Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư để ghi nhận địa chỉ công ty mới trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đầu tiên doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những thay đổi địa điểm trụ sở chính với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đổi dấu công ty và thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo địa giới hành chính bao gồm gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của công ty được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chính vì vậy, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sẽ phải làm thủ tục thông báo lên Sở Kế hoạch – Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Địa chỉ công ty là gì
Căn cứ vào điều 42 Luật doanh nghiệp 2020:
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Quy định và đặc điểm trụ sở chính công ty
Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.
Quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ công ty
– Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty mua, tự xây dựng thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai.
– Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê. Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và có chức năng cho thuê lại.
Cách đặt địa chỉ công ty
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Nên lựa chọn trụ sở chính công ty ổn định lâu dài
Doanh nghiệp thành lập và hoạt động phải có trụ sở chính. Việc lựa chọn trụ sở chính cho doanh nghiệp là một trong những vấn đề các cá nhân, tổ chức cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp.
Hóa đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng là vấn đề đặc biệt quan trọng trong quá trình thu hồi công nợ và triển khai kinh doanh. Thông tin địa chỉ trụ sở công ty được ghi nhận trên hóa đơn. Do đó nên lựa chọn trụ sở ổn định, lâu dài để tránh việc phải thay đổi hoặc điều chỉnh hóa đơn.
Địa chỉ rõ ràng và có đủ giấy tờ liên quan
Cơ quan nhà nước liên hệ với doanh nghiệp bằng đường công văn luôn gửi trực tiếp về địa chỉ trụ sở chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để không bị thất lạc công văn gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với cơ quan nhà nước.
Có nhiều địa chỉ có số nhà thực tế và địa chỉ ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khác nhau.
Trước khi thuê doanh nghiệp nên tìm hiểu và yêu cầu chủ nhà xin xác nhận tại Phường/xã về việc 2 địa chỉ trên là một tránh các vướng mắc phát sinh như: Hợp đồng thuê không được bên thuế chấp thuận, cơ quan nhà nước kiểm tra địa điểm thấy khác với địa chỉ ghi trong đăng ký kinh doanh…Trong các trường hợp này doanh nghiệp rất dễ bị đóng mã số thuế doanh nghiệp.
Không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể
Căn cứ điều 3, điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể.
Địa chỉ đáp ứng các điều kiện để kinh doanh
Nhiều ngành nghề kinh doanh phải có giấy phép trước khi kinh doanh. Những ngành nghề này gọi là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Địa chỉ trụ sở chính liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép. Ví dụ:
– Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm địa điểm phải đáp ứng các điều kiện về an toàn vệ sinh thực phẩm.
– Giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ yêu cầu địa điểm phải phù hợp với quy định về số học viên/m2 diện tích sử dụng.
Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính cũng quyết định cơ quan quản lý thuế trực tiếp doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở chính ở đâu thì cơ quan thuế của quận, huyện đó quản lý. Một số doanh nghiệp do Cục thuế của tỉnh thành phố quản lý. Việc kê khai và nộp thuế tuy hiện nay là kê khai và nộp thuế điện tử.
Nhưng việc quản lý vẫn sẽ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế quản lý mà địa chỉ đóng trên địa bàn. Vì vậy khi đặt trụ sở chính cũng cân nhắc lưu ý về vấn đề này.
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Doanh nghiệp được thực hiện thay đổi địa chỉ công ty theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp như sau:
Bước 1: Kiểm tra khả năng đăng ký được của địa chỉ trụ sở chính công ty
Theo quy định tại khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 quy định về các hành vi bị nghiêm cấm có ghi rõ cấm “Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở;”. Do vậy, đối với những chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở, doanh nghiệp không được phép đăng ký làm trụ sở công ty.
Ngoài ra, đối với những tòa nhà được xây dựng có chức năng làm văn phòng hoặc Chung cư hỗn hợp vừa có chức năng làm văn phòng vừa để ở thì khi lựa chọn đăng ký địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp phải bổ sung thêm giấy tờ chứng minh về địa chỉ trụ sở dự định đăng ký.
Lưu ý khi thay đổi địa chỉ khác quận:
Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty
Theo quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì trường hợp đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
Nghị quyết/ Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần;
Nghị quyết/ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Nếu người đại diện theo pháp luật không tự nộp hồ sơ thay đăng ký kinh doanh thì có thể ủy quyền cho người khác thực hiện. Trường hợp này phải bổ sung thêm Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ.
Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty
Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính bằng cách nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua mạng trên trang https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Bước 4: Những công việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty
Việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sẽ dẫn đến thay đổi thông tin trên con dấu công ty, biển công ty, hóa đơn công ty, và các văn bản, giấy tờ khác.
Vì vậy, sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ trụ sở mới, doanh nghiệp tiến hành thủ tục khắc con dấu pháp nhân mới, làm biển công ty mới, điều chỉnh lại thông tin trên hóa đơn và các giấy tờ khác theo như địa chỉ mà doanh nghiệp đã thay đổi.
Dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Thay đổi lại địa chỉ trụ sở doanh nghiệp có rất nhiều thủ tục phức tạp khiến doanh nghiệp phải mất thời gian và công sức trong việc làm hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Chính vì vậy, Công ty TNHH Luật Trần và Liên Danh cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.
Nếu bạn đang có nhu cầu hoặc đang gặp khó khăn về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp hãy để chúng tôi được tư vấn cho bạn.
Tư vấn về cách lựa chọn trụ sở doanh nghiệp đúng theo quy định của pháp luật. Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp không được đặt trụ sở kinh doanh tại Chung cư hoặc tập thể. C
hính vì vậy trước khi lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở Quý khách hàng cần phải lưu ý vấn đề này. Trong trường hợp Quý khách hàng cần hỗ trợ, Công ty chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm được những văn phòng ưng ý, phù hợp theo yêu cầu của bạn.
Tư vấn và hướng dẫn thủ tục thay đổi trụ sở doanh nghiệp tại cơ quan thuế (nếu có) và Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở.
Soạn thảo hồ sơ và thay mặt khách hàng nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Nhận kết quả sau khoảng thời gian từ 5 – 7 ngày làm việc.
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp.
Dấu tròn công ty theo địa chỉ mới (nếu có).
Công bố thông tin thay đổi tên công ty trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Trần và Liên Danh về giấy chứng nhận đăng mã số thuế và quy định về thủ tục thay đổi địa điểm trụ sở chính. Trường hợp có thắc mắc xin vui lòng liên hệ để được giải đáp cụ thể.
