Doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí. Vậy thủ tục giải thể văn phòng đại diện ra sao? Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện như thế nào? thủ tục giải thể văn phòng đại diện với cơ quan thuế có phức tạp hay không? Bài viết sau đây của Luật Trần và Liên Danh sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích về thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện và những vấn đề liên quan khi giải thể. Hãy cũng chúng tôi tìm hiểu nhé!
Giải thể văn phòng đại diện là gì?
Hiện nay pháp luật doanh nghiệp không có quy định cụ thể về khái niệm của giải thể văn phòng đại diện.
Tuy nhiên, có thể hiểu, giải thể văn phòng đại diện là cách gọi thông thủ tục pháp lý nhằm chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.
Việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là thủ tục được thực hiện khi văn phòng đó hoạt động không còn hiệu quả và đáp ứng đủ điều kiện, căn cứ.
Khi nào doanh nghiệp phải giải thể văn phòng đại điện?
Doanh nghiệp có thể chủ động giải thể văn phòng đại diện trước khi giấy phép kinh doanh hết hạn khi công ty không thể hoạt động kinh doanh do thu lỗ, phá sản…
Do công ty mẹ chấm dứt hoạt động kinh doanh trên cùng một lãnh thổ.
Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp đó không đề nghị gia hạn.
Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp hoạt động chưa đủ ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết theo quy định pháp luật
Các công việc cần thực hiện khi giải thể văn phòng đại diện công ty
– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty.
Sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty mà bạn cảm thấy việc duy trì hoạt động văn phòng đại diện công ty là không cần thiết thì nên tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện càng sớm càng tốt để tránh những vướng mắc phát sinh về thuế và pháp lý sau này.
– Tuy nhiên, việc giải thể văn phòng đại diện chưa bao giờ là công việc đơn giản với những người chưa từng thực hiện thủ tục này. Thực tế thì khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp sẽ phải hoàn tất những công việc sau:
Đóng cửa mã số thuế của văn phòng đại diện tại chi cục thuế cấp huyện, quận.
Trả dấu tròn (nếu có) + trả đăng ký mẫu dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trả giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện
Khi văn phòng đại diện hoạt động không còn hiệu quả hay không cần thiết nữa thì doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh để giải thể văn phòng đại diện gồm:
Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện quy định tại phụ lục II-20 Thông báo về việc chấm dứt hoạt độngvăn phòng đại diện (Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
Quyết định của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).
Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bản sao (nếu có)
Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện (nếu có).
Ngoài ra doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để gửi Cơ quan thuế gồm:
Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế – Mẫu số 24/ĐK-TCT thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mới nhất năm 2021 theo Thông tư 105/2020/TT-BTC về hướng dẫn đăng ký thuế.
Quyết định giải thể văn phòng đại diện
Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện.
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (bản sao).
Giấy đăng ký mã số thuế bản chính (nếu có).
Thủ tục chủ động giải thể văn phòng đại diện
Bước 1: Nộp hồ sơ khóa mã số thuế văn phòng đại diện
Khi muốn giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp, một trong những thủ tục hết sức quan trọng và không thể thiếu là việc đề xuất khóa mã số thuế của văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế của mã số thuế của văn phòng đại diện.
Bước 2: Làm thủ tục trả dấu hoặc làm xác nhận không sử dụng dấu (nếu có)
Thủ tục này chỉ áp dụng với các văn phòng đại diện trước đây do cơ quan công an cấp con dấu.
Trong trường hợp văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 ngày bắt đầu có hiệu lực của Luật doanh nghiệp 2014 thì cần nộp hồ sơ trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu tại cơ quan công an.
Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu.
Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính (trường hợp trả con dấu).
Đối với văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự khắc dấu từ năm 2015 trở lại đây thì doanh nghiệp không phải trả lại con dấu. Con dấu này tự động hết hiệu lực khi văn phòng có thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.
Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền
Trong thời hạn 7 ngày từ khi thanh toán hết các khoản nợ của công ty, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua mạng điện tử đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế.
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
Bước 4: Trả kết quả
Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ; chuyển tình trạng pháp lý trong Cơ sở dữ liệu sang tình trạng chấm dứt hoạt động; đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
Thời hạn giải quyết hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện: 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hoặc có thể lâu hơn do chờ thông tin của Cơ quan thuế.
Trong trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ thấy có sai hoặc thiếu sót sẽ ra Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho doanh nghiệp.
Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện do bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động
Trường hợp văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thì khi đó Cơ quan đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi trong trường hợp văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 (một) năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế quản lý.
Giải quyết hồ sơ giải thể văn phòng đại diện: Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo bằng văn bản về hành vi vi phạm của văn phòng đại diện; đồng thời yêu cầu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến trụ sở của Phòng Đăng ký kinh doanh để giải trình theo giấy hẹn đã gửi.
Sau 10 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn hẹn trong thông báo mà người được yêu cầu không đến giải trình thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động, các giao dịch liên quan của văn phòng đại diện còn lại sau thông báo này sẽ không có giá trị pháp lý nữa.
Thời gian thực hiện giải thể văn phòng đại diện
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và ra kết quả.
Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp thông báo giải thể văn phòng đại diện bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Lệ phí thực hiện giải thể văn phòng đại diện
Căn cứ Thông tư số 47/2019 TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo Khoản 2 Điều 5 quy định:
Đăng ký giải thể doanh nghiệp, tạm ngừng kinh doanh; chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ nội dung về vấn đề xoay quanh quyết định giải thể văn phòng đại diện (quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện).
Qua bài viết này chúng tôi mong rằng sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn về vấn đề này.
Nếu còn điều gì chưa rõ, cần hỗ trợ, các bạn có thể liên hệ tới Tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến của Luật Trầm và Liên Danh qua HOTLINE để được tư vấn nhanh chóng nhất.
