Thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh

Thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính của công ty từ tỉnh này sang tỉnh khác không khó làm. Dưới đây là trình tự thủ tục, hồ sơ thực hiện chi tiết, đúng quy định mà doanh nghiệp cần nắm rõ để thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh.

Địa chỉ trụ sở công ty là gì?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Như vậy địa chỉ trụ sở chính được xem là một yếu tố gắn liền với công ty.

Trụ sở chính công ty không chỉ được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiêp, mà còn trên hóa đơn GTGT của công ty, thông tin nhận thông báo thuế, thông tin quận, huyện trên con dấu pháp nhân, thông tin các giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, địa chỉ trụ sở chính công ty còn liên quan đến các vấn đề sau đây:

• Xác lập thẩm quyền quản lý doanh nghiệp đối với cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường và các cơ quan nhà nước quản lý trực tiếp địa bàn, nơi công ty đặt trụ sở chính;
• Là địa điểm ghi nhận trên các hợp đồng ký kết trong nội bộ doanh nghiệp hoặc ngoài doanh nghiệp;
• Là địa chỉ trên các công văn, giấy tờ được gửi hoặc nhận từ các cơ quan nhà nước, tổ chức liên quan, khách hàng, đối tác hoặc bên thứ ba;
• Do đó khi thay đổi địa chỉ trụ sở cần cập nhật thông tin đối với các giấy tờ liên quan của doanh nghiệp.

Các trường hợp thay đổi địa chỉ công ty

Lý do doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở:

• Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi hơn;
• Khách hàng, đối tác dễ tìm, dễ liên hệ;
• Tăng khả năng phát triển thị trường;
• Ổn định trụ sở khi chuyển về địa chỉ thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp;
• Lý do khác theo quyết định của chủ sở hữu (như phong thủy,…

Những trường hợp không được thay đổi địa chỉ công ty:

• Công ty đã bị cơ quan có thẩm quyền ra thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp;
• Công ty thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng thực đăng ký doanh nghiệp;
• Công ty đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;
• Theo đề nghị của Tòa án, cơ quan công an hoặc Cơ quan thi hành án.

Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh

Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế khi thay đổi chuyển trụ sở công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh 

Trước tiên doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị chuyển thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ. Sau khi có thông báo xác nhận nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp mới thực hiện thủ tục thay đổi đại chỉ trụ sở tại phòng đăng ký kinh doanh, nơi có địa chỉ trụ sở mới.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh tại cơ quan thuế bao gồm:

• Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, của Công ty Hợp danh) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ công ty;
• Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), Nghị quyết của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, Công ty hợp danh) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ công ty;
• Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận/huyện, tỉnh;
• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (theo Mẫu 08);
• Giấy đăng ký kinh doanh của công ty (bản sao có chứng thực);
• Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ công ty.

Hồ sơ trong trường hợp chuyển trụ sở khác quận; khác tỉnh, thành phố

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), Nghị quyết của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, Công ty hợp danh) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ công ty;
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, của Công ty Hợp danh) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ công ty;
• Bản gốc Công văn (mẫu 09) của cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển địa chỉ trụ sở công ty (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện, tỉnh);
• Giấy ủy quyền cho công ty luật (trường hợp có hợp đồng dịch vụ) thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Trường hợp thay đổi trụ sở địa chỉ công ty khác tình: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư, nơi có trụ sở mới. 

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng đăng ký kinh doanh

Bước 4: Khắc dấu pháp nhân của công ty

Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc

Trước khi thực hiện điều chỉnh địa chỉ trụ sở mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Thủ tục điều chỉnh địa chỉ thực hiện dự án đầu tư trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư như sau:

• Nộp hồ sơ điều chỉnh địa chỉ thực hiện dự án đầu tư tại Sở kế hoạch và đầu tư;
• Sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận hồ sơ, trả Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;
• Sở kế hoạch và đầu tư giải quyết hồ sơ;
• Sở kế hoạch và đầu tư trả lời chấp thuận điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc từ chối với giải thích bằng văn bản.

Lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty

Khi thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý những vấn đề sau:

Về địa chỉ trụ sở công ty

• Không phải mọi địa chỉ đều trở thành địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở mới phải phù hợp với quy định chung của pháp luật và quy hoạch phát triển vùng địa phương đó.
• Doanh nghiệp đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như: Hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, hợp đồng mua bán nhà đất….
• Trụ sở công ty không được đặt tại chung cư, trừ trường hợp chung cư có mục đích cho thuê văn phòng. Khi đó doanh nghiệp có nghĩa vụ chứng minh quyền sử dụng thông qua hợp đồng thuê văn phòng.
• Địa chỉ phải rõ ràng với thông tin ở 5 cấp sau:
  • Cấp độ 1: Số nhà, đường phố/xóm/ấp/thôn
  • Cấp độ 2: Xã/phường/thị trấn
  • Cấp độ 3: Quận/huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh
  • Cấp độ 4: Tỉnh/thành phố
  • Cấp độ 5: Quốc gia

Về việc chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi địa chỉ công ty

• Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận (huyện) thì không cần chuyển hồ sơ thuế.
• Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận (huyện) hoặc khác tỉnh, thành phố thì cần phải chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới tương ứng.
• Để chuyển hồ sơ thuế sang cơ quan quản lý thuế mới: Doanh nghiệp cần phải làm thủ tục quyết toán thuế đối với cơ quan quản lý thuế cũ và lấy giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Về việc thay đổi con dấu doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty

• Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận (huyện):  Không cần thay đổi con dấu và không cần chuyển hồ sơ thuế.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận (huyện), hoặc thay khác tỉnh, thành phố: Phải thay đổi con dấu công ty và cần chuyển hồ sơ thuế, như đã nêu trên.

Về việc thay đổi thông tin hóa đơn GTGT khi thay đổi địa chỉ công ty

Khi doanh nghiệp đã thay đổi địa chỉ công ty thì đương nhiên thông tin địa chỉ trên hóa đơn GTGT (hóa đơn GTGT giấy hoặc hóa đơn GTGT điện tử) cũng phải thay đổi theo.

• Khi thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận (huyện):
  • Trường hợp doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn GTGT giấy:
    Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện doanh nghiệp được quyền tiếp tục sử dụng hóa đơn GTGT cũ. Tuy nhiên, phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty trên hóa đơn để tiếp tục sử dụng. Doanh nghiệp cần thông báo điều chỉnh thông tin tại Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan quản lý thuế.
  • Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử:
    Doanh nghiệp cần điều chỉnh hóa đơn với thông tin địa chỉ mới gửi cho cơ quan quản lý thuế. Tiếp đó cập nhật thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.
• Khi thay đổi địa chỉ công ty trong khác quận (huyện), khác tỉnh:

• • Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan quản lý thuế, nơi chuyển đến; đồng thời đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn và thông báo điều chỉnh thông tin tại Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan quản lý thuế mới. 
  • Trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến và thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế này.

Về việc thông báo địa chỉ trụ sở mới cho các cơ quan quản lý liên quan

• Khi thay đổi địa chỉ công ty: Doanh nghiệp cần thông báo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để họ nắm bắt, phối hợp trong công tác quản lý, tránh những phiền toái sau này.
• Những cơ quan quản lý nhà nước hoặc cơ quan chuyên môn cần thông báo: UBND phường, Cơ quản bảo hiểm xã hội, Liên đoàn lao động, ngân hàng…

Trên đây là một số nội dung tổng hợp tư vấn mà Chúng tôi xin dành tới Quý Khách hàng liên quan đến thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh. Với tư cách là đơn vị cung cấp dịch vụ, chúng tôi luôn thấu hiểu và sẵn sàng đồng hành giải quyết những nhu cầu cũng như những khó khăn mà Quý Khách hàng đang gặp phải.

Nếu còn vướng mắc hoặc cần tư vấn chuyên sâu hơn, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ tới số hotline để được luật sư tư vấn trực tiếp (tư vấn hoàn toàn miễn phí).