Trong thời đại kinh tế, công nghiệp hóa hiện đại hóa như hiện nay, việc phát triển giao lưu kinh tế, mua bán trao đổi, đến việc thực hiện các văn bản thủ tục hành chính cũng vì thế mà trở nên có tầm quan trọng hơn bao giờ hết. Một trong những điều quan trọng của việc xác lập văn bản đó là chứng thực giấy khai sinh. Vậy việc chứng thực này được quy định như thế nào? Thực hiện ra sao? và có những điều kiện gì? Bài viết dưới đây của Luật Trần và Liên danh sẽ giúp bạn đọc làm rõ được những vấn đề này.
Chứng thực giấy khai sinh
Khi làm giấy khai sinh, người dân sẽ được cấp bản sao giấy khai sinh. Vậy bản sao có được chứng thực hay không? Trước tiên phải hiểu:
Bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc là bản sao được cấp từ sổ gốc, do cơ quan đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.
Theo quy định hiện nay như sau:
Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về hoạt động Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có quy định về Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính như sau:
“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Như vậy bản sao giấy khai sinh được phép chứng thực.
Giấy tờ cần chuẩn bị khi chứng thực giấy khai sinh
a) Phiếu yêu cầu chứng thực, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu chứng thực, nội dung cần chứng thực, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề chứng thực, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực;
c) Bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác liên quan đến giấy khai sinh.
Giá trị pháp lý của bản sao chứng thực giấy khai sinh
Bản sao giấy khai sinh chứng thực dựa theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP sẽ có giá trị pháp lý như sau:
– Đối với bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc sẽ có giá trị thay cho bản chính, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác. Cơ quan đăng ký hộ tịch đã cấp giấy khai sinh sẽ có thẩm quyền thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc.
– Đối với bản sao giấy khai sinh chứng thực, hay gọi đúng hơn là bản sao giấy khai sinh được chứng thực thì có giá trị thay cho bản chính để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.
Lưu ý: đối với bản sao giấy khai sinh chứng thực nên được chứng thực tại văn phòng chứng thực để tránh mất thời gian khi làm thủ tục.
Thời hạn của bản sao chứng thực giấy khai sinh
Tại Luật chứng thực 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-Cp đều không có quy định về việc bản sao giấy khai sinh chứng thực sẽ có thời hạn sử dụng trong bao lâu. Trên thực tế, bản sao chứng thực sẽ được chia làm hai loại:
– Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
– Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), Giấy chứng minh Nhân dân (15 năm)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Thế nên, bởi vì giấy khai sinh là giấy tờ gốc xác định nhân thân của một cá nhân và không có quy định về thời hạn. Vậy thì bản sao giấy khai sinh chứng thực cũng sẽ có giá trị pháp lý vô thời hạn.
Tuy nhiên, để bản sao giấy khai sinh chứng thực được phản ánh tính chính xác tốt hơn so với giấy khai sinh gốc, bản sao giấy khai sinh chứng thực khi làm thủ tục có thể sẽ bị yêu cầu xuất trình là bản gần nhất với thời điểm làm thủ tục (chứng thực chưa quá 3 đến 6 tháng).
Lưu ý: việc yêu cầu xuất trình bản sao giấy khai sinh chứng thực được chứng thực chưa quá 3 đến 6 tháng không đồng nghĩa với việc bản sao giấy khai sinh chứng thực trước khoảng thời gian đó hết thời hạn.
Bản sao chứng thực giấy khai sinh có thể sử dụng thay cho Giấy khai sinh bản gốc?
Về mặt giá trị pháp lý của bản sao giấy khai sinh và bản sao giấy khai sinh chứng thực thì đều được sử dụng thay cho giấy khai sinh. Tuy nhiên, trong một số trường hợp như cung cấp giấy khai sinh cho em nhỏ khi đi máy bay. Nếu muốn dùng bản sao giấy khai sinh thì phải là bản sao giấy khai sinh được cấp từ giấy khai sinh gốc, chứ không được dùng bản sao giấy khai sinh chứng thực.
Tóm lại, bản sao giấy khai sinh sẽ có giá trị pháp lý tương đương với giấy khai sinh gốc. Còn bản sao giấy khai sinh chứng thực (tức là bản photo giấy khai sinh rồi đem đi chứng thực) thì chỉ có thể thay cho giấy khai sinh chính thực hiện việc đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.
Vậy trong tình huống của khách hàng trên, bản sao giấy khai sinh chứng thực sẽ không thể hoàn toàn thay thế cho giấy khai sinh. Bạn chỉ có thể dùng bản sao giấy khai sinh được cấp từ giấy khai sinh gốc để thay cho giấy khai sinh hoặc làm các thủ tục đăng ký xin cấp lại giấy khai sinh.
Thời hạn sử dụng bản sao được chứng thực, bản sao chứng thực giấy khai sinh là bao lâu?
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau:
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Căn cứ theo quy định trên bản sao chứng minh nhân dân đã được chứng thực của bạn sẽ có giá trị tương đương với bản chính mà không hề có quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao.
Bản sao đã được chứng thực chỉ hết hiệu lực khi bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực hết hiệu lực, có nghĩa là nếu bản chính chứng minh nhân dân của bạn hết hạn thì bản sao chứng thực sẽ hết hạn.
Việc phía cơ quan bạn đưa ra lí do bản sao đã được chứng thực từ 03 tháng trở lên không có hiệu lực là không có cơ sở, tuy nhiên phía cơ quan có quyền từ chối nhận bản sao đó nếu trong thông báo tuyển dụng đã nêu rõ yêu cầu khi nộp hồ sơ xin việc phải bao gồm bản sao giấy chứng minh nhân dân được chứng thực trong thời hạn 03 tháng.
Thứ nhất, quy định pháp luật về việc chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính quy định:
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực (Điều 2).
Vậy ta có thể hiểu đơn giản việc chứng thực chữ ký là việc một cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành việc giám định, đối chiếu chữ ký trên văn bản giấy tờ có liên quan.
Thứ hai, quy định về thủ tục chứng thực chữ ký mới nhất năm 2022
Theo đó tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định về Thủ tục chứng thực chữ ký như sau:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ bao gồm:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp
+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực.
Bước 3: Thực hiện chứng thực giấy khai sinh
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Lưu ý:
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Như vậy, khi muốn chứng thực chữ ký bất kì loại giấy tờ nào đòi hỏi chủ thể có yêu cầu phải đáp ứng được các nội dung yêu cầu cụ thể theo quy định của pháp luật để thủ tục thực hiện được tiến hành đúng trình tự và dễ dàng nhất.
Trên đây là bài viết tư vấn về chứng thực giấy khai sinh của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
