Đại lý du lịch

Đại lý du lịch là gì? Chức năng của đại lý du lịch như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Luật Trần và Liên Danh sẽ giải thích rõ hơn với bạn đọc về đại lý du lịch.

Đại lý du lịch là gì?

Đại lý du lịch giúp các cá nhân, nhóm và khách du lịch kinh doanh lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình du lịch của họ, từ mua gói tour đến đặt vé máy bay và khách sạn. Họ phải làm quen với quy trình và kỹ thuật của các chuyến bay và đặt phòng khách sạn để cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng của họ một cách kịp thời.

Đại lý du lịch giúp các cá nhân, nhóm và khách du lịch kinh doanh lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình du lịch của họ, từ mua gói tour đến đặt vé máy bay và khách sạn. Họ phải làm quen với quy trình và kỹ thuật của các chuyến bay và đặt phòng khách sạn để cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng của họ một cách kịp thời.

Lên kế hoạch cho một chuyến đi là một quá trình tốn thời gian và phức tạp. Đại lý du lịch đơn giản hóa quy trình này cho khách hàng của họ ngoài việc cung cấp dịch vụ tư vấn và toàn bộ các gói du lịch. Họ có thể đặt chuyến bay, du lịch trên biển, cho thuê xe hơi và khách sạn, cũng như các kỳ nghỉ và sự kiện. Đại lý phục vụ cho một nhân khẩu học rộng, phục vụ cả cá nhân và tập đoàn. Họ cũng có thể tập trung trong một phân khúc đặc biệt ; nhiều đại lý chuyên về du lịch giải trí, các chuyến đi cụ thể theo địa điểm đến Châu Âu, Châu Phi hoặc Châu Á.

Trách nhiệm chính của một đại lý du lịch là làm cho quá trình lập kế hoạch du lịch dễ dàng hơn cho khách hàng của họ và đảm bảo họ trải nghiệm chuyến đi tốt nhất có thể. Đại lý du lịch làm việc trực tiếp với du khách và trò chuyện với khách hàng để xác định điểm đến du lịch tốt nhất, sắp xếp phương tiện đi lại và chỗ ở cho các nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Họ có thể đưa ra đề xuất cho khách hàng dựa trên kinh nghiệm của họ, hoặc cung cấp các gói du lịch hoàn chỉnh từ các khu nghỉ mát hoặc tàu du lịch khác nhau. Họ thường bị giới hạn trong một ngân sách và phải được tổ chức chặt chẽ để cung cấp cho khách hàng của họ các thỏa thuận du lịch phù hợp với cả những hạn chế về tài chính và những kỳ vọng về du lịch hoặc kinh doanh, Dịch vụ thành lập công ty.

Đại lý làm việc với các hãng hàng không, tàu du lịch, khu nghỉ mát và các công ty cho thuê để đảm bảo sắp xếp chuyến đi cho khách hàng của họ. Họ nghiên cứu thông tin về kế hoạch du lịch của khách hàng và chuyển tiếp thông tin quan trọng bao gồm điều kiện thời tiết, tư vấn du lịch và các tài liệu cần thiết cho điểm đến của họ.

Đại lý du lịch làm việc quanh năm, nhưng đặc biệt bận rộn trong thời gian nghỉ hè cao điểm vào mùa hè và trong kỳ nghỉ. Trong thời gian đó, các đại lý bận rộn với các chuyến đi lập kế hoạch điện thoại và thực hiện các thay đổi hành trình vào phút cuối cho khách hàng hiện tại. Họ cũng bán các gói kỳ nghỉ từ tàu du lịch, khu nghỉ mát và các điểm đến khác.

Trong mùa giảm giá, các đại lý du lịch đang bận rộn nghiên cứu các điểm đến và tìm hiểu về các dịch vụ mới nhất của các khu nghỉ mát và địa điểm du lịch chính. Họ cũng sẽ khám phá những điểm đến mới và tìm những chuyến đi tốt nhất cho một mục đích du lịch cụ thể, cho dù đó là liên quan đến kinh doanh hoặc để giải trí cá nhân.

Hầu hết các cơ quan du lịch đều chuyên về một số điểm đến và loại khách du lịch. Một số cơ quan chỉ làm việc cho khách du lịch kinh doanh và có thể có các thỏa thuận đặc biệt với một số khách sạn và hãng hàng không (ví dụ: phí đặt phòng đặc biệt), trong khi một số khác chuyên về du lịch giải trí hoặc phiêu lưu và làm việc với khách hàng đang tìm kiếm một kỳ nghỉ.

Điều kiện để trở thành đại lý du lịch

Để trở thành đại lý du lịch thì cá nhân, tổ chức phải đáp ứng đủ các điều kiện thành lập công ty kinh doanh đại lý du lịch theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

Quy định về vấn đề này, tại Điều 40 Luật du lịch 2017 yêu cầu các điều kiện như sau:

Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành phải đăng ký kinh doanh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền và có hợp đồng đại lý với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành.

Tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành phải đăng ký kinh doanh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền và có hợp đồng đại lý với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành.

Trường hợp khách du lịch mua chương trình du lịch thông qua đại lý lữ hành thì hợp đồng lữ hành được giao kết giữa khách du lịch và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành giao đại lý; trong hợp đồng phải ghi tên, địa chỉ của đại lý lữ hành.

 Đại lý du lịch có thể được phân loại thành đại lý thông thường và đại lý độc quyền. Cụ thể như sau:

Đại lý thông thường: Đại lý thực hiện bán hàng và hưởng hoa hồng, tự quyết định chính sách kinh doanh, chi phí. Đại lý bán thông thường không bị giới hạn về sản phẩm kinh doanh mà có thể bán sản phẩm của nhiều nhà cung cấp kể cả những nhà cung cấp được coi là đối thủ cạnh tranh với nhau.

Đại lý độc quyền: Đại lý độc quyền được doanh nghiệp giao đại lý cung cấp giấy phép để sử dụng nhãn hiệu, quy trình kỹ thuật và hỗ trợ hoạt động, tài chính. Đại lý độc quyền chỉ được bán sản phẩm của nhà sản xuất đã cấp giấy phép cho họ.

Chức năng và trách nhiệm của đại lý du lịch

Như đã đề cập ở trên, đại lý du lịch là đơn vị kinh doanh các chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành, cung cấp thông tin và tư vấn cho khách hàng về các chương trình du lịch của doanh nghiệp. Do đó, chức năng chính của đại lý du lịch là kinh doanh các chương trình du lịch, cung cấp thông tin và tư vấn cho khách du lịch về các chương trình du lịch của các công ty lữ hành.

Trách nhiệm chính của một đại lý du lịch là làm cho quá trình lập kế hoạch du lịch dễ dàng hơn cho khách hàng của họ và đảm bảo họ trải nghiệm chuyến đi tốt nhất có thể. Đại lý du lịch làm việc trực tiếp với du khách và trò chuyện với khách hàng để xác định điểm đến du lịch tốt nhất, sắp xếp phương tiện đi lại và chỗ ở cho các nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Ngoài ra, đại lý có thể đưa ra đề xuất dựa trên kinh nghiệm của họ hoặc cung cấp các gói du lịch hoàn chỉnh từ khu nghỉ mát, tàu du lịch,… Đồng thời họ thường bị giới hạn trong một ngân sách và phải được tổ chức chặt chẽ để cung cấp cho khách hàng của họ các thỏa thuận du lịch phù hợp với cả những hạn chế về tài chính và những kỳ vọng về du lịch hoặc kinh doanh. 

Bên cạnh đó, đại lý du lịch cũng sẽ phải làm việc với các hãng hàng không, tàu du lịch, khu nghỉ mát và các công ty cho thuê để đảm bảo sắp xếp chuyến đi cho khách hàng của họ. Họ nghiên cứu thông tin về kế hoạch du lịch của khách hàng và chuyển tiếp thông tin quan trọng bao gồm điều kiện thời tiết, tư vấn du lịch và các tài liệu cần thiết cho điểm đến của họ, thủ tục thành lập công ty.

Du lịch tuy có tính thời vụ, nhưng đại lý du lịch sẽ làm việc quanh năm. Họ đặc biệt bận rộn trong thời gian nghỉ hè cao điểm vào mùa hè và trong kỳ nghỉ. Trong thời gian đó, các đại lý bận rộn với các chuyến đi lập kế hoạch điện thoại và thực hiện các thay đổi hành trình vào phút cuối cho khách hàng hiện tại. Họ cũng bán các gói kỳ nghỉ từ tàu du lịch, khu nghỉ mát và các điểm đến khác. Còn trong mùa giảm giá, các đại lý du lịch chuyển sang việc nghiên cứu các điểm đến và tìm hiểu về các dịch vụ mới nhất của các khu nghỉ mát và địa điểm du lịch chính. Họ cũng sẽ khám phá những điểm đến mới và tìm những chuyến đi tốt nhất cho một mục đích du lịch cụ thể, cho dù đó là liên quan đến kinh doanh hoặc để giải trí cá nhân.

Hầu hết các cơ quan du lịch đều chuyên về một số điểm đến và loại khách du lịch. Một số cơ quan chỉ làm việc cho khách du lịch kinh doanh và có thể có các thỏa thuận đặc biệt với một số khách sạn và hãng hàng không (ví dụ: phí đặt phòng đặc biệt), trong khi một số khác chuyên về du lịch giải trí hoặc phiêu lưu và làm việc với khách hàng đang tìm kiếm một kỳ nghỉ.

Thủ tục thành lập công ty du lịch lữ hành

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ tại sở kế hoạch đầu tư xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

Hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập công ty du lịch lữ hành gồm:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

Điều lệ công ty;

Danh sách thành viên hoặc cổ đông công ty (nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần);

Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực;

Giấy CMND, còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân;

Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN đối với tổ chức (trừ trường hợp tổ chức là Bộ/UBND tỉnh, thành phố) và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân, quyết định uỷ quyền của Người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức;

Quyết định góp vốn đối với thành viên là tổ chức;

Giấy uỷ quyền (nếu ủy quyền cho một tổ chức/cá nhân đi đại diện thủ tục).

Bước 2: Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin về ngành, nghề kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn.

Lưu ý: Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Khắc dấu và nộp hồ sơ thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp

Trong vòng 01 ngày kể từ ngày công ty có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, sau đó sẽ khắc dấu pháp nhân và thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh cho Quý công ty, cách thành lập công ty.

Sau khi nhận thông báo về mẫu con dấu, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Lưu ý khi thực hiện thủ tục thành lập công ty du lịch:

Về vốn điều lệ: Do điều kiện để xin cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế phải yêu cầu ký quỹ tại ngân hàng, nên khi thành lập công ty du lịch lữ hành quốc tế công ty nên thành lập với mức vốn từ 500 triệu đồng trở lên đối với kinh doanh inbound (do khi xin giấy phép kinh doanh lữ hành phải ký quỹ 250 triệu đồng) và 700 triệu đồng đối với kinh doanh outbound (do khi xin giấy phép kinh doanh lữ hành phải ký quỹ 500 triệu đồng). Tài khoản được ký quỹ không thể được rút ra trừ khi doanh nghiệp trẻ lại Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế;

Về ngành nghề: Công ty kinh doanh du lịch phải đăng ký ngành nghề “Điều hành tour du lịch. Chi tiết: Kinh doanh lữ hành nội địa, kinh doanh doanh lữ hành quốc tế”

Ngoài ra công ty du lịch nên đăng ký thêm một số ngành như:

Trên đây, Luật Trần và Liên Danh vừa cùng bạn đọc tìm hiểu đại lý du lịch là gì? Ví dụ và Chức năng của đại lý du lịch? Hy vọng bài viết trên đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin hữu ích. Công ty luật xin cảm ơn!