Tạm ứng và thanh toán tạm ứng được thực hiện trong hoạt động doanh nghiệp. Tạm ứng thể hiện nhu cầu và quyền lợi của người lao động khi tạm ứng lương. Trong khi thanh toán tạm ứng được doanh nghiệp cân nhắc thực hiện để đảm bảo nhu cầu của người lao động. Các thủ tục và quy trình được đảm bảo thực hiện trong trách nhiệm, công việc liên quan của mỗi bên. Qua đó giúp đảm bảo thực hiện chuẩn theo quy định, thuận lợi trong quản lý, theo dõi và quy chế hoạt động của đơn vị. Bên cạnh các nhu cầu, các chủ thể cũng cần giải quyết quy trình, thủ tục bằng các mẫu văn bản chuẩn được cơ quan nhà nước ban hành.
Căn cứ pháp lý: Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp.
Tạm ứng là gì?
Tạm ứng được hiểu đơn giản chính là quá trình mà các doanh nghiệp sẽ cần phải ứng ra trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu cụ thể nhằm mục đích để có thể thông qua khoản ứng trước đó thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.
Trong đó thì chủ thể là người nhận tạm ứng sẽ là người lao động của doanh nghiệp. Việc tạm ứng thực hiện bằng văn bản hay chúng ta sẽ còn có thể gọi là giấy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng cũng chính là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ để chủ thể là người lao động thực hiện công việc của doanh nghiệp (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).
Cần lưu ý đối với các chủ thể thực hiện nhận tạm ứng thường xuyên trên thực tế (cụ thể như các chủ thể thường làm việc tại bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) thì các chủ thể đó sẽ cần phải được chủ thể có thẩm quyền thực hiện chỉ định bằng văn bản.
Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng là các việc các chủ thể thực hiện quá trình tạm ứng thanh toán một cách chuyên nghiệp, cụ thể thông qua những bước đã được xác định.
Thanh toán tạm ứng là gì?
Tạm ứng – thanh toán là quá trình được thực hiện trong nhu cầu tạm ứng của người lao động doanh nghiệp. Hoặc thực hiện tạm ứng thực hiện các công việc sản xuất, kinh doanh cụ thể. Nội dung thể hiện là ứng ra trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu để thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp thực hiện thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.
Trong đó người nhận tạm ứng là người lao động của doanh nghiệp. Thông qua các quyền lợi cũng như chế độ trong quy chế làm việc. Đảm bảo người lao động được an tâm làm việc trong nhu cầu cần tiền gấp. Việc tạm ứng thực hiện bằng văn bản hay còn gọi là giấy đề nghị tạm ứng. Mẫu giấy này được nhà nước ban hành phục vụ nhu cầu của người lao động.
Ý nghĩa:
Đây là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, đảm bảo hiệu quả chi tiền trong hoạt động cụ thể. Đồng thời làm thủ tục kế toán và xuất quỹ để quản lý, bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan. Giúp người lao động thực hiện công việc của doanh nghiệp (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương). Tất cả đều đảm bảo trong thực hiện nhu cầu và tiếp cận tiền tạm ứng.
Đối với các chủ thể thực hiện nhận tạm ứng thường xuyên (thường làm việc tại bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) thì phải được chủ thể có thẩm quyền chỉ định bằng văn bản. Theo từng mục hoặc công việc, thời gian cụ thể để tiền tạm ứng được sử dụng đúng mục đích. Nhằm tuân thủ các quy định, thực hiện đúng thẩm quyền. Tránh hiện tượng làm sai thẩm quyền để nhận các lợi ích không chính đáng.
Vai trò của tạm ứng thanh toán:
Quy trình tạm ứng và thanh toán có vai trò rất quan trọng trọng hoạt động của doanh nghiệp. Mang đến các ý nghĩa đảm bảo chất lượng công việc. Cụ thể:
+ Tạo sự chuyên nghiệp, nguồn tiền được sử dụng hiệu quả, ý nghĩa.
Đồng thời rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự, đặc biệt nhân sự liên quan tới công việc kế toán. Phản ánh yếu tố giải quyết nhanh chóng các nhu cầu, cũng như xác nhận hiệu quả trong dòng tiền của doanh nghiệp.
Tăng cường sự hợp tác, đoàn kết, phối hợp giữa các phòng ban. Đảm bảo trong hiệu quả giải quyết tạm ứng nhưng vẫn đảm bảo phân định rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong việc thanh toán. Trong trách nhiệm, quyền hạn của mình, các giấy tờ, hồ sơ cần được thực hiện đúng quy trình. Đảm bảo việc thanh toán diễn ra nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian. Tiền tạm ứng được sử dụng vào đúng mục đích, được kiểm soát.
+ Người lãnh đạo được tập chung sáng tạo, định hướng chiến lược phát triển doanh nghiệp.
Giúp lãnh đạo được “làm đúng công việc của mình”. Cũng như có thể dễ dàng quản lý nắm bắt các hoạt động tạm ứng liên quan. Thông qua các kết quả làm việc của kế toán, căn cứ để nhân viên tự nhìn vào đó và đối chiếu thực hiện sao cho đúng nhất. Khi hoạt động doanh nghiệp ổn định, người điều hành có nhiều thời gian trong hoạch định chiến lược phát triển. Từ đó mà thúc đẩy hiệu quả làm việc của tổ chức, cũng như tính chất chuyên nghiệp trong quản lý, giám sát.
+ Quy trình thanh toán được thực hiện bởi sự phối hợp của nhiều phòng ban, cá nhân.
Mỗi chủ thể có trách nhiệm, quyền hạn và công việc khác nhau. Ngoài sự cụ thể trong nhiệm vụ, còn xác định tính chất phối hợp thực hiện giám sát, quản lý. Kết quả làm việc của bộ phận này có thể phản ánh chất lượng công việc của bộ phận khác. Tạo ra những nút kiểm soát giúp kiểm soát giúp đánh giá công việc, kiểm soát hiệu quả sử dụng tiền trong kinh doanh.
+ Là căn cứ để tham chiếu, giải trình các số liệu.
Như số liệu kế toán, kê khai báo cáo thuế về các khoản chi phí của doanh nghiệp. Mang đến các thông tin, dữ liệu đầy đủ, xác thực để tiến hành kiểm toán. Đảm bảo hiệu quả sử dụng và mục đích của dòng tiền doanh nghiệp. Đặc biệt khi bộ phận kế toán là nhân viên được thuê làm việc trong doanh nghiệp.
Giúp công ty kiểm soát nội bộ hiệu quả trong tính chất phân công, phối hợp. Cũng như giúp việc thu chi trở nên hợp lý, hợp lệ hơn, tránh sai sót về hoá đơn, chứng từ,… Đặc biệt mang đến hiệu quả kiểm soát việc sử dụng chi phí theo các quy định và kế hoạch của công ty. Mang đến chất lượng sử dụng dòng tiền, hiệu quả mang lại trong thực tế.
Thủ tục tạm ứng:
Thủ tục này phải được thực hiện trong nhu cầu, yêu cầu của người lao động. Cũng như lý do thuyết phục để doanh nghiệp giải quyết tạm ứng. Các bước tiến hành như sau:
Bước 1: Người lao động lập giấy Đề nghị tạm ứng theo mẫu của doanh nghiệp để thực hiện công việc công ty phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó, có thể là nhu cầu cá nhân, cũng có thể là nhu cầu sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp. Người lao động phải cung cấp thông tin cá nhân, bên cạnh lý do muốn tạm ứng.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03 – TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC: Mẫu giấy Đề nghị tạm ứng.
Bước 2: Trình ký duyệt
Sau khi làm Giấy đề nghị tạm ứng, người lao động trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý. Đây là các đối tượng trung gian thực hiện nhận giấy để giải quyết thủ tục, nhu cầu cho người lao động. Giấy được đưa qua bộ phận duyệt và ký sau đó giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng. Phải có xác nhận của các chủ thể trong thẩm quyền thì giấy mới có giá trị công nhận. Đây là căn cứ để Bộ phận kế toán thực hiện tạm ứng tiền cho người lao động.
Bước 3: Thủ tục duyệt chi
(i) Kiểm tra và viết phiếu chi.
Mẫu phiếu chi tạm ứng – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
+ Cần thực hiện kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng. Sau đó nhân viên Kế toán thanh toán và viết phiếu chi tạm ứng theo mẫu của công ty. Đây là công việc được thực hiện bỏi bộ phận chi tiền.
+ Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt chi tạm ứng. Thực hiện đối với quyết định duyệt chi được kế toán thực hiện trong hoạt động quản lý chuyên môn.
(ii) Giám đốc duyệt chi sau khi kế toán trưởng ký duyệt và trình duyệt chi. Xác nhận trong thẩm quyền của từng chủ thể liên quan. Thể hiện tính chất phân công, phối hợp trong thẩm quyền để mang đến hiệu quả xác nhận tạm ứng.
(iii) Chi tiền tạm ứng cho người lao động.
Thủ quỹ là bộ phận sau cùng thực hiện chi số tiền bằng với số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên. Thực hiện sau khi nhận được phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc. Đảm bảo trong thủ tục theo quy định.
Bước 4: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ
+ Kế toán có trách nhiệm thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán. Cũng như thực hiện ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng. Nhằm mang đến hiệu quả quản lý cũng như các công tác rà soát sau đó.
+ Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng có đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia nói trên được lưu văn thư theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
Sơ đồ quy trình thanh toán tạm ứng chuẩn:
Bước 1: Nhân viên kế toán tập hợp các chứng từ phát sinh trong quá trình đề nghị thanh toán. Đây là công việc được thực hiện có tính chất giai đoạn. Qua đó để tính toán tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu. Đồng thời phải kiểm tra, rà soát xem những hóa đơn chứng từ này đã hợp lý, hợp pháp hay chưa. Nhằm kiểm tra, thống kê cũng như tìm kiếm các vấn đề trong thời gian làm việc nhất định.
Bước 2: Kiểm tra lại và ký duyệt:
Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán sau đó trình giám đốc ký. Được thực hiện bởi các đối tượng có thẩm quyền trong tính chất phối hợp.
Bước 3: Thanh toán tạm ứng:
Căn cứ các hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thực hiện hoàn ứng cho nhân viên. Phải dựa trên đầy đủ các giấy tờ để đảm bảo hiệu quả phối hợp, kiểm soát trong công việc. Trong một đợt làm việc, số tiền doanh nghiệp có thể tạm ứng được xác định cụ thể. Để đảm bảo hiệu quả phân chia, sử dụng nguồn tiền hợp lý vào các mục đích khác nhau.
Nếu số tiền tạm ứng sau khi sử dụng vẫn còn thì có thể xảy ra các trường hợp sau:
+ Hoàn ứng lại số tiền còn thừa trong trường hợp vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này. Để doanh nghiệp thực hiện các mục đích sử dụng khác. Cũng như quyết toán trong hoạt động của doanh nghiệp ở các đợt khác nhau.
+ Chuyển số dư sang đợt tạm ứng kế tiếp.
Nếu số tiền thực chi đã vượt quá số tiền tạm ứng thì thể xảy ra các trường hợp sau:
+ Người lao động thực hiện xin tạm ứng vào đợt kế tiếp trong trường hợp vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này. Để đảm bảo các nhu cầu cũng như giải quyết mục đích chi tiền trong doanh nghiệp.
+ Chuyển số dư sang đợt tạm ứng kế tiếp.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về bảo hiểm thất nghiệp. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
