Hiện nay, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Hồ sơ thành lập được nộp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Vậy hồ sơ và trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 3 được quy định ra sao. Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Tại sao thành lập văn phòng đại diện được xem là lựa chọn tối ưu đối với nhiều công ty nước ngoài tại Việt Nam
Dưới đây là 5 ưu điểm của việc mở văn phòng đại diện so với thành lập một DN:
Có thời gian thăm dò thị trường
Đối với những DN nước ngoài lần đầu bước chân vào Việt Nam với mục đích chủ yếu là quảng bá thương hiệu hay làm quen, rà soát thị trường thì việc thành lập văn phòng đại diện là phương án giúp DN tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa các thủ tục pháp lý.
Thủ tục đơn giản
So với việc thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam dưới các hình thức khác như: hợp đồng hợp tác kinh doanh, thành lập DN có vốn nước ngoài hay thành lập chi nhánh, thì thủ tục thành lập văn phòng đại diện được xem là ít phức tạp nhất.
Để thành lập văn phòng đại diện, DN cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Đã hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký, thời hạn hoạt động phải còn hiệu lực ít nhất là 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Cấp phép nhanh
Thời gian để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khá nhanh, chỉ trong khoảng 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan cấp phép, Văn phòng đã có thể được cấp phép đi vào hoạt động.
Tiết kiệm chi phí
Một lợi ích khác của việc thành lập văn phòng đại diện chính là không bị áp thuế do không phải hoạt động kinh doanh thuần tuý mà chỉ phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho đội ngũ nhân sự của văn phòng.
Việc thành lập một DN vốn đầu tư nước ngoài ở Việt Nam cần trải qua nhiều giai đoạn với các thủ tục, giấy tờ phức tạp và chi phí cho công tác này khá đắt (có thể lên đến vài nghìn USD). Do đó, việc bỏ ra chi phí lớn thành lập DN trong khi chưa thật sự tìm hiểu kỹ thị trường là một bước đi khá mạo hiểm và nhiều rủi ro đối với DN.
Bước đệm để thành lập DN vốn nước ngoài
Theo quy định, văn phòng đại diện của DN nước ngoài không được phép hoạt động kinh doanh hay các hoạt động sinh lời khác nhưng đây vẫn là cơ quan thực hiện chức năng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh… cho DN nước ngoài tại Việt Nam. Thông qua các hoạt động này; hình ảnh, thương hiệu của DN sẽ dần trở nên quen thuộc và nổi tiếng trên thị trường. Nhờ vậy, người đứng đầu doanh nghiệp có thể an tâm thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài và chính thức hoạt động thương mại tại Việt Nam.
Những ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đại diện
Nhờ những đặc điểm được rút ra ở trên, các ưu và nhược điểm của văn phòng đại diện gồm:
Ưu điểm của văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài, là loại thuế mà mức thuế doanh nghiệp phải đóng hàng năm dựa vào vốn điều lệ được ghi trên giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp
- Văn phòng đại diện tạo tính tiện lợi trong giao tiếp, làm việc với khách hàng so với công ty bởi dễ dàng thành lập và có thể có mặt ở mọi nơi, trong một khu vực địa lý nhất định
- Văn phòng đại diện có thể có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày, bày bán sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng cũng như quảng bá ra công chúng
Nhược điểm của văn phòng đại diện
Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm được kể đến trên thì văn phòng đại diện cũng có một số nhược điểm như:
- Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị, đại diện cho hoạt động của doanh nghiệp mà không có chức năng kinh doanh, là việc sử dụng những phương pháp, hình thức và phương tiện mà chủ thể sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh tế của mình (bao gồm quá trình đầu tư, sản xuất) trên cơ sở vận dụng quy luật giá trị cùng với các quy luật khác, nhằm đạt mục tiêu sinh lời tối đa
- Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán sản phẩm mà phải thông qua các quyết định của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp được chính doanh nghiệp chủ quản ủy quyền, điều lệ quy định. Thông thường, văn phòng đại diện chỉ được giới thiệu sản phẩm mà không được mua bán trực tiếp
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Một số vấn đề pháp lý cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Người đứng đầu văn phòng đại diện là người có trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trong phạm vi đã được ủy quyền, họ có thể là người Việt Nam hay mang quốc tịch nước ngoài
- Văn phòng đại diện phải gửi công văn báo cáo hoạt động về sở Công thương trước ngày 30/01 để đảm bảo cho hoạt động của văn phòng hiệu quả
- Khi có bất cứ sự thay đổi nào liên quan đến nội dung đã được ghi trên giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi đúng theo những gì đã quy định
Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 3
Theo Quyết định 1523/QĐ-BKHĐT, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu tại Phụ lục II-11 Nghị định 122/2020/NĐ-CP.
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện tương ứng với các loại hình doanh nghiệp:
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
- Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
- Các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện:
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân; Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài; giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
- *Một số trường hợp đặc biệt
- Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức tín dụng thuộc loại hình công ty trách nhiệm hoặc công ty cổ phần, văn phòng đại diện ở trong nước thì hồ sơ nêu trên phải có Bản sao hợp lệ giấy phép hoặc văn bản chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
- Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp phải nộp kèm theo:
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư.
*Lưu ý: Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân; Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài; Giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Luật Trần và Liên danh cung cấp dịch vụ hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 3
Với mục tiêu xuyên suốt trong quá trình hoạt động là “mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng”, Công ty Luật Trần và Liên danh luôn nỗ lực hết mình để làm hài lòng mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Về thời gian đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty, chúng tôi sẽ tiến hành đăng ký thành lập Văn phòng đại diện nhanh nhất cho Quý khách hàng. Hơn nữa, Luật Trần và Liên danh có đội ngũ chuyên viên đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này nên hồ sơ được soạn chính xác nên khả năng đăng ký thành công rất cao, tiết kiệm công sức và thời gian đăng ký.
Khi cần hướng dẫn về thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần khách hàng hãy liên hệ với chúng tôi – Công ty Luật Trần và Liên danh để được tư vấn các vấn đề liên quan như:
– Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty;
– Hướng dẫn hoặc hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo thành lập Văn phòng đại diện theo đúng quy định;
– Hỗ trợ các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;
– Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
– Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng
– Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo
Khách hàng sẽ nhận được kết quả như sau khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi
– Bản gốc giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện
– Dấu tròn văn phòng đại diện;
– Hồ sơ nội bộ khi thành lập văn phòng đại diện;
– Tặng 1 dấu chức danh trưởng văn phòng đại diện;
Lưu ý 1 số việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty
– Nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện: 1.000.000 VND/1 năm
– Treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện;
– Ký hợp đồng lao động với người lao động làm tại văn phòng;
– Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động
Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 3
Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 3 của thương gia nước ngoài
– Đơn đề nghị do đại diện có thẩm quyền của thương gia nước ngoài ký
– Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh (phải quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu Chi nhánh)
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài
– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài trong năm tài chính gần nhất
– Tài liệu chứng minh trụ sở hợp pháp (Bản sao hợp đồng thuê trụ sở)
– Quyết định về Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Lưu ý: Tài liệu phải dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với thời hạn hoạt động của thương gia nước ngoài (nếu có ghi trên tài liệu): Phải còn ít nhất là 3 năm
* Thành phần hồ sơ: 01 bộ
Trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 3 thương gia nước ngoài:
– Đại diện thương gia nước ngoài hoặc người được ủy quyền trực tiếp nộp hồ sơ
– Nơi nộp hồ sơ: Bộ Thương mại
– Thẩm định: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
– Thời hạn cấp giấy phép :
+ Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thẩm định xong và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Chi nhánh, đồng thời gửi bản sao Giấy phép tới UBND cấp tỉnh, Sở Thương mại, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Chi nhánh đặt trụ sở
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép ra thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, chỉnh sửa
+ Trường hợp không cấp phép: Ngay sau khi hết thời hạn nêu trên Bộ Thương mại ra thông báo băng văn bản cho thương nhân nước ngoài và nêu rõ lý do
+ Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
Thông báo hoạt động của Chi nhánh thương nhân nước ngoài (Liên hệ với Luật Trần và Liên danh để được hướng dẫn)
Mở tài khoản:
– Chi nhánh thương nhân nước ngoài được mở tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ và bằng tiền đồng Việt Nam tại Ngân hàng hoạt động tại Việt Nam
– Trong trường hợp đặc biệt, Chi nhánh thương gia nước ngoài được mở tài khoản tại Ngân hàng ở nước ngoài với điều kiện đã được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chấp thuận. Trong trường hợp này Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc sử dụng tài khoản mở ở nước ngoài
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu rất nhiều vấn đề liên quan tới thành lập văn phòng đại diện công ty tại các bài viết sau đây của chúng tôi:
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện
Những điều cần biết khi mở văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có được ký kết hợp đồng?
Một số lưu ý về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 3
Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện
- Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
- Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.
Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng
Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.
Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự
Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm đều được.
Trên đây là bài viết tư vấn về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại quận 3 của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
