Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nhiệm vụ của văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích này. Cùng Luật Trần và Liên danh tìm hiểu về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bắc Kạn trong bài viết dưới đây.
Quy định về Trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Thời gian hoạt động của văn phòng đại diện tối đa là 05 (năm) năm và có thể được gia hạn thêm. Trưởng Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là người đứng đầu Văn phòng đại diện. Đây là người điều hành mọi hoạt động của Văn phòng đại diện. Thực hiện các công việc dựa trên sự ủy quyền của Thương nhân nước ngoài. Trưởng Văn phòng đại diện cần lưu ý những vấn đề pháp lý nào?
Trách nhiệm của Trưởng Văn phòng đại diện
Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định:
+ Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
+ Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
+ Nếu Người đứng đầu văn phòng đại diện được công ty nước ngoài ủy quyền. Mục đích để giao kết hợp đồng hoặc sửa đổi hợp đồng. Văn bản ủy quyền phải được lập cho từng lần thực hiện giao kết.
Xử lý khi Trưởng Văn phòng đại diện xuất cảnh
+ Nếu Người đứng đầu Văn phòng đại diện xuất cảnh khỏi Việt Nam. Bắt buộc phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Trưởng Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
+ Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện. Hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác.
Xử lý khi Trưởng Văn phòng đại diện không hiện diện:
Nếu người Trưởng Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày. Và không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự. Thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Các trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm
+ Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
+ Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
+ Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
+ Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bắc Kạn
* Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bắc Kạn
Theo Quyết định 1523/QĐ-BKHĐT, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu tại Phụ lục II-11 Nghị định 122/2020/NĐ-CP.
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện tương ứng với các loại hình doanh nghiệp:
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty. TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty.
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp.
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
- Đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp phải nộp kèm theo:
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
– Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư.
Lưu ý: Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
* Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Các lưu ý thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bắc Kạn cho thương nhân nước ngoài
Bước 01: Tìm hiểu kĩ về các quy định của địa phương về thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài là đơn vị trực thuộc của thương nhân nước ngoài được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, nhằm tiến hành điều tra thị trường và một số hoạt động xúc tiến thương mại được pháp luật Việt Nam cho phép.
- Văn phòng đại diện phải thực hiện theo các quy định về lao động, bảo hiểm xã hội bằng cách đăng ký sử dụng lao động và bảo hiểm hàng tháng. Số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc phải nộp có thể lên đến 34,5% trên ngân sách tiền lương.
- Người nước ngoài làm việc trên 3 tháng được cấp giấy phép lao động.
- Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về thuế thu nhập cá nhân theo mã số đăng ký thuế cho từng nhân viên và buộc phải kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, lập và nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm. Mức thuế thu nhập đối với lao động tạm trú là 20% trên thu nhập kiếm được ở Việt Nam, đối với cư dân từ 5 đến 35% tổng thu nhập.
- Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định khác như Luật Chống rửa tiền, luật thương mại và các luật thuế khác cho bất kỳ hoạt động nào tại Việt Nam. Đặc biệt, người đại diện nên thu thập và quản lý tất cả các hồ sơ kinh doanh có liên quan, nhằm đáp ứng các truy vấn hoặc câu hỏi đến từ các cơ quan có thẩm quyền. Sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt động, bộ phận thuế sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra để xác minh sự thật, công bằng và hợp pháp của mỗi giao dịch …
- Văn phòng đại diện phải lập và nộp báo cáo hàng năm cho Phòng Cấp phép.
- Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện tối đa là 5 năm và có thể được gia hạn.
Bước 02: Chuẩn bị cho các giấy tờ yêu cầu cho việc thành lập văn phòng đại diện
- Nhóm 1: Các loại giấy tờ trực tiếp từ nước ngoài
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Thương nhân nước ngoài.
- Thư bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài.
- Bản sao Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi Thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của Thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
Các loại giấy tờ được nêu ở trên phải được cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Nhóm 2: Các loại giấy tờ khác phải thu thập trong nước
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân của người đứng đầu và văn phòng đại diện.
- Các loại giấy tờ liên quan đến địa điểm thành lập văn phòng đại diện:
+ Bản sao biên bản ghi nhớ (MOU) hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc các tài liệu chứng minh Thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở văn phòng đại diện.
+ Bản sao giấy tờ về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật liên quan.
- Các loại giấy tờ ở nhóm 1 đã được dịch sang tiếng Việt và chứng thực.
- Nhóm 3: Nộp hồ sơ tới các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công thương do Đại diện có thẩm quyền của Thương nhân nước ngoài ký.
- Các tài liệu hợp lệ đã nêu tại Nhóm 1, Nhóm 2.
Bước 03: Xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện
- Hoàn thành tất cả các giấy tờ và hồ sơ trước khi nộp đơn.
- Theo dõi quá trình, truy vấn hoặc yêu cầu từ các nhân viên.
- Có giấy phép trong vòng 20 ngày hoặc sớm hơn.
- Khắc bằng con dấu chính thức.
- Đăng ký chữ ký điện tử để kê khai thuế và lao động.
Bước 04: Hoàn thành các thủ tục tuân thủ ban đầu trước khi vận hành văn phòng
- Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Xuất bản trên ba ấn phẩm liên tiếp của một tờ báo in hoặc các trang báo trực tuyến được cấp phép tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện phải chính thức bắt đầu hoạt động và thông báo bằng văn bản cho Sở Thương mại về việc bắt đầu hoạt động tại trụ sở đăng ký.
- Hồ sơ lao động và hợp đồng lao động.
- Mã số thuế – Thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên địa phương và người nước ngoài.
- Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện.
- Đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên.
- Tờ khai tài khoản ngân hàng của văn phòng.
- Khai báo lao động.
- Tuyên bố sử dụng nhân viên.
Dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bắc Kạn của Luật Trần và Liên Danh
Những ai cần Luật sư tư vấn pháp luật?
Pháp luật điều chỉnh mọi quan hệ xã hội, do vậy, bất cứ người dân nào cũng đều có thể có nhu cầu tư vấn pháp luật. Phần lớn người dân đều không nắm được các quy định pháp luật nên khi gặp bất cứ vướng mắc nào hay khó khăn trong quá trình thủ tục, giải quyết các vụ việc đều rất lúng túng.
Trong những trường hợp này, ngoài việc tham khảo các tin tức, bài viết pháp luật của các trang báo, trang luật chính thống thì cách tốt nhất cho người dân là liên hệ tới các công ty luật uy tín, điển hình như Luật Trần và Liên Danh để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc, tình huống pháp lý trực tuyến một cách nhanh chóng nhất.
Sứ mệnh lớn nhất của Luật Trần và Liên Danh là làm cho pháp luật đến gần nhất với người dân Việt Nam. Về tầm nhìn, Luật Trần và Liên Danh hướng đến trở thành một tổ chức hành nghề Luật sư vươn mình ra thế giới với đội ngũ Luật sư, Chuyên gia tài đức vẹn toàn, hiện đại, chuyên nghiệp, thích ứng cao.
Hiện nay khách hàng có thể liên hệ cho Luật Trần và Liên Danh qua rất nhiều cách thức khác nhau để được tư vấn pháp luật:
Tư vấn pháp luật qua Hotline 0969 078 234
Hình thức kết nối nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất là đặt câu hỏi tư vấn pháp luật qua Tổng đài tư vấn pháp luật online 24/24 của Luật Trần và Liên Danh là 0969 078 234.
Với phương thức này, bạn chỉ cần gọi điện thoại trực tiếp vào số điện thoại 0969 078 234 và đặt các câu hỏi, yêu cầu tư vấn pháp luật của mình cho Luật sư, chuyên viên tư vấn.
Đây là phương thức được nhiều người lựa chọn nhất bởi bạn sẽ không phải di chuyển đi đâu cả, dù bạn đang ở bất cứ nơi nào, ở đâu trên phạm vi lãnh thổ, chỉ cần nhấc máy lên và bấm gọi ngay cho Tổng đài 0969 078 234, các thành viên của Luật Trần và Liên Danh luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn cho bạn.
Vì vậy, để bất cứ khi nào gặp vướng mắc pháp lý cần Luật sư tư vấn đều có thể được hỗ trợ nhanh nhất, bạn hãy lưu ngay số của Luật Trần và Liên Danh vào danh bạ ngay lúc này!
Bạn lưu ý, giờ làm việc của Tổng đài là từ 07h45 đến hết 21h30 đêm vào tất cả các ngày trong tuần (Cả thứ 7 và Chủ nhật). Chỉ cần các bạn có nhu cầu, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn hỗ trợ giải đáp thắc mắc của bạn!
Tư vấn pháp luật qua trang mạng xã hội
Ngoài phương thức tư vấn pháp luật miễn phí điện thoại, bạn cũng có thể liên hệ với Luật Trần và Liên Danh qua một số cách khác như gửi thắc mắc, vấn đề vướng mắc
của mình qua Zalo, Facebook, Google Map,… của Luật Trần và Liên Danh để được hướng dẫn, hỗ trợ.
Tuy nhiên, điểm hạn chế của việc tư vấn pháp luật qua những kênh này là nó chỉ phù hợp để phục vụ hỗ trợ tư vấn những vấn đề pháp lý đơn giản, tốc độ phản hồi của Luật sư không nhanh chóng như phương thức liên hệ trực tiếp qua Tổng đài. Lý do là bởi số lượng cuộc gọi qua Tổng đài rất lớn, các Luật sư phải ưu tiên giải đáp thắc mắc qua điện thoại và cả trực tiếp tại văn phòng.
Tư vấn pháp luật qua Email
Một cách thức khác để nhận được tư vấn chi tiết, cụ thể từ Luật sư là tư vấn pháp lý qua hòm thư Email. Với phương thức này, bạn chỉ cần gửi thắc mắc của mình cho chúng tôi, chúng tôi sẽ soạn thư tư vấn chi tiết cho bạn bao gồm cả hướng dẫn giải quyết vụ việc và cả các cơ sở pháp lý dành riêng cho trường hợp của bạn.
Bạn có thể đọc đi đọc lại để hiểu kỹ và sử dụng làm tài liệu để giải quyết vụ việc thì tư vấn pháp luật qua email là một dịch vụ tuyệt vời dành cho bạn!
Tư vấn pháp luật trực tiếp
Bên cạnh việc tư vấn, hỗ trợ qua Tổng đài hay các trang thông tin chính thống của mình, các Luật sư của Luật Trần và Liên Danh còn thường xuyên hỗ trợ cho người dân trực tiếp tại địa chỉ công ty và cả địa chỉ theo yêu cầu của khách hàng.
Ưu điểm của phương thức tư vấn này là bạn có thể trao đổi trực tiếp với Luật sư của Luật Trần và Liên Danh, bạn có thể trò chuyện, hỏi đáp các vấn đề pháp lý liên tục tùy vào nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, có một bất cập là bạn sẽ phải đặt lịch hẹn trước với Luật sư và bạn hoặc Luật sư của chúng tôi sẽ phải mất thời gian di chuyển.
Dù là với phương thức tư vấn pháp luật nào, Luật Trần và Liên Danh cũng sẽ đảm bảo chất lượng dịch vụ tư vấn cho bạn, chúng tôi cam kết sẽ đưa ra tư vấn tốt nhất riêng biệt cho trường hợp của bạn, đảm bảo lợi ích hợp pháp cho người dân.
Tuy nhiên, nếu trường hợp của bạn không quá phức tạp, chúng tôi khuyến khích bạn liên hệ vào Tổng đài 0969 078 234 để được tư vấn một cách nhanh chóng nhất, đảm bảo quyền lợi tối đa mà vẫn tiết kiệm chi phí, không mất công đi lại.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bắc Kạn của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
