nghiệm tương đương ở nhiều ngành nghề khác thì mức thu nhập của CCV bất lợi hơn nhiều.
Ví dụ: Vị trí trưởng, phó phòng hành chính, nhân sự, trưởng, phó phòng pháp chế, trưởng, phó phòng đào tạo… ở các doanh nghiệp thì mức lương dao động từ 25 đến 50 triệu đồng, trong khi mức thu nhập của CCV ở các thành phố lớn đa phần chỉ ở mức từ 15-25 triệu.
Các công chứng viên nhiều năm kinh nghiệm thì có mức thu nhập cao hơn, cá biệt có thể lên đến hàng trăm triệu đồng/tháng, nhưng số đó chỉ là cá biệt. Vậy thì việc CCV yêu cầu mức thu nhập xứng đáng với những gì họ phấn đấu không có gì là lạ, thậm chí đó là điều hoàn toàn xứng đáng, bởi đặc điểm rủi ro cao của nghề công chứng.
Thế nhưng, rất nhiều chủ đầu tư hiện nay vẫn đi tìm kiếm công chứng viên với quỹ lương dự kiến là 8 đến 12 triệu đồng, thậm chí là thấp hơn. Họ luôn lấy tiêu chuẩn là mức lương trả cho những CCV nhiều kinh nghiêm tại địa phương, thực chất là những người từng làm các chức danh tư pháp khác về hưu và chuyển đổi sang làm CCV.
Lý do tiếp theo được đưa ra là tại nhiều địa phương thì giá trị giao dịch nhỏ nên doanh thu của VPCC thấp, không thể trả cao được. Kết quả là nhiều CCV tìm đến việc cho thuê tư cách để hợp danh (dù đó là việc trái quy tắc đạo đức hành nghề) chứ không muốn làm việc.
Các vị trí công việc khác ở VPCC cũng tương tự như vậy. Tại nhiều tỉnh, mức thu nhập của trợ lý công chứng viên chỉ dao động từ 4 đến 7 triệu đồng, tương đương mức lương của người giúp việc gia đình, thậm chí thấp hơn mức lương của nhân viên bán hàng trong các shop bán lẻ. Những trợ lý có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên thì thu nhập cũng chỉ ở mức 8 đến 12 triệu, còn những người có mức thu nhập trên 15 triệu là tương đối ít.
Điều đáng nói là khi dự trù phương án thành lập văn phòng công chứng, người ta thường lấy mức thu nhập khởi điểm ở địa phương ra để hạch toán, do vậy đến khi không thể tuyển dụng được lao động tại địa phương thì rất khó để thu hút lao động từ địa phương khác.
Không lường trước được sự thay đổi về chính sách và nguồn việc
Năm 2015, sau khi Luật Công chứng có hiệu lực thì rất nhiều VPCC đã vui mừng vì có thêm một nguồn thu từ công chứng bản dịch và bản sao. Nhưng chỉ vài tháng sau đó, khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời, ngay lập tức nhiều VPCC bị rơi vào khủng hoảng vì UBND phường xã được chứng thực giao dịch, cạnh tranh trực tiếp với VPCC. Kết quả là hàng loạt VPCC rơi vào khủng hoảng, thậm chí tê liệt.
Khủng hoảng về chuyên môn
Tôi phải dùng từ “Khủng hoảng” bởi một số VPCC mới thành lập với thực tế chỉ một CCV rất yếu kém về chuyên môn nghiệp vụ, nói thẳng là CCV chuyển ngang từ chức danh tư pháp khác sang. Chỉ khi bị thanh, kiểm tra hoặc xảy ra tranh chấp thì mới tá hỏa lên vì chỗ nào cũng sai, chỗ nào cũng bị phạt, cũng phải đền. Trong con mắt của nhiều người, công chứng là một lĩnh vực nhỏ hẹp, nhưng những ai làm nghề nghiêm túc đều thấy rằng đây là lĩnh vực đặc thù với đòi hỏi chuyên môn cao, kiến thức rất sâu, rất chi tiết, cần nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm của CCV.
Có nên thành lập VPCC?
Tất nhiên đây là câu hỏi mà nhiều người muốn tìm câu trả lời. Và để trả lời câu hỏi đó cần sự nghiên cứu, đánh giá, chuẩn bị kỹ lưỡng, không chỉ về tài chính, quan hệ, mà cần có yếu tố con người, yếu tố chuyên môn cùng nhiều vấn đề khác. Hành nghề công chứng không phải là một cuộc dạo chơi và việc thành lập VPCC không dành cho sự mơ hồ.
Văn phòng công chứng có làm việc ngoài giờ không, giờ làm việc phòng công chứng?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 33 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc phòng công chứng theo giờ làm việc của cơ quan hành chính Nhà nước.
Hiện nay, không có một quy định chung nào về giờ làm việc của các cơ quan Nhà nước. Mỗi cơ quan, địa phương sẽ áp dụng khung giờ khác nhau, tùy theo tính chất công việc và địa bàn hoạt động.
Thông thường, hiện nay, các cơ quan Nhà nước cũng như các Văn phòng công chứng đều có giờ làm việc như sau:
– Làm các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu, thứ Bảy và Chủ nhật nghỉ.
– Giờ làm buổi sáng: Từ 8 giờ – 12 giờ.
– Giờ làm buổi chiều: Từ 13 giờ – 17 giờ.
Giờ làm việc phòng công chứng? Văn phòng công chứng có được làm việc vào chiều thứ 7, chủ nhật
Giờ làm việc phòng công chứng? Hiện nay một số Văn phòng công chứng mở của làm việc cả ngày thứ bảy và có nơi khi có khách hàng có nhu cầu công chứng vẫn tiếp khách hàng vào chủ nhật, ngày lễ.
Việc làm trên có vi phạm pháp luật hay không, có nhiều quan điểm khác nhau, có quan điểm cho rằng việc mở cữa làm việc ngoài giờ, ngoài ngày làm việc của cơ quan hành chính của Văn phòng công chứng là vi phạm quy định tại Khoản 3 Điều 33 của Luật Công chứng quy định nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứg:
“Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước”. Có nơi Sở Tư pháp ra thông báo yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng ngừng việc mở cữa làm việc vào sáng thứ bảy vì UBND tỉnh có Quyết định liên quan điều chỉnh thời gian làm việc của cơ quan hành chính.
Cũng có quan điểm cho rằng Văn phòng công chứng hoạt động theo Luật công chứng và là loại hình doanh nghiệp chứ không phải là đơn vị sự nghiệp hay cơ quan hành chính và tại khoản 3 Điều 32 của Luật Công chứng quy định về quyền của tổ chức hành nghề công chứng:
“Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân” nên Văn phòng công chứng có quyền làm việc với giờ làm việc phòng công chứng như mọi doanh nghiệp khác.
Vậy hiểu thế nào cho đúng, liệu Luật công chứng có mâu thuẫn không khi ở Điều 32 thì có quyền cung cấp dịch vụ ngoài giờ, ngoài ngày nhưng tại Điều 33 thì thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ của cơ quan hành chính nhà nước.
“Chế độ làm việc” ở đây được hiểu như thế nào?, Liệu rằng nếu thực hiện làm việc theo chế độ của cơ quan hành chính thì có phải Công chứng viên không được công chứng cho khách hành vào chủ nhật, ngày lễ khi họ có nhu cầu, việc công chứng xem vi phạm pháp luật, đồng nghĩa với việc hạn chế quyền xác lập giao dịch mà pháp luật buộc phải có hình thức công chứng là phải xác lập trong giờ, ngày hành chính.
Thực hiện chế độ làm việc ở đây cũng có quan điểm hiểu chế độ làm việc là những quy định về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, việc làm thêm giờ, chế độ khác mà người lao động được hưởng, là quan hệ giữa người lao động với người sử dụng lao động theo Bộ Luật Lao động.
Thực hiện theo chế độ làm việc theo ngày, giờ của cơ quan hành chính có nghĩa là người lao động tại tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Văn phòng và Phòng công chứng công bằng như nhau trong việc tính thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi.
Điều này có nghĩa là Văn phòng vẫn có quyền tổ chức cúng cấp dịch vụ ngoài giờ, ngày làm việc của cơ quan hành chính và việc làm vào sáng thứ 7, chủ nhật, ngày lễ của nhân viên các Văn phòng công chứng phải được tính làm thêm giờ để hưởng chế độ theo quy định pháp luật chứ không phải cấm mở cữa vào ngày, giờ mà cơ quan hành chính không làm việc.
Quan điểm này có lẽ là phù hợp nhất, vì Luật công chứng không có quy định cấm VPCC mở cữa ngoài giờ, ngày làm việc cơ quan hành chính mà khuyến khích việc cung cấp dịch tốt hơn cho người dân, đáp ứng nhu cầu càng cao của xã hội về dịch vụ công chứng và thực hiện “chế độ làm việc theo ngày giờ của cơ quan hành chính” phải hiểu là chế độ làm việc của nhân viên là quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động để bảo vệ quyền lợi của các bên chứ không phải là quy định về hạn chế thời gian hoạt động của Văn phòng công chứng là quan hệ giữa Văn phòng công chứng và cơ quan quản lý.
Trên đây là bài viết tư vấn về giờ làm việc phòng công chứng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
