Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp. Luật Trần và Liên danh xin được phép tư vấn cho quý độc giả về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Giang.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho các hoạt động của công ty nước ngoài và lợi ích ở Việt Nam.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có các đặc điểm sau:
– Văn phòng đại diện có chức năng là văn phòng liên lạc.
– Văn phòng đại diện sẽ tiến hành nghiên cứu, tìm kiếm thông tin giúp các công ty lớn vào thị trường Việt Nam.
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, không được tham gia vào các hoạt động sinh lợi khác và không được nhân danh mình ký các hợp đồng riêng.
Văn phòng đại diện là hình thức được nhiều công ty lựa chọn khi muốn mở rộng thị trường trong nước cũng như các công ty nước ngoài muốn vào thị trường Việt Nam. Việc thành lập văn phòng đại diện sẽ mang lại những thuận lợi sau:
– Là công cụ nghiên cứu thông tin, nghiên cứu tình hình thị trường.
Thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ giúp các công ty tiếp cận và làm quen với thị trường Việt Nam, tìm kiếm khách hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
– Thủ tục thành lập văn phòng đơn giản, nhanh chóng.
Tại Việt Nam hiện nay, các công ty nước ngoài đủ điều kiện sẽ được hỗ trợ tối đa khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Hơn nữa, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam còn được hỗ trợ đầy đủ về các chế độ pháp lý.
– Chi phí thành lập và vận hành văn phòng đại diện không cao.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, thành lập văn phòng đại diện không cần vốn đầu tư và không đánh thuế trong quá trình hoạt động.
– Làm tiền đề khi chuyển đổi thành công ty con.
Với chức năng chính là tìm kiếm thông tin, điều tra thị trường, xúc tiến hợp tác kinh doanh. Do đó, các công ty khi biết thị trường Việt Nam thì việc thành lập công ty con sẽ an toàn hơn.
Bên cạnh lợi ích của việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty nước ngoài không được thành lập văn phòng đại diện trong một số trường hợp sau đây:
– Công ty nước ngoài chưa hoạt động đủ 1 năm tại nước sở tại.
– Công ty không tôn trọng pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
– Công ty nước ngoài đã có văn phòng đại diện tại tỉnh / thành phố thì không được đặt văn phòng đại diện khác trên cùng địa bàn.
– Các công ty nước ngoài muốn hoạt động kinh doanh có lãi.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Giang gồm những gì?
Theo luật Việt Nam, Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam sẽ bao gồm các tài liệu sau:
– Đơn xin thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký.
– Bản sao đăng ký kinh doanh hoặc tương đương của công ty nước ngoài được dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự.
– Báo cáo tài chính hoặc tài liệu có giá trị tương đương được dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự.
– Bản sao hợp đồng thuê văn phòng đại diện.
– Giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Giang ở đâu?
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài được lập thành 1 bản và nộp tại Sở Công Thương tại trụ sở chính của văn phòng đại diện.
Sau thời hạn nộp hồ sơ, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan nhà nước sẽ yêu cầu bổ sung hồ sơ; Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Bộ Công Thương sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Giấy phép hoạt động được cấp sẽ có thời hạn 5 năm nhưng không vượt quá thời hạn của Giấy chứng nhận đăng ký của công ty nước ngoài nếu pháp luật nước ngoài có quy định về thời hạn.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Luật Trần và Liên danh gồm:
– Tư vấn trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.
– Soạn thảo hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ, tài liệu liên quan đến thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.
– Tư vấn về các quy định của pháp luật hiện hành liên quan đến văn phòng đại diện của doanh nghiệp
– Phân tích, so sánh, đánh giá ưu điểm, nhược điểm của văn phòng đại diện với các loại hình đơn vị phụ thuộc khác
– Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.
– Thực hiện việc khắc Con dấu Văn phòng đại diện và Thông báo sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp trên Công thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
– Hướng dẫn khách hoặc tiến hành nộp tờ khai lệ phí môn bài đối với Văn phòng đại diện và hỗ trợ Quý khách hàng nộp thuế môn bài cho Văn phòng đại diện.
– Tư vấn các nội dung khác liên quan đến quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện.
Ưu và nhược điểm của chi nhánh
Chi nhánh là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được quy định:
“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”
Ưu điểm của chi nhánh công ty?
Chi nhánh có thể được thành lập ở nhiều nơi, đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính nên khách hàng có thể đến các địa chỉ của chi nhánh để thực hiện các hợp đồng hoặc giao dịch mà không cần đến trực tiếp địa chỉ trụ sở công ty.Ví dụ như khách hàng ở trong thành phố Hồ Chí Minh mà công ty ở ngoài Hà Nội thì sẽ rất bất tiện khi khách hàng phải di chuyển ra Hà Nội để làm việc trực tiếp với công ty nhưng nếu công ty có chi nhánh ở trong thành phố Hồ Chí Minh thì khách hàng có thể làm việc trong đó rất thuận lợi.
Chi nhánh được hoạt động, kinh doanh như công ty, có con dấu riêng nên các đối tác, khách hàng hoàn toàn yên tâm khi ký kết hợp đồng với chi nhánh.
Mặc dù là đơn vị phụ thuộc công ty nhưng chi nhánh có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc.
Nhược điểm của chi nhánh công ty?
Do chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên chi nhánh sẽ không có tư cách pháp nhân.
Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho chi nhánh ký các hợp đồng giao dịch nhưng lại không kiểm soát chặt chẽ quá trình giao dịch nên khi có tranh chấp, phát sinh nợ nần, doanh nghiệp là chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật và trước đối tác.
Chi nhánh phải nộp thuế môn bài 1.000.000 đồng/năm
Hướng dẫn soạn quyết định thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện thì công ty, doanh nghiệp cần phải ra quyết định thành lập văn phòng đại diện. Khi soạn thảo quyết định thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý một số nội dung dưới đây:
– Đầu tiên là phần quốc hiệu tiêu ngữ: quốc hiệu và tiêu ngữ ở phía bên phải của văn bản; dưới quốc hiệu, tiêu ngữ là ngày tháng năm ra quyết định. Phía bên trái là tên công ty, số quyết định;
– Tên quyết định: chữ QUYẾT ĐỊNH phải viết in hoa, dưới quyết định là nội dung (Về việc thành lập văn phòng đại diện);
– Căn cứ để ra quyết định: Căn cứ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020; Căn cứ vào Điều lệ của công ty…..; Xét tình hình kinh doanh của công ty;
– Tiếp theo là phần nội dung quyết định:
Quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện; thông tin về tên của văn phòng đại diện; địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện; ngành, nghề đăng ký hoạt động;
Bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện: Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện như họ và tên; số chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân, ngày tháng năm cấp; nơi đăng ký hộ khẩu hường trú;…
Tiếp theo là họ và tên người có trách nhiệm tiến hành các thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;
Những người có trách nhiệm thi hành quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty doanh nghiệp (Ví dụ: người đại diện theo pháp luật của công ty; người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty);
– Thời gian quyết định thành lập văn phòng đại diện có hiệu lực;
– Người có thẩm quyền ra quyết định ký, ghi rõ họ và tên.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Giang
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện:
+ 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện (giám đốc văn phòng đại diện).
Bước 2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện:
- Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, Tên văn phòng đại diện dự định thành lập, tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
- Địa chỉ dự tính đặt văn phòng đại diện.
- Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.
Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
-TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì tự soạn thảo hồ sơ.
-TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này, thành phần hồ sơ như sau:
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.
– TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
– TH2: Các bạn nhờ Luật Trần và Liên danh thực hiện thủ tục thì sẽ được Luật Trần và Liên danh thực hiện toàn bộ thủ tục này.
>>> Lưu ý:
- Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cà nước ngoài. Và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo giới hạn hành chính. Tuy nhiên, các bước chuẩn bị hồ sơ thành lập, điều kiện thành lập và chế độ báo cáo, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phức tạp hơn so với thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong nước. Để biết rõ chi tiết hơn đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, hãy liên hệ Luật Trần và Liên danh để được tư vấn và hướng dẫn làm thủ tục miễn phí.
- Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.
- Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Giang thương nhân nước ngoài
– Thương nhân nước ngoài được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của nước đó
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động không dưới 5 năm, kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp
* Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh thương nhân nước ngoài:
– Không đáp ứng được các quy định nêu trên
– Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ bị cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam
– Thương nhân nước ngoài bị thu hồi Giấy phép thành lập tại Việt Nam trong thời gian 02 năm
– Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Chi nhánh gây phương hại đến quốc phòng, an ninh trật tự xã hội, hoặc văn hoá đạo đức Việt Nam hoặc sức khoẻ của người dân, hoặc huỷ hoại tài nguyên, môi trường
– Hồ sơ không hợp lệ và thương nhân nước ngoài không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Giang
Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.
Trình tự thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Giang thương gia nước ngoài:
– Đại diện thương gia nước ngoài hoặc người được ủy quyền trực tiếp nộp hồ sơ
– Nơi nộp hồ sơ: Bộ Thương mại
– Thẩm định: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh
– Thời hạn cấp giấy phép :
+ Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thẩm định xong và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Chi nhánh, đồng thời gửi bản sao Giấy phép tới UBND cấp tỉnh, Sở Thương mại, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Chi nhánh đặt trụ sở
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép ra thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, chỉnh sửa
+ Trường hợp không cấp phép: Ngay sau khi hết thời hạn nêu trên Bộ Thương mại ra thông báo băng văn bản cho thương nhân nước ngoài và nêu rõ lý do
+ Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
Thông báo hoạt động của Chi nhánh thương nhân nước ngoài (Liên hệ với Luật Trần và Liên danh để được hướng dẫn)
Mở tài khoản:
– Chi nhánh thương nhân nước ngoài được mở tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ và bằng tiền đồng Việt Nam tại Ngân hàng hoạt động tại Việt Nam
– Trong trường hợp đặc biệt, Chi nhánh thương gia nước ngoài được mở tài khoản tại Ngân hàng ở nước ngoài với điều kiện đã được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chấp thuận. Trong trường hợp này Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc sử dụng tài khoản mở ở nước ngoài
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Giang của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
