Hiện nay, với quy trình liên thông về chuyển tiếp thông tin với Sở Kế hoạch & Đầu tư (cơ quan đăng ký kinh doanh) và Cục thuế/Chi cục thuế là cơ quan hậu kiểm thì bạn phải thực hiện thủ tục đăng ký hồ sơ thuế ban đầu cho Cục thuế/Chi cục thuế nơi công ty bạn đặt trụ sở.
Hồ sơ khai thuế là gì?
Hồ sơ khai thuế là chính là các tờ khai thuế và các chứng từ, tài liệu giúp cho doanh nghiệp và nhà nước có căn cứ để từ đó xác định nghĩa vụ thuế của chủ thể là người nộp thuế (doanh nghiệp, cá nhân).
Hồ sơ khai thuế được người nộp thuế lập và sau đó gửi đến cho cơ quan quản lý thuế tại khu vực bằng phương thức điện tử hoặc bằng giấy.
Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm những gì?
Khi thực hiện hồ sơ kê khai thuế ban đầu khi thành lập công ty, Quý khách hàng cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
Tờ khai đăng ký thực hiện hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn;
Nội dung tờ khai sẽ bao gồm: Hình thức kế toán, hình thức nhập xuất hàng hóa; hình thức ghi sổ kế toán; phương pháp kế toán; chế độ kế toán áp dụng; loại hóa đơn sử dụng.
Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định;
Doanh nghiệp dựa theo quy định của thông tư 45/2013/TT-BTC để đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế quản lý. Các phương pháp trích khấu hao tài sản cố định phổ biến hiện nay bao gồm: khấu hao theo đường thẳng; khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh; khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm;…
Quyết định bổ nhiệm kế toán của doanh nghiệp;
Quyết định bổ nhiệm giám đốc/tổng giám đốc của doanh nghiệp;
Tờ khai lệ phí môn bài;
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của đại diện pháp luật;
Giấy uỷ quyền (áp dụng cho trường hợp uỷ quyền cho cá nhân nộp hồ sơ).
Tùy thuộc vào tình hình thực hiện của từng Cục thuế/Chi cục thuế thì số lượng giấy tờ có thể được bổ sung thêm hoặc lược bớt đi khi Quý khách hàng nộp hồ sơ.
Quy trình thực hiện kê khai thuế ban đầu
Quy trình thủ tục thực hiện khai thuế ban đầu bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số
Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp muốn nộp hồ sơ khai thuế điện tử phải có chữ ký số để kê khai qua mạng điện tử. Hay doanh nghiệp nộp thuế điện tử cho Chi cục thuế cũng phải có tài khoản ngân hàng.
Kế toán viên của doanh nghiệp có thể liên hệ với ngân hàng mà doanh nghiệp lựa chọn làm việc để tiến hành mở tài khoản ngân hàng. Sau khi được ngân hàng cung cấp tài khoản, doanh nghiệp đăng ký tài khoản ngân hàng với Sở kế hoạch đầu tư hoặc qua website dangkyquamang.dkkd.gov.vn trong vòng 10 ngày. Lưu ý, nếu quá thời hạn phát sinh vẫn chưa đăng ký, doanh nghiệp đó sẽ bị phạt.
Bước 2: Tiến hành kê khai và nộp lệ phí môn bài
Khi doanh nghiệp đã có tài khoản ngân hàng và chữ ký số, bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm đó chính là kê khai và nộp tiền phí môn bài.
Các kế toán viên của doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai để tiến hành kê khai phí môn bài. Sau đó kết xuất XML tờ khai và nộp qua mạng. Hoặc kế toán cũng có thể thực hiện việc kê khai thuế điện tử. Khi tờ khai thuế môn bài được thông báo nộp thành công, doanh nghiệp cần phải nộp lệ phí môn bài ngay lập tức, tránh xảy ra trường hợp nộp muộn và bị phạt.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý thời hạn nộp lệ phí môn bài. Thời hạn chậm nhất để doanh nghiệp có thể nộp đó là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên doanh nghiệp bắt đầu bước vào hoạt động kinh doanh.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp kê khai thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và hóa đơn
Hiện nay có hai phương pháp kê khai thuế thu nhập cá nhân đó là phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp phù hợp với hai kỳ kê khai là theo tháng hoặc theo quý. Với những doanh nghiệp mới thành lập sẽ lựa chọn hình thức kê khai theo quý. Ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo là hạn nộp thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp.
Đối với kê khai hóa đơn, nếu là hóa đơn điện tử, ngay sau khi đăng ký thành công và được cung cấp hóa đơn, trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần phải thông báo phát hành hóa đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp tự ý sử dụng hóa đơn điện tử mà không thông báo phát hành sẽ bị phạt.
Nếu doanh nghiệp sử dụng các loại hóa đơn bán hàng hay hóa đơn kê khai trực tiếp, kế toán viên có thể lên Chi cục thuế quản lý doanh nghiệp để làm thủ tục mua.
Các doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có lãi, kế toán có thể dựa vào kết quả và số liệu thống kê kinh doanh để tự tạm tính và nộp lên Chi cục Thuế.
Bước 4: Lựa chọn hình thức kế toán và khấu hao tài sản cố định
Căn cứ theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC quy định:
“Doanh nghiệp có thể tự quyết định phương pháp và thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo quy định tại Thông tư này và thông báo với các cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu thực hiện.”
Có thể hiểu đơn giản là các doanh nghiệp cần phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu tiến hành trích khấu hao tài sản cố định.
Để xác định phù hợp hình thức chế độ kế toán cần phụ thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó:
Đối với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Đối với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh siêu nhỏ, nhỏ và vừa, áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Địa điểm nộp và hồ sơ đăng ký thuế lần đầu
Theo Điều 31 và 32 Luật Quản lý thuế 2019 hồ sơ và địa điểm đăng ký thuế lần đầu được quy định như sau:
(1) Đối với người nộp thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh
Địa điểm nộp và hồ sơ đăng ký thuế là địa điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh theo quy định tại Chương IV, Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
(2) Đối với người nộp thuế là tổ chức đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế
Hồ sơ gồm có:
Tờ khai đăng ký thuế;
Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động, quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy tờ tương đương khác do cơ quan có thẩm quyền cấp phép còn hiệu lực; và
Các giấy tờ khác có liên quan.
Địa điểm nộp hồ sơ:
Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đó có trụ sở;
Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức, cá nhân đó.
(3) Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế
Tờ khai đăng ký thuế hoặc tờ khai thuế;
Bản sao giấy chứng minh nhân dân, bản sao thẻ căn cước công dân hoặc bản sao hộ chiếu; và
Các giấy tờ khác có liên quan.
Hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi phát sinh thu nhập chịu thuế, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú hoặc nơi phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Lưu ý:
Việc kết nối thông tin giữa cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan thuế để nhận hồ sơ đăng ký thuế và cấp mã số thuế theo cơ chế một cửa liên thông qua cổng thông tin điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
Cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đăng ký thuế thay cho bản thân và người phụ thuộc nộp hồ sơ đăng ký thuế thông qua tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp và nộp hồ sơ đăng ký thuế thay cho cá nhân đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức, cá nhân chi trả đó.
Thành phần hồ sơ đối với từng đối tượng cụ thể được quy định tại Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC.
Thời hạn đăng ký thuế lần đầu
Theo Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về thời hạn đăng ký thuế lần đầu như sau:
(1) Người nộp thuế đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh thì thời hạn đăng ký thuế là thời hạn đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.
(2) Người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì thời hạn đăng ký thuế là 10 ngày làm việc kể từ ngày sau đây:
Được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, quyết định thành lập;
Bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với tổ chức không thuộc diện đăng ký kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện đăng ký kinh doanh nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
Phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thuế thay; tổ chức nộp thay cho cá nhân theo hợp đồng, văn bản hợp tác kinh doanh;
Ký hợp đồng nhận thầu đối với nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế; ký hợp đồng, hiệp định dầu khí;
Phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân;
Phát sinh yêu cầu được hoàn thuế;
Phát sinh nghĩa vụ khác với ngân sách nhà nước.
(3) Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế; đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật trong trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về thủ tục đăng ký hồ sơ thuế ban đầu Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
