Khi văn phòng đại diện hoạt động không còn hiệu quả hay không cần thiết nữa thì doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí. Vậy thủ tục giải thể văn phòng đại diện ra sao? Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện như thế nào? Thủ tục giải thể văn phòng đại diện với cơ quan thuế có phức tạp hay không? Bài viết sau đây của Luật Trần sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích về thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện và những vấn đề liên quan khi giải thể.
Khi nào doanh nghiệp phải giải thể văn phòng đại điện?
- Doanh nghiệp có thể chủ động giải thể văn phòng đại diện trước khi giấy phép kinh doanh hết hạn khi công ty không thể hoạt động kinh doanh do thu lỗ, phá sản,…
- Do công ty mẹ chấm dứt hoạt động kinh doanh trên cùng một lãnh thổ.
- Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp đó không đề nghị gia hạn.
- Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
- Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp hoạt động chưa đủ ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết theo quy định pháp luật
Các công việc cần thực hiện khi giải thể văn phòng đại diện công ty
– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty. Sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty mà bạn cảm thấy việc duy trì hoạt động văn phòng đại diện công ty là không cần thiết thì nên tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện càng sớm càng tốt để tránh những vướng mắc phát sinh về thuế và pháp lý sau này.
– Tuy nhiên, việc giải thể văn phòng đại diện chưa bao giờ là công việc đơn giản với những người chưa từng thực hiện thủ tục này. Thực tế thì khi giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp sẽ phải hoàn tất những công việc sau:
- Đóng cửa mã số thuế của văn phòng đại diện tại chi cục thuế cấp huyện, quận.
- Trả dấu tròn (nếu có) + trả đăng ký mẫu dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Trả giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Quy trình thủ tục giải thể văn phòng đại diện
Bước 1: Tiến hành đóng mã số thuế văn phòng đại diện
– Doanh nghiệp chuẩn bị các thủ tục với cơ quan thuế gồm:
- Công văn chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Quyết định đóng văn phòng đại diện của hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn / hội đồng quản trị đối với loại hình công ty Cổ phần / chủ sở hữu / chủ doanh nghiệp đối với loại hình công ty Tư nhân.
- Biên bản họp của Hội đồng quản trị / Hội đồng thành viên về việc chấm dứt hoạt động Văn Phòng Đại Diện.
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ của công ty.
– Nơi nộp hồ sơ: Tại chi cục thuế cấp quận, huyện. Thời gian giải quyết hồ sơ:
– Thời gian làm việc: Sau 5 – 10 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ kiểm tra sổ sách kế toán, tình hình báo cáo nộp tờ khai, đóng thuế của văn phòng đại diện doanh nghiệp để tiến hành thủ tục khóa mã số thuế văn phòng đại diện
Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của công ty và giám đốc văn phòng đại diện bị giải thể liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ văn phòng đại diện. Công ty có văn phòng đại diện bị giải thể phải chịu tránh nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán những khoản nợ gồm cả nợ thuế, của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Tiến hành làm thủ tục hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện
Doanh nghiệp chuẩn bị:
- Công văn trả con dấu của văn phòng đại diện cần giải thể.
- Quyết định giải thể Văn Phòng Đại Diện.
- Biên bản họp (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh) về việc trả con dấu văn phòng đại diện.
- Quyết định về việc trả con dấu văn phòng đại diện.
- Bản chính giấy đăng ký mẫu dấu, con dấu trong trường hợp bạn trả dấu.
Bước 3: Tiến hành nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
- Biên bản thanh lý tài sản của văn phòng đại diện
- Danh sách chủ nợ và người lao động bao gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
- Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh) về việc giải thể.
- Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị về việc giải thể văn phòng đại diện.
- Công ty tiến hành việc đăng bố cáo giải thể văn phòng đại diện trên cổng thông tin đăng ký quốc gia.
Thời gian xử lý: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ các hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý đầu tư kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ giải thể văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ ra thông báo và xóa dữ liệu của văn phòng đại diện trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Hy vọng qua bài viết về Thủ tục giải thể văn phòng đại diện của Luật Trần biên soạn sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho các cá nhân, doanh nghiệp đang tìm kiếm thông tin pháp lý. Nếu Quý khách hàng vẫn còn băn khoăn về hồ sơ giải thể văn phòng đại diện cũng như thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện, thì đừng ngần ngại mà hãy gọi ngay cho chúng tôi để được các chuyên viên hỗ trợ tư vấn nhé!
