Photo công chứng

Sao y bản chính hay còn được gọi là sao y công chứng, bản sao y… Đôi khi nhiều người gọi bản sao y là bản sao. Vậy photo công chứng là gì? Bản sao khác gì với bản photo? Hãy theo dõi bài viết của Luật Trần và Liên Danh để biết thêm thông tin nhé!

Bản sao là gì?

Theo cách giải thích từ ngữ tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Định nghĩa này không yêu cầu bản sao phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, khi đọc định nghĩa này, hầu hết mọi người vẫn rất mơ hồ, không biết bản photo có phải bản sao hay không?

Để hiểu rõ hơn, cùng tìm hiểu trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao tại Điều 6 Nghị định này:

Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Theo như quy định này thì bản sao được chia thành 03 loại: Bản sao, bản sao chứng thực và bản sao được cấp từ sổ gốc.

Như vậy, bản photo từ bản chính (chưa chứng thực) cũng được coi là bản sao (ngoài bản chụp bằng điện thoại, máy ảnh; bản đánh máy…).

Hiện nay, nhiều người vẫn đang hiểu bản sao là bản photo đã được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc. Quan điểm này là chưa đúng nhưng lại là quan điểm “bất thành văn” trong nhiều cơ quan, đơn vị.

Bản photo là gì?

Là bản được tự ý sao chụp bằng các công nghệ in ấn nhưng chưa có bất kì sự xác nhận nào, không có đóng dấu, chỉ đơn thuần là bản photo đen trắng ra từ bản gốc.

Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

Theo đó, có thể có nhiều bản sao được hình thành từ một bản chính bằng cách: Chụp ảnh, photo, scan, đánh máy…

Song chỉ có bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính là có giá trị sử dụng thay cho bản chính (khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Cụ thể:

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bên cạnh đó, theo Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Điểm khác nhau giữa bản sao và bản photo công chứng

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Còn theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Như vậy, có thể thấy “photo công chứng” thực chất là hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, nói cách khác bản photo công chứng chính là bản sao từ bản chính được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.

Theo phân tích ở phần đầu bài viết, bản sao được hiểu đơn giản là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung trong sổ gốc còn bản photo công chứng lại là bản sao từ bản chính được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác so với bản chính.

Do đó, bản photo công chứng có giá trị pháp lý cao hơn so với bản sao.

Các loại bản sao công chứng sử dụng thay cho bản chính

Không phải bất cứ bản sao nào cũng được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chỉ những loại bản sao sau đây mới có chức năng đó:

Bản sao được cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính là Phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ quan công chứng; Cơ quan ngoại giao.

Trong thực tế cuộc sống, khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính, bạn phải cung cấp bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính này chứ không phải bản chụp, bản photo.

Câu hỏi thường gặp

Bản sao là gì?

Là bản photo, sao chụp được xác nhận “sao y bản chính” của các cơ quan có thẩm quyền như cơ quan nhà nước cấp xã phường, quận huyện hoặc xác nhận của công chứng viên, văn phòng công chứng, có đóng dấu xác nhận và được lưu sổ sao y tại cơ quan đó.

Bản sao có thể tồn tại dưới hai dạng:

– Bản chụp từ bản chính: thường gặp nhất là phô tô từ bản chính;

– Bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp): thường gặp nhất là bản sao Giấy khai sinh.

Có bao nhiêu cách hình thành bản sao từ bản chính?

Có thể có nhiều bản sao được hình thành từ một bản chính bằng cách: Chụp ảnh, photo, scan, đánh máy…

Giấy tờ tùy thân “phô tô công chứng” là bản sao được công chứng hay chứng thực?

Việc xác định bản chất của giấy tờ tùy thân “phô tô công chứng” mà từ trước đến nay chúng ta vẫn thường gọi thực chất là bản sao được công chứng hay chứng thực có vai trò quyết định trong việc xác định thẩm quyền của tổ chức, cơ quan thực hiện việc chứng thực:

– Công chứng có thể được hiểu là việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. (Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014)

– Chứng thực là việc căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính ( Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ – CP)

Như vậy về bản chất, giấy tờ tùy thân được “phô tô công chứng” chính là những bản sao, bản chụp có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền là đúng với bản chính. Do đó, cần khẳng định cách gọi “phô tô công chứng” là không đúng với bản chất này, theo quy định của pháp luật như đã phân tích ở trên cần xác định cách gọi chính xác là bản sao có chứng thực của giấy tờ tùy thân (gọi tắt là bản sao chứng thực).

Cơ quan thực hiện thủ tục cấp bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân

Pháp luật hiện nay quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân như sau:

Thứ nhất, căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức chức có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân được phân định theo thẩm quyền cấp bản gốc của giấy tờ tùy thân, theo đó:

– Đối với giấy tờ tùy thân do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp: Thẩm quyền chứng thực thuộc Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là UBND cấp xã) hoặc Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp).

– Đối với giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp: Thẩm quyền chứng thực được quy định do Phòng tư pháp cấp huyện cấp.

Đồng thời tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định rõ: Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Do đó, người yêu cầu chứng thực không bắt buộc phải đến Ủy ban Nhân dân cấp xã hoặc Phòng tư pháp cấp huyện nơi cư trú để thực hiện.

Thứ hai, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân còn được xác định cho công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng (Căn cứ theo Khoản 1 Điều 77 Luật công chứng 2014). Trong trường hợp này, pháp luật không phân định về thẩm quyền theo thẩm quyền cấp bản gốc của giấy tờ tùy thân. Do vậy, mọi trường hợp cần cấp chứng thực bản sao với bản gốc giấy tờ tùy thân đều có thể thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng.

Như vậy, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân không chỉ có Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng tư pháp cấp huyện mà còn bao gồm các tổ chức hành nghề công chứng. Đồng thời pháp luật cũng không giới hạn thẩm quyền cấp bản sao chứng thực theo nơi cư trú. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công dân có thể trực tiếp đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền gần nhất để thực hiện việc chứng thực.

Lệ phí chứng thực và chi phí khác

Khi chứng thực bản sao giấy tờ tùy thân, người yêu cầu chứng thực phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định pháp luật. Về mức lệ phí chứng thực theo Khoản 4 Thông tư số 226/2016/TT-BTC là 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính

Riêng đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến photo công chứng. Hi vọng thông tin hữu ích với bạn.