Giờ làm việc văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là nơi để việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc được cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng. Cùng tìm hiểu về giờ làm việc văn phòng công chứng ngay trong bài viết sau đây.

Công chứng là gì?

Theo khoản 1 Điều 2, Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Rất nhiều người thường lầm tưởng công chứng, chứng thực là một, tuy nhiên 02 khái niệm này lại khác nhau. Sở dĩ chúng thường được gọi chung là bởi công chứng, chứng thực được xếp vào nhóm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của văn bản, hợp đồng…

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định giá trị pháp lý của văn bản công chứng, cụ thể:

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Như vậy, văn bản công chứng là một chứng cứ hữu hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các chủ thể, phòng ngừa tranh chấp, là bằng chứng xác thực, có giá trị sử dụng như bản gốc.

Thủ tục công chứng

Điều 40 Luật Công chứng 2014, thủ tục công chứng được tiến hành theo các bước sau:

– Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng

Người có yêu cầu công chứng trình bày nội dung cần công chứng và hồ sơ tài liệu cần công chứng với Công chứng viên hoặc chuyên viên văn phòng công chứng.

– Bước 2: Kiểm tra số lượng và tính pháp lý giấy tờ trong hồ sơ

Trường hợp 1: Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật thì thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng. Người tiếp nhận hồ sơ thông báo cho khách hàng phí công chứng, thù lao công chứng để khách hàng biết và thoả thuận trước khi thực hiện các công việc nghiệp vụ.

Trường hợp 2: Trường hợp hồ sơ thiếu, người tiếp nhận thông báo các giấy tờ cần hoàn thiện.

Trường hợp 3: Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết thì từ chối tiếp nhận và giải thích lý do.

– Bước 3: Giải quyết yêu cầu công chứng

– Bước 4: Ghi lời chứng và ký

Người có yêu cầu đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ trong hồ sơ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

– Bước 5: Thu phí, đóng dấu và trả kết quả cho khách hàng

Thư ký viết thông báo phí công chứng và thù lao công chứng. Khi nhận được phí và thù lao, kế toán viết phiếu và chuyển cho khách hàng.

Văn thư ghi số công chứng, đóng dấu hồ sơ công chứng, trả hồ sơ đã được công chứng cho khách hàng.

Thời hạn công chứng: Không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Xử lý vi phạm về công chứng

Luật Công chứng 2014 nhấn mạnh trường hợp công chứng viên vi phạm quy định về công chứng thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.

Đối với tổ chức hành nghề công chứng vi phạm thì bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu gây thiệt hại phải bồi thường.

Cụ thể, phạt tiền từ 40 triệu đồng – 60 triệu đồng đối với tổ chức không đủ điều kiện hành nghề công chứng mà hành nghề công chứng dưới bất kỳ hình thức nào (khoản 6 Điều 15 Nghị định 110/2013/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 67/2015/NĐ-CP)

Một số vi phạm thường gặp và mức xử phạt cần biết, cụ thể:

– Không niêm yết phí công chứng, thù lao công chứng và nguyên tắc tính chi phí khác tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phạt tiền từ 01- 02 triệu đồng;

– Thu thù lao công chứng cao hơn mức trần thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và mức thù lao đã niêm yết; thu chi phí cao hơn mức chi phí đã thỏa thuận phạt từ 03 – 07 triệu đồng;

– Phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng đối với hành vi làm giả quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng, giấy đăng ký hoạt động…

Ngoài việc bị phạt tiền, cá nhân, tổ chức vi phạm còn bị buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm; hủy bỏ giấy tờ giả đã tạo.

Khái niệm Văn phòng công chứng

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Theo đó, Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được tổ chức và hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến loại hình công ty hợp danh.

Căn cứ Điều 22 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng có các đặc điểm như sau:

– Phải có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên.

– Không có thành viên góp vốn.

– Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho Công chứng viên và người lao động, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

– Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác do các Công chứng viên hợp danh thỏa thuận.

– Có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

– Được khắc và sử dụng con dấu không có hình quốc huy sau khi có quyết định cho phép thành lập.

Có nên công chứng ở Văn phòng công chứng không?

Từ những đặc điểm khác nhau cơ bản giữa Phòng và Văn phòng công chứng, có thể thấy, về nhiệm vụ, công việc, hai loại hình này chỉ khác nhau ở tên gọi, chủ sở hữu vốn và nguồn gốc thành lập. Một bên là đơn vị sự nghiệp công lập, một bên hoạt động như loại hình doanh nghiệp hợp danh.

Tuy nhiên, hai hình thức này đều thực hiện việc công chứng – chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự… cũng như có quyền, nghĩa vụ như nhau. Đặc biệt, giá trị pháp lý của văn bản công chứng từ hai loại hình này là như nhau.

Như vậy, công chứng ở Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng đều được, chỉ cần lựa chọn nơi nào thuận tiện hơn trong việc đi lại để thực hiện công chứng.

Các thủ tục được thực hiện tại Văn phòng công chứng

Các thủ tục Văn phòng công chứng được thực hiện nêu tại Chương V Luật Công chứng gồm:

– Hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn.

– Hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

– Công chứng bản dịch…

Trong đó, một số loại hợp đồng, giao dịch có thể công chứng gồm:

– Hợp đồng thế chấp bất động sản;

– Hợp đồng uỷ quyền;

– Di chúc;

– Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản…

Một số chức năng của văn phòng công chứng

Chức năng chính của văn phòng công chứng là xác thực và chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các loại giấy tờ. Nó có thể hợp đồng mua bán, chứng minh nhân dân, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu….

Ngoài ra, với các bên tham gia giao dịch hợp đồng dân sự tại văn phòng công chứng. Đơn vị này có nhiệm vụ trợ giúp việc giao dịch diễn ra nhanh chóng, an toàn và không vi phạm pháp luật. Đây cũng là một điều mà bạn cần biết về giờ làm việc văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng có vai trò giảm bớt các gánh nặng cho Nhà nước về khối lượng công việc liên quan đến vấn đề này. Đồng thời góp phần đẩy mạnh quá trình phát huy nguồn lực pháp lý trong xã hội và đẩy mạnh pháp chế chủ nghĩa.

Giá công chứng hợp đồng, giao dịch

Giá công chứng hợp đồng, giao dịch gồm phí công chứng và thù lao công chứng. Trong đó:

– Phí công chứng: Là khoản tiền mà người yêu cầu công chứng phải trả cho Văn phòng công chứng gồm: Phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch; phí lưu giữ di chúc…

– Thù lao công chứng: Là khoản phí khác liên quan đến soạn thảo hợp đồng, đánh máy, sao chụp, dịch, công chứng ngoài trụ sở…

Cụ thể, căn cứ Thông tư 257/2016/TT-BTC, có thể liệt kê một số loại phí công chứng gồm:

* Phí công chứng tính trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch

– Hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia, tách, nhập, đổi, góp vốn bằng quyền sử dụng đất;

– Hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia tách, nhập, đổi, góp vốn bằng quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền với đất bao gồm nhà ở, công trình xây dựng trên đất;

– Hợp đồng mua bán, tặng cho tài sản khác, góp vồn bằng tài sản khác;

– Hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản…

Tùy thuộc vào giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch mức thu phí công chứng, cụ thể:

* Phí công chứng không tính theo giá trị tài sản hoặc giao dịch, hợp đồng

Giá chứng thực giấy tờ, tài liệu

Theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC, phí chứng thực được quy định cụ thể như sau:

Văn phòng công chứng khác gì Phòng công chứng?

Thời gian làm việc, giờ làm việc văn phòng công chứng

Thời gian làm việc, giờ làm việc văn phòng công chứng

– Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần (trừ ngày lễ, tết)
– Buổi sáng: Từ 08 giờ đến 12 giờ
– Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 30 phút

Giờ làm việc văn phòng công chứng đối với nhân viên, công chứng viên văn phòng công chứng

Đề cao trách nhiệm cá nhân, tuân thủ pháp luật, kỷ luật lao động, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật.
2. Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng, quy tắc đạo đức nghề nghiệp, quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng.
3. Thực hiện nếp sống văn minh, khiêm tốn, lịch sự, tôn trọng, nhiệt tình với khách và đồng nghiệp; phát huy tinh thần đoàn kết nội bộ và giữ gìn phẩm chất, tư cách đạo đức nghề nghiệp.
4. Tận tình tư vấn, hướng dẫn, giải thích rõ ràng, cụ thể giúp khách hàng trong phạm vi trách nhiệm được giao; không được gây phiền hà, sách nhiễu đối với khách hàng; tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng, giữ bí mật về nội dung công chứng.
5. Chấp hành nghiêm nội quy, quy chế hoạt động của văn phòng, thực hiện đúng, đủ ngày, giờ làm việc và nâng cao hiệu quả chất lượng công việc;
6. Thu phí, thù lao công chứng theo đúng quy định tại bảng phí, thù lao công chứng được niêm yết tại Văn phòng.

Giờ làm việc văn phòng công chứng đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức đến liên hệ công chứng hoặc công tác
1. Thực hiện nếp sống văn minh và tuân thủ pháp luật; hợp tác với nhân viên của văn phòng để việc công chứng được nhanh chóng, thuận tiện và đúng pháp luật.
2. Xuất trình đầy đủ giấy tờ cần thiết có liên quan đến việc yêu cầu công chứng theo hướng dẫn.
3. Trong quá trình giải quyết việc công chứng, người yêu cầu công chứng có quyền yêu cầu nhân viên của Văn phòng giải thích, hướng dẫn rõ những vấn đề liên quan; trường hợp nhận thấy sự giải thích chưa thỏa đáng, người yêu cầu công chứng có quyền đề nghị lãnh đạo Văn phòng giải thích.
4. Người yêu cầu công chứng tự quản lý tài sản cá nhân; kiểm tra hồ sơ, giấy tờ cá nhân trước khi ra khỏi Văn phòng; giữ trật tự, đảm bảo an ninh, không mang vũ khí, vật liệu cháy nổ vào trụ sở Văn phòng.
5. Văn phòng có quyền từ chối tiếp những khách hàng có hành vi, lời nói, ăn mặc thiếu lịch sự hoặc say rượu, bia làm ảnh hưởng đến văn minh, trật tự chung. Trong trường hợp cần thiết, nhân viên Văn phòng có thể yêu cầu sự can thiệp của các cơ quan có thẩm quyền để duy trì trật tự và sự an toàn cho Văn phòng và cho các khách hàng khác.
6. Thanh toán đầy đủ các khoản phí, thù lao công chứng theo quy định của pháp luật

Trên đây là bài viết tư vấn về giờ làm việc văn phòng công chứng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.­­