Các bước thành lập công ty mới

Xét về góc độ thực tiễn, thành lập công ty là quá trình chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh để một tổ chức có thể hoạt động kinh doanh, bao gồm văn phòng, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, nhân sự, vốn… Nếu xét theo góc độ luật pháp, thành lập công ty được xem là quá trình thực hiện nhiều thủ tục pháp lý được quy định bởi những cơ quan quản lý, cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Ước tính, mỗi tháng, tại Việt Nam có đến hàng chục nghìn công ty mới được thành lập. Nhu cầu tìm hiểu về thủ tục thành lập công ty là rất lớn. Trong bài viết dưới đây, Luật Trần và Liên Danh sẽ hướng dẫn chi tiết về các bước thành lập công ty mới đối với mọi loại hình doanh nghiệp.

Các bước thực hiện thủ tục thành lập công ty 

Chọn loại hình công ty

Luật Doanh nghiệp hiện hành đang công nhận 05 loại hình doanh nghiệp, gồm:

– Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) 2 thành viên trở lên;

– Công ty TNHH 1 thành viên;

– Công ty cổ phần;

– Công ty hợp danh;

– Doanh nghiệp tư nhân.

Khi có nhu cầu thành lập công ty, các cá nhân, tổ chức trước tiên cần lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp. Để biết nên lựa chọn loại hình doanh nghiệp, cần hiểu rõ về tính chất, đặc điểm và điều kiện của từng loại hình doanh nghiệp này.

Cách đơn giản nhất là dựa theo số lượng thành viên tham gia thành lập công ty. Nếu chỉ có một người thì có thể chọn loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH một thành viên, Dịch vụ thành lập công ty.

Xác định tên công ty, nơi đặt trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh

Về tên công ty 

Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, hướng dẫn bởi Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi đặt tên cho công ty, các tổ chức, cá nhân cần có những lưu ý sau:

Tên tiếng Việt gồm 02 thành tố: Loại hình doanh nghiệp và tên riêng;

Tên công ty không được trùng với tên của công ty khác;

Không sử dụng tên cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội… để đặt tên công ty;

Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, thuần phong, mỹ tục..

Nơi đặt trụ sở công ty 

Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

Vốn điều lệ

Nếu lựa chọn loại hình doanh nghiệp là công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc công ty TNHH, tổ chức, cá nhân phải xác định số vốn điều lệ.

Nếu là công ty cổ phần: Vốn điều lệ là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty.

Nếu là công ty hợp danh hoặc công ty TNHH: Là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty.

Căn cứ: Khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020.

Ngành, nghề kinh doanh

Doanh nghiệp được tự do kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật không cấm. Điều này có nghĩa là, khi thành lập doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phải loại trừ các ngành, nghề mà pháp luật không cho phép kinh doanh.

Ngoài ra, cần lưu ý các ngành nghề bị hạn chế đầu tư, kinh doanh và các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh 

Theo các Điều 19, 20, 21, 22 của Luật Doanh nghiệp 2020, tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký kinh doanh sẽ khác nhau. Cụ thể như sau:

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân.

Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh 

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Điều lệ công ty

Danh sách thành viên

Bản sao giấy tờ pháp lý của từng thành viên

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trong trường hợp là nhà đầu tư nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

​Điều lệ công ty.

Danh sách thành viên.

Bản sao các giấy tờ sau đây:

+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân trong trường hợp thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

+ Giấy tờ pháp lý của tổ chức trong trường hợp thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức, thủ tục thành lập công ty.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài cần có bản sao giấy tờ pháp lý đã được hợp pháp hóa lãnh sự;

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài

Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

– Điều lệ công ty.

– Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

– Bản sao các giấy tờ sau đây:

Giấy tờ pháp lý của cá nhân nếu cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

Giấy tờ pháp lý của tổ chức nếu cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài.

Lưu ý: Tổ chức, cá nhân có thể tải các mẫu giấy ở đường link dưới đây:

– Mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

– Mẫu Điều lệ công ty cổ phần.

Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh 

Nơi nộp hồ sơ 

Sau khi hoàn tất hồ sơ đăng ký kinh doanh, tổ chức, cá nhân cần nộp hồ sơ đến:

Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính của công ty.

Hình thức nộp hồ sơ 

Theo khoản 1 Điều 26 của Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân làm thủ tục đăng ký kinh doanh có thể nộp hồ sơ theo một trong ba hình thức:

Nộp trực tiếp

Nộp qua đường bưu điện

Nộp online qua mạng.

Nộp lệ phí đăng ký kinh doanh 

Một trong những bước quan trọng khi làm thủ tục thành lập công ty là song song với việc nộp hồ sơ, tổ chức, cá nhân phải nộp lệ phí đăng ký kinh doanh.

Theo khoản 37 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, phí, lệ phí đăng ký kinh doanh có thể được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc chuyển vào tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng dịch vụ thanh toán điện tử.

Mức lệ phí:

Căn cứ Thông tư 47/2019/TT-BTC, các khoản phí và lệ phí mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi làm thủ tục thành lập công ty bao gồm:

*Ghi chú: Trường hợp đăng ký kinh doanh qua mạng hoặc thành lập công ty trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh sẽ được miễn 02 khoản phí, lệ phí trên.

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo khoản 5 Điều 26 của Luật Doanh nghiệp 2020, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được cấp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Ngành, nghề kinh doanh không bị cấm;

Tên của doanh nghiệp đặt đúng quy định;

Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ;

Nộp đủ phí và lệ phí theo quy định.

Khắc con dấu của công ty

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các công ty cần thực hiện khắc con dấu để sử dụng cho các giao dịch (hoặc có thể sử dụng chữ ký số để thay cho con dấu).

Theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, các công ty được tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của con dấu.

Lưu ý: Trước đây, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định các công ty phải thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu của công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 hiện nay đã bãi bỏ quy định này. Do đó, các công ty sau khi thành lập không còn phải làm thủ tục công bố mẫu dấu công ty.

Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập công ty và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các công ty cần tiến hành công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Điều 32 của Luật Doanh nghiệp 2020.

Các nội dung cần công bố

Bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây:

– Ngành, nghề kinh doanh;

– Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).

Thời hạn công bố

30 ngày kể từ ngày được công khai, cách thành lập công ty.

Giải đáp một số thắc mắc về thủ tục thành lập công ty

Cần bao nhiêu vốn để thành lập công ty?

Luật Doanh nghiệp hiện hành không giới hạn số vốn của công ty. Các công ty có thể tùy ý đăng ký vốn điều lệ cao hoặc thấp. Tuy nhiên, với một số ngành nghề kinh doanh nhất định phải yêu cầu có vốn pháp định.

Có thể ủy quyền làm thủ tục thành lập công ty không?

Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cho phép ủy quyền làm thủ tục thành lập công ty, trong đó:

– Ủy quyền cho cá nhân: Phải có văn bản ủy quyền;

– Ủy quyền cho tổ chức: Phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ;

– Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là dịch vụ công ích: Phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ;

– Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích: Phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.

Có thể đăng ký căn hộ chung cư làm trụ sở công ty?

Khoản 11 Điều 6 của Luật Nhà ở 2014 quy định cấm “Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở”.

Do vậy, tổ chức, cá nhân cần lưu ý không sử dụng căn hộ chung cư để làm trụ sở công ty.

Nếu vi phạm quy định trên sẽ bị xử phạt với mức 20 – 40 triệu đồng (theo điểm e khoản 1 Điều 70 Nghị định 16/2012/NĐ-CP).

Cách ghi ngành nghề trong hồ sơ đăng ký kinh doanh thế nào?

Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân phải lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để ghi ngành, nghề kinh doanh trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về thủ tục thành lập công ty. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline Công ty luật để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.