Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định. Quy định văn bản công chứng, chứng thực là gì? Phân biệt thế nào? Hãy cùng Luật Trần và Liên Danh giải đáp các thắc mắc trên qua bài viết dưới đây nhé!
Khái niệm về văn bản Công chứng, Chứng thực
Văn bản là gì?
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối, thư tịch cổ; tác phẩm văn học hay khoa học kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, bản vẽ,… đều được gọi là văn bản, khái niệm này được sử dụng một cách khá phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo,… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản Công chứng, Chứng thực
Văn bản Công chứng là những hợp đồng hoặc giao dịch khác có yêu cầu công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp mà theo quy định của pháp luật văn bản này phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (sẽ làm rõ ở phần sau) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
+ Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
+ Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
+ Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
– Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
Các loại giấy tờ cần thực hiện việc công chứng:
Theo quy định hiện hành những loại giấy tờ sau đây cần bắt buộc thực hiện việc công chứng như sau:
+ Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
+ Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sửu dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng nông nghiệp;
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản.
+ Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
+ Giấy tờ mua bán hoặc tặng cho hoặc thừa kế công trình xây dựng.
+ Hợp đồng hoặc văn bản về việc mua bán hoặc tặng cho hoặc thừa kế đối với rừng sản xuất là rừng trồng
+ Hợp đồng hoặc văn bản về việc mua bán hoặc tặng cho hoặc thừa kế đối với cây lâu năm
+ Văn bản thỏa thuận của người sử dụng đất cho phép sử dụng đất để trồng rừng
+ Di chúc bằng văn bản
+ Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ.
+ Văn bản xác nhận lựa chọn người giám hộ
+ Hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên là hộ gia đình, cá nhân
+ Hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại
+ Di chúc miệng được ghi lại bởi người làm chứng trong thời hạn 05 ngày
+ Thỏa thuận về việc chia tài sản chung của vợ chồng
+ Văn bản thỏa thuận tài sản khi kết hôn
+ Thỏa thuận về việc mang thai hộ
+ Văn bản uỷ quyền cho nhau về việc thoả thuận mang thai hộ
+ Văn bản thoả thuận về việc chia tài sản chung vợ chồng
+ Bản sao hợp đồng cho thuê doanh nghiệp
Trên đây là những loại hợp đồng và những văn bản có yêu cầu công chứng, ta có thể thấy chủ yếu những văn bản này thuộc về bên đất đai và bất động sản, ngoài ra cần có những loại giấy tờ liên quan đến các giao dịch chủ yếu như về doanh nghiệp hay các dịch vụ được thực hiện thông qua phương thức ủy quyền theo quy định pháp luật
Quy định chung về giá trị pháp lý của văn bản công chứng:
Theo Luật Công chứng 2014 thì giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định như sau:
“Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng
Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch”
Như vậy, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan trong hợp đồng, giao dịch. Trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ khi các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác. Văn bản công chứng còn có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Toà án tuyên bố là vô hiệu.
Các văn bản công chứng có giá trị xác thực, giá trị pháp lý và độ tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có chứng nhận xác thực hoặc chỉ trình bày bằng miệng. Các văn bản công chứng bảo đảm sự an toàn của các giao dịch, tạo nên sự tin tưởng của khách hàng, hạn chế mức thấp nhất các tranh chấp xảy ra. Về phương diện Nhà nước cũng đảm bảo trật tự, kỷ cương, ổn định trong việc quản lý các giao dịch; từ đó cũng góp phần làm giảm đáng kể việc giải quyết tranh chấp luôn là gánh nặng của các cơ quan chức năng và giúp các cơ quan chức năng quản lý tốt hơn các hoạt động giao dịch.
Giá trị hiệu lực của văn bản công chứng trong một số trường hợp khác:
Ngoài nội dung được quy định tại Điều 5 Luật công chứng năm 2014 thì tại điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nghị định quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch có quy định như sau:
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Như vậy, ta có thể thấy rằng tuy chưa có quy định cụ thể về nội dung thời hạn đối với văn bản công chứng. Tuy nhiên, trên thực tế việc công chứng từng loại văn bản có nội dung khác nhau thì việc xác định giá trị có hiệu lực của văn bản công chứng cũng sẽ là khác nhau. Cụ thể như sau:
+ Đối với những trường hợp cá nhân đi công chứng giấy tờ là những giấy tờ liên quan đến bảng điểm, bằng tốt nghiệp cấp ba, bằng tốt nghiệp đại học, giấy phép lái xe ô tô, ô tô thì bản chứng thực sẽ có giá trị vô thời hạn.
+ Đối với những giấy tờ là những giấy tờ có xác định thời hạn như phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy chứng minh thư nhân dân….. thì thời hạn có giá trị đối bản gốc là 6 tháng nên đối với bản sao của những giấy tờ này sẽ có giá trị cho đến khi bản gốc còn giá trị hiệu lực. Đối với trường hợp này thì nếu như bản gốc còn thời hạn dài thì bản công chứng thời hạn cũng dài và ngược lại
Sở dĩ có quy định như vậy là bởi lẽ những giấy tờ mang tính chất tạm thời và có thể thay đổi như giấy xác nhận độc thân, phiếu lý lịch tư pháp, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất….. thì có thể thay đổi nội dung thì việc chứng thực chỉ có thời gian hiệu lực trong khoảng thời gian hạn chế là 6 tháng. Việc quy định thời hạn có hiệu lực như vậy giúp cho việc đảm bảo thông tin được chính xác và đúng thực với hiện tại
+ Đối với nhiều trường hợp khi thực hiện thủ tục pháp lý hay các thủ tục hành chính thì bên chủ thể có thẩm quyền giải quyết có quyền yêu cầu chủ thể thực hiện xuất trình bản chính thay cho bản sao có công chứng, hoặc trong nhiều trường hợp không thực sự cần thiết có thể dùng bản gốc để đối chiếu với bản sau mà không cần chứng thực hay công chứng bản sao
+ Đối với giấy tờ trong trường hợp chủ yếu là các hợp đồng dân sự hay cấc hợp đồng ủy quyền đã được công chứng thì việc xác định thời hạn có hiệu lực của văn bản công chứng sẽ được xác định dựa vào căn cứ theo thời hạn hiệu lực của hợp đồng đó. Ngoài ra đối với hợp đồng ủy quyền thì sẽ được xác định tùy theo nội dung, tính chất công việc mà thời hạn được duy trì nội dung công việc được thực hiện và thỏa thuận giữa các bên chủ thể.
Như vậy, ta có thể thấy dựa vào những trường hợp được nêu trên thì pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính.
Một số trường hợp thì bản sao có chứng thực sẽ có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc còn giá trị sử dụng hay còn hiệu lực.
Nhưng ngược lại đối với những giấy tờ không có thời hạn về thời gian sử dụng thì việc bản sao cũng có giá trị sử dụng vĩnh viễn.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về văn bản công chứng Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
