Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn trong kinh doanh? Tài sản và nguồn vốn có mối quan hệ như thế nào trong kinh doanh? Đây là những câu hỏi thường đặt ra với nhiều người. Để giải đáp cho những thắc mắc đó chúng tôi đã đưa ra những thông tin phân tích trong bài viết sau đây, mời bạn đọc cùng theo dõi.
Tạm ứng trong kinh doanh là gì?
Theo tài khoản 141, tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Người nhận tạm ứng phải là người lao động của doanh nghiệp đó, với người nhận tạm ứng thường xuyên thì phải có văn bản chỉ định của giám đốc công ty và phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về khoản tiền tạm ứng đó và sử dụng theo đúng mục đích và nội dung đã phê duyệt.
Tìm hiểu tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn
Trước tiên để rút ra được tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn, chúng ta hãy tìm hiểu những khái niệm về tài sản trong doanh nghiệp là gì, nguồn vốn trong doanh nghiệp là gì và cùng phân tích, phân loại chúng.
Tài sản trong doanh nghiệp
Khái niệm về tài sản trong doanh nghiệp
Tài sản là một loại vật chất dùng để sản xuất hay tiêu dùng. Tài sản của doanh nghiệp là một vật có thực, đó có thể là tiền, giấy tờ có giá trị được bằng tiền và các quyền thuộc quyền quản lý, sở hữu của doanh nghiệp, được doanh nghiệp sử dụng cho các hoạt động kinh doanh của mình.
Doanh nghiệp bao gồm các loại tài sản như: tiền, chứng khoán, các nhà máy, thiết bị, hàng hóa, thương hiệu,..Tài sản của doanh nghiệp được hình thành từ nguồn góp vốn do các chủ sở hữu doanh nghiệp và do doanh nghiệp tích lũy được từ các hoạt động kinh doanh. Nguồn tài sản này có giá phí xác định và chắc chắn thu được nguồn lợi trong tương lai.
Phân loại các loại tài sản trong doanh nghiệp
Tài sản của doanh nghiệp được chia thành 2 loại chính đó là tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
Tài sản ngắn hạn là gì? Tài sản ngắn hạn là tài sản có thời gian sử dụng trung bình tầm 12 tháng hoặc trong 1 chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Có giá trị sử dụng thấp, thường được đưa vào sử dụng cho các kế hoạch đầu tư ngắn hạn, nhằm đảm bảo khả năng thanh toán, sinh lời tránh gây lãng phí trong quá trình luân chuyển.
Tài sản dài hạn là gì? Tài sản dài hạn là tài sản có thời gian sử dụng trên 12 tháng và được sử dụng trong nhiều chu kỳ kinh doanh. Có giá trị sử dụng lớn và hình thái không bị thay đổi trong nhiều chu kỳ kinh doanh. Tài sản dài hạn bao gồm tài sản cố định, các khoản thu dài hạn, các khoản đầu tư tài chính dài hạn và các loại tài sản dài hạn khác.
Nguồn vốn trong doanh nghiệp
Định nghĩa
Nguồn vốn trong doanh nghiệp là nguồn hình thành trên tài sản của doanh nghiệp. Nguồn vốn là mối quan hệ tài chính mà thông qua đó có thể khai thác hay huy động một số tiền để đầu tư cho các hoạt động của doanh nghiệp. Đơn vị phải có trách nhiệm kinh tế và pháp lý đối với tài sản đó.
Phân loại các loại nguồn vốn trong doanh nghiệp
Nguồn vốn của doanh nghiệp được chia thành 2 loại, đó là nguồn vốn chủ sở hữu và các khoản nợ phải trả.
Nguồn vốn chủ sở hữu là nguồn vốn của chủ sở hữu ban đầu tự có, do doanh nghiệp tạo nên nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh. Nguồn vốn này có thể sử dụng dài hạn và không cần cam kết thanh toán.
Các khoản nợ phải trả là nguồn vốn vay mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán bằng nguồn lực của mình. Đây là nguồn vốn quan trọng nhằm đáp ứng trong quá trình hoạt động sản xuất. Nguồn nợ này bao gồm các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn từ ngân hàng, các tổ chức kinh tế. Doanh nghiệp phải sử dụng các nguồn vốn này một cách hiệu quả để đảm bảo có khả năng thanh toán và tích lũy mở rộng.
Tài khoản 141 là gì, Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tạm ứng
Theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 141 là tài khoản phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 theo thông tư 200 như sau:
Bên Nợ:
Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.
Bên Có:
Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương;
Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.
Số dư bên Nợ:
Số tạm ứng chưa thanh toán
Hạch toán tạm ứng và một số hiểu lầm khi hạch toán tài khoản 141
4.1 Hạch toán tạm ứng
Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,…
Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, …
Có TK 141 – Tạm ứng.
Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141 – Tạm ứng.
Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,…
Có TK 111 – Tiền mặt.
4.2 Một số hiểu lầm khi hạch toán tài khoản 141
Ghi nhận tạm ứng lương là một khoản tạm ứng, hạch toán vào tài khoản: Về bản chất, khoản tạm ứng lương cho người lao động là thanh toán tiền lương cho người lao động dựa trên một nhu cầu cấp thiết của họ nên tạm ứng lương là nợ phải trả của doanh nghiệp, hạch toán vào TK 334.
Ghi nhận một khoản chi tiền không phải cho nhân viên và không nhằm mục đích kinh doanh của doanh nghiệp: Căn cứ theo điểm a, c Khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC thì người nhận tạm ứng là nhân viên của doanh nghiệp và mục đích nhận tạm ứng là để hoàn thành nhiệm vụ được giao có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, bản chất một khoản chi tiền không cho nhân viên và không nhằm mục đích kinh doanh của doanh nghiệp không phải một khoản tạm ứng và không được ghi nhận vào tài khoản 141.
Ví dụ: Ngày 21/5/2022, Giám đốc yêu cầu chi tạm ứng cho Chị A – người quen của giám đốc, số tiền 20 triệu đồng. Kế toán hạch toán đúng như sau:
Nợ TK 1388 : 20.000.000 đ (Chi tiết tên chị H)
Có TK 112 : 20.000.000 đ
Phần mềm online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Phần mềm cho phép kế toán doanh nghiệp:
Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
Làm việc mọi lúc mọi nơi qua internet: giúp kế toán viên nói riêng và ban lãnh đạo doanh nghiệp nói chung có thể kịp thời đưa ra quyết định về vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
….
Các nguyên tắc hạch toán các khoản tạm ứng
Như chúng ta đã nói cụ thể ở trên thì chủ thể là người nhận tạm ứng sẽ phải là người lao động hiện nay đang trực tiếp làm việc tại doanh nghiệp. Đối với các khoản tạm ứng thường xuyên của các chủ thể phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp thì các chủ thể sẽ cần có văn bản chỉ định của giám đốc.
Chủ thể là người nhận tạm ứng sẽ có trách nhiệm cần phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền, vật tư đã tạm ứng và người nhận tạm ứng sẽ chỉ được phép sử dụng tiền đã ứng vào mục đích, công việc đã được phê duyệt.
Trong trường hợp khi số tiền không sử dụng hoặc sử dụng không hết thì chủ thể là người nhận tạm ứng phải hoàn trả về quỹ của doanh nghiệp. Chủ thể là người nhận tạm ứng sẽ tuyệt đối không được tự ý thực hiện việc chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Sau khi người nhận tạm ứng hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng sẽ cần phải thực hiện việc lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc.
Kế toán sẽ căn cứ vào tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ để tiến hành thanh toán số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và phần chênh lệch giữa số tạm ứng ban đầu và thực chi.
Nếu khoản tạm ứng của người nhận tạm ứng không sử dụng hết không được nộp lại quỹ thì sẽ khấu trừ vào lương của chính chủ thể là người nhận tạm ứng.
Trong trường hợp khi người nhận tạm ứng chi quá tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ xem xét tính xác thực của khoản chi và tiến hành chi bổ sung số còn thiếu.
Chủ thể là người lao động phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.
Theo đó, kế toán sẽ có trách nhiệm cần phải mở sổ kế toán chi tiết để nhằm mục đích có thể theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng qua từng lần tạm ứng.
Quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng tiền mặt
Như chúng ta đã phân tích cụ thể bên trên, về cơ bản thì quá trình tạm ứng – quyết toán là quá trình mà các doanh nghiệp ứng ra trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu để nhằm mục đích có thể thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán đối với số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.
Quy trình tạm ứng và thanh toán tiền mặt
Thứ nhất: Các bước tạm ứng bao gồm các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Chủ thể là người lao động sẽ có trách nhiệm phải lập giấy Đề nghị tạm ứng theo mẫu của doanh nghiệp để nhằm mục đích có thể thực hiện công việc công ty phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Bước 2: Trình ký duyệt:
Sau khi chủ thể là người lao động đã làm Giấy đề nghị tạm ứng, người lao động sẽ cần phải trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký sau đó giám đốc sẽ xem xét và ký duyệt cho tạm ứng của các chủ thể là người lao động.
– Bước 3: Thủ tục duyệt chi:
+ Thực hiện kiểm tra và viết phiếu chi:
Sau khi các chủ thể đã kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng thì chủ thể là nhân viên Kế toán sẽ thực hiện thanh toán và viết phiếu chi tạm ứng theo mẫu của công ty.
Chủ thể là kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt chi tạm ứng.
+ Giám đốc duyệt chi sau khi kế toán trưởng ký duyệt và trình duyệt chi lên.
+ Thực hiện chi tiền tạm ứng cho các đối tượng là những người lao động.
– Bước 4: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ:
Chủ thể là kế toán sẽ có trách nhiệm thực hiện việc thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán và ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng cụ thể.
Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng cần có đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia được nói trên và giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng sẽ được lưu văn thư theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
Thứ hai: Các bước thanh toán tạm ứng bao gồm các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Chủ thể là nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm thực hiện tập hợp các chứng từ phát sinh trong quá trình đề nghị thanh toán để nhằm mục đích có thể tính toán tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu đồng thời phải kiểm tra, rà soát xem những hóa đơn chứng từ này liệu đã hợp lý, hợp pháp hay chưa.
– Bước 2: Kiểm tra lại và thực hiện việc ký duyệt:
Kế toán trưởng sẽ có trách nhiệm cần phải kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán sau đó trình giám đốc ký.
– Bước 3: Thanh toán tạm ứng:
Căn cứ các hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán sẽ cần phải thực hiện hoàn ứng cho các nhân viên.
Căn cứ khoản 3 điều 16 Thông tư 151/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính thì hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu sau đây:
– Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghệp theo đúng mẫu quy định hiện hành của Bộ tài chính.
– Báo cáo tài chính năm hoặc báo cáo tài chính; đến thời điểm công ty sáp nhập, chia, tách, giải thể.
– Giấy tờ tuỳ thân người đi nộp thuế cho doanh nghiệp.
– Nếu trường hợp thực hiện việc uỷ quyền thì phải có giấy uỷ quyền; có xác thực chữ ký tại cơ quan có thẩm quyền.
Hy vọng bạn đã giải đáp được thắc mắc về câu hỏi tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn. Chúng ta cũng có thể hiểu tạm ứng là tài sản và cũng có thể là nguồn vốn, bởi tài sản và nguồn vốn luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau, bất kỳ tài sản nào cũng có thể hình thành từ một hay nhiều nguồn vốn, và bất kỳ nguồn vốn nào cũng có thể tạo thành một hay nhiều tài sản.
