Luật công chứng

Công chứng là việc góp phần đảm bảo tính an toàn pháp lý trong giao dịch, do đó hoạt động công chứng ngày càng phát triển. Với sự ra đời của Luật công chứng 2014 một lần nữa thúc đẩy hoạt động này. Cùng Luật Trần và Liên danh tìm hiểu những điểm đáng lưu ý của Luật công chứng nhé!

Công chứng là gì?

Theo khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 công chứng được định nghĩa như sau:Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Rất nhiều người thường lầm tưởng công chứng, chứng thực là một, tuy nhiên 02 khái niệm này lại khác nhau. Sở dĩ chúng thường được gọi chung là bởi công chứng, chứng thực được xếp vào nhóm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của văn bản, hợp đồng…

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định giá trị pháp lý của văn bản công chứng, cụ thể:- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

– Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Như vậy, văn bản công chứng là một chứng cứ hữu hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các chủ thể, phòng ngừa tranh chấp, là bằng chứng xác thực, có giá trị sử dụng như bản gốc.

Thủ tục công chứng giấy tờ

Căn cứ Điều 40 Luật Công chứng 2014, thủ tục công chứng được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứngNgười có yêu cầu công chứng trình bày nội dung cần công chứng và hồ sơ tài liệu cần công chứng với Công chứng viên hoặc chuyên viên văn phòng công chứng.

Bước 2: Kiểm tra số lượng và tính pháp lý giấy tờ trong hồ sơTrường hợp 1: Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật thì thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.Người tiếp nhận hồ sơ thông báo cho khách hàng phí công chứng, thù lao công chứng để khách hàng biết và thoả thuận trước khi thực hiện các công việc nghiệp vụ.Trường hợp 2: Trường hợp hồ sơ thiếu, người tiếp nhận thông báo các giấy tờ cần hoàn thiện.Trường hợp 3: Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết thì từ chối tiếp nhận và giải thích lý do.

Bước 3: Giải quyết yêu cầu công chứng

Bước 4: Ghi lời chứng và kýNgười có yêu cầu đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ trong hồ sơ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Bước 5: Thu phí, đóng dấu và trả kết quả cho khách hàngThư ký viết thông báo phí công chứng và thù lao công chứng. Khi nhận được phí và thù lao, kế toán viết phiếu và chuyển cho khách hàng.Văn thư ghi số công chứng, đóng dấu hồ sơ công chứng, trả hồ sơ đã được công chứng cho khách hàng. Thời hạn công chứng: Không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Mức thu và cách tính phí công chứng mua bán nhà đất 

Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 257/2016/TT-BTC, mức thu và cách tính phí công chứng mua bán nhà, đất được tính trên giá trị chuyển nhượng, cụ thể: 

Lưu ý: Đối với các hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà giá do các bên thoả thuận thấp hơn mức giá do nhà nước quy định, thì giá trị hợp đồng tính phí công chứng được tính theo công thức sau:

Giá trị nhà, đất tính phí công chứng = Diện tích đất ghi trong hợp đồng * Giá đất do Nhà nước quy định

Ví dụ: Anh A và B thực hiện chuyển nhượng quyền sử dụng đất diện tích là 100m2, với giá 01 tỷ đồng. Bảng giá đất theo quy định Nhà nước là 20 triệu đồng/m2.

Như vậy, giá trị tính phí công chứng được tính như sau: 

– Giá trị chuyển nhượng tính phí công chứng = 100m2 x 20 triệu đồng = 2 tỷ.

– Phí công chứng hợp đồng chuyển nhượng = 1 triệu + 600 nghìn đồng (0.06 x 1 tỷ/100). 

Điều kiện để trở thành công chứng viên 

Theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014, để trở thành công chứng viên người đó phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

– Bắt buộc là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam;

– Có bằng cử nhân Luật;

– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;

– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng;

– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

– Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.Đáng chú ý, Luật Công chứng 2014 đã siết chặt hơn điều kiện trở thành công chứng viên, kéo dài thời gian đào tạo nghề công chứng lên thành 12 tháng thay vì 06 tháng như quy định tại Luật công chứng 2006 trước đây.

Khi nào được phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng?

Điều 29 Luật Công chứng 2014 nêu rõ, văn phòng công chứng đã hoạt động từ 02 năm trở lên, nếu có nhu cầu có thể chuyển nhượng cho các công chứng viên khác đáp ứng các điều kiện sau đây:

– Đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với người dự kiến sẽ tiếp quản vị trí Trưởng Văn phòng công chứng;

– Cam kết hành nghề tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng;

– Cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

Công chứng viên đã chuyển nhượng Văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng.

Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng.

Như vậy, chỉ được phép chuyển nhượng văn phòng công chứng khi đã hoạt động được tối thiểu 02 năm.

Vi phạm quy định về công chứng phạt tới 60 triệu đồng

Luật Công chứng 2014 nhấn mạnh trường hợp công chứng viên vi phạm quy định về công chứng thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.

Đối với tổ chức hành nghề công chứng vi phạm thì bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu gây thiệt hại phải bồi thường.

Cụ thể, phạt tiền từ 40 triệu đồng – 60 triệu đồng đối với tổ chức không đủ điều kiện hành nghề công chứng mà hành nghề công chứng dưới bất kỳ hình thức nào (khoản 6 Điều 15 Nghị định 110/2013/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 67/2015/NĐ-CP)

Một số vi phạm thường gặp và mức xử phạt cần biết, cụ thể:

– Không niêm yết phí công chứng, thù lao công chứng và nguyên tắc tính chi phí khác tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phạt tiền từ 01- 02 triệu đồng;

– Thu thù lao công chứng cao hơn mức trần thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và mức thù lao đã niêm yết; thu chi phí cao hơn mức chi phí đã thỏa thuận phạt từ 03 – 07 triệu đồng;

– Phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng đối với hành vi làm giả quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng, giấy đăng ký hoạt động…

Ngoài việc bị phạt tiền, cá nhân, tổ chức vi phạm còn bị buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm; hủy bỏ giấy tờ giả đã tạo.

Xử lý giấy tờ, văn bản chứng thực trái luật

Căn cứ Điều 7 Thông tư quy định, các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định pháp luật về chứng thực sẽ không có giá trị pháp lý.

Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm ra quyết định hành chính hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực không đúng quy định pháp luật và thực hiện đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đó lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Việc làm này phải được thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

Vấn đề công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài

Căn cứ Điều 8 Thông tư này, người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài được công nhận tương đương trong 02 trường hợp sau đây:

– Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài thuộc phạm vi áp dụng của Hiệp định về tương đương văn bằng hoặc công nhận lẫn nhau về văn bằng hoặc Điều ước quốc tế có liên quan đến văn bằng mà Việt Nam là thành viên.

– Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài mà chương trình đào tạo nghề công chứng đã được cơ quan kiểm định chất lượng của nước đó công nhận hoặc được cơ quan có thẩm quyền của nước đó cho phép thành lập và được phép cấp văn bằng.

Người đề nghị công nhận tương đương văn bằng đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ (theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2021/TT-BTP) đến Bộ Tư pháp để được xem xét công nhận. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Quy định chặt chẽ nội dung và hình thức của bản sao từ bản chính.

Điều 10 của Thông tư quy định “Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính”.

Chỉ cho phép chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đối với 04 trường hợp cụ thể, gồm:

– Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

– Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

– Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

– Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

Các vụ việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 14).

Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân tuyệt đối không được ghi nhận xét, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Khoản 1, Điều 15 của Thông tư quy định người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

Bổ sung quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện việc ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa (Khoản 1, Điều 20). Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ và ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định (Khoản 2, Điều 20). Bổ sung mới này đảm bảo sự thống nhất với Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty tại Quảng Ninh của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.­­