Ưu điểm của văn phòng đại diện có con dấu riêng và có giấy chứng nhận hoạt động riêng để phục vụ các hoạt động nội bộ của văn phòng đại diện. Mặt khác, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, vì vậy mà văn phòng đại diện cũng không phải chịu các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Khác với địa điểm kinh doanh chỉ được thành lập trong phạm vi tỉnh cùng trụ sở chính với công ty mẹ thì văn phòng đại diện có thể thành lập trong cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với địa chỉ chính của công ty mẹ. Cùng tìm hiểu về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại huyện Hóc Môn trong bài viết sau.
Văn phòng đại diện là gì?
Luật doanh nghiệp năm 2020, Bộ Luật dân sự năm 2015 cho phép các doanh nghiệp được lập ra các đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp; hoặc đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện bảo vệ các lợi ích đó.
Những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có thể được thành lập dưới các mô hình là Chi nhánh công ty hoặc Văn phòng đại diện.
Chức năng của văn phòng đại diện
Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Hồ sơ thành lập chi nhánh của thương gia nước ngoài
– Đơn đề nghị do đại diện có thẩm quyền của thương gia nước ngoài ký
– Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh (phải quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu Chi nhánh)
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài
– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương của thương gia nước ngoài trong năm tài chính gần nhất
– Tài liệu chứng minh trụ sở hợp pháp (Bản sao hợp đồng thuê trụ sở)
– Quyết định về Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Lưu ý: Tài liệu phải dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với thời hạn hoạt động của thương gia nước ngoài (nếu có ghi trên tài liệu): Phải còn ít nhất là 3 năm
* Thành phần hồ sơ: 01 bộ
Các thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại huyện Hóc Môn
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;
Một số câu hỏi liên quan đến thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại huyện Hóc Môn
Văn phòng đại diện cần lưu giữ hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?
Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện cần lưu giữ các tài liệu sau: Giấy phép hoạt động; Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện; Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn tại mục thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký hợp đồng kinh tế không?
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có được thu hộ tiền khách hàng trả công ty nước ngoài không?
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được thực hiện hoạt động thu hộ các khoản khách hàng trả công ty nước ngoài.
Công ty nước ngoài không có dấu, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Các hồ sơ thành lập do công ty nước ngoài ký đóng dấu không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại huyện Hóc Môn
Thủ tục xin thành lập một văn phòng đại diện gồm các giấy tờ như sau:
- Thông báo về việc lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
- Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký)
- Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Với Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
- Với Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
- Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên);
- Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác);
- Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;
Cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại huyện Hóc Môn: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
Thời giạn giải quyết thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại huyện Hóc Môn: 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập hoạt động văn phòng đại diện.
Mỗi đơn vị phải lập và nộp đầy đủ các biểu mẫu báo cáo và các thủ tục liên quan trong thời gian nhất định để tránh phát sinh các khoản phạt từ các cơ quan nhà nước.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại huyện Hóc Môn như thế nào?
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty
Quý khách hàng tham khảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hướng dẫn mục trên
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia
– Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn
– Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;
– Doanh nghiệp tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
– Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện
Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp
Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty
Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động.
Trình tự, thủ tục giải quyết việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại huyện Hóc Môn của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
