Dịch vụ công chứng nói chung và tại văn phòng công chứng hoàng ngân từ khi được xã hội hóa đến nay đã thực sự trở thành dịch vụ cần thiết và ngày càng phát triển ở Việt Nam, đặc biệt ở các thành phố lớn. Nhu cầu công chứng của mỗi người dân cũng ngày càng cao. Vậy nên lựa chọn Văn phòng công chứng như thế nào để tiết kiệm thời gian, hiệu quả và cảm thấy thoải mái?
Quy trình chung công chứng hợp đồng, giao dịch tại văn phòng công chứng hoàng ngân
– Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại Phòng Công chứng).
Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó.
Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: CCV tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn: CCV xem xét hồ sơ, nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần lời chứng.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.
Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
– Bước 2: CCV trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công, soạn thảo, đánh máy văn bản, hợp đồng.
– Bước 3: CCV hoặc chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung bản hợp đồng. Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: trong vòng 02 ngày làm việc).
Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các bản hợp đồng trước mặt mình.
– Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu phí.
– Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định và nhận hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng không quá mười ngày làm việc.
Quy trình công chứng văn bản thoả thuận phân chia thừa kế, khai nhận di sản tại văn phòng công chứng hoàng ngân
– Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự.
Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó.
Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn khách đến Bộ phận thu phí để nộp tiền tạm ứng phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định và cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, thời gian, địa điểm hẹn ký văn bản và các lưu ý khác)
– Bước 2: CCV trực tiếp hoặc Cán bộ nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công để chuẩn bị văn bản niêm yết; văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản.
CCV ký văn bản niêm yết và giao cho bộ phận đã được phân công của Phòng Công chứng đi niêm yết tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã. Việc niêm yết phải có sự xác nhận của đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú của người để lại di sản.
Trường hợp nơi niêm yết ngoài thành phố Hồ Chí Minh, CCV gửi văn bản niêm yết bằng đường công văn cho UBND cấp xả nơi niêm yết.
– Bước 3: Người có yêu cầu công chứng đến Phòng Công chứng theo phiếu hẹn.
Trường hợp có khiếu nại, tố cáo, cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn người có yêu cầu công chứng gặp CCV để được giải thích, hướng dẫn (tùy theo nội dung khiếu nại, tố cáo).
Trường hợp không có khiếu nại, tố cáo,cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản.Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản thì CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc).
Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong văn bản, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào văn bản trước mặt mình.
Trường hợp công chứng văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản đã được soạn thảo sẵn: CCV xem xét văn bản, nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần lời chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của văn bản không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
– Bước 4: CCV ký chứng nhận văn bản và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu phí.
– Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định và nhận lại hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: 20 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (gồm 05 ngày chuẩn bị hồ sơ niêm yết, 15 ngày niêm yết)
Quy trình cấp bản sao văn bản công chứng tại văn phòng công chứng hoàng ngân
– Bước 1: Bộ phận được phân công tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng. Kèm theo Phiếu yêu cầu phải có bản photocopy giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu đã được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chính.
Người có quyền yêu cầu cung cấp bản sao là:
+ Người tham gia hợp đồng, giao dịch;
+ Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng;
+ Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng.
– Bước 2: Lãnh đạo Phòng Công chứng xem xét, trường hợp xét thấy không có cơ sở để cấp bản sao văn bản công chứng thì Trưởng Phòng ghi rõ lý do không cấp. Trường hợp đồng ý cấp bản sao thì Trưởng phòng chuyển phiếu yêu cầu sao lục cho Bộ phận lưu trữ thực hiện.
Cán bộ lưu trữ photocopy văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ, trình Trưởng Phòng ký chứng nhận bản sao và chuyển Bộ phận thu phí.
– Bước 3: Khách nộp phí công chứng, thù lao công chứng theo quy định và nhận bản sao văn bản công chứng tại Bộ phận thu phí;
Thời hạn giải quyết: ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu.
Giá cả, phí dịch vụ có rõ ràng hay không?
Ngoài các thông tin khái quát nhất nhất của một văn phòng công chứng bạn cũng cần phải quan tâm phí sử dụng dịch vụ. Đây cũng chính là một trong những mối quan tâm hàng đầu với mỗi khách hàng khi tìm đến địa chỉ công chứng. Chi phí dịch vụ công chứng đều phải công khai niêm yết các loại phí tại cơ sở theo đúng quy định. Tuy nhiên, không phải ai cũng dành thời gian để tìm hiểu về bảng giá dịch vụ đó. Ban có thể gọi điện trực tiếp đến hotline của văn phòng công chứng để được báo chi phí cụ thể, ngoài các chi phí theo quy định còn có các chi phí khác như: phí soạn thảo, phí ký ngoài trụ sở, phí ký ngoài giờ. Đương nhiên bạn nên ưu tiên chọn địa chỉ công chứng có báo giá rõ ràng không nhất thiết một con số cụ thể và hợp lý bởi vì còn phụ thuộc vào hồ sơ và giá trị tài sản của bạn khi công chứng nữa.
Tìm hiểu về thái độ phục thông qua quá trình tư vấn
Cùng có vai trò giống nhau như so với các cơ quan nhà nước thì văn phòng công chứng giúp cho khách hàng thoải mái và hài lòng hơn mà không quá khô cứng như khi đi công chứng tại các cơ quan nhà nước, bạn không có quyền lựa chọn.
Công chứng cũng như là dịch vụ khác trong xã hội, khi đi công chứng bạn là khách hàng và bạn trả tiền để được phục vụ. Vậy nên bạn có quyền được hưởng một dịch vụ tốt và chất lượng, phù hợp với số tiền mà bạn bỏ ra. Hiểu được nhu cầu này, các văn phòng công chứng sẽ đơn giản hóa nhất các thủ tục mà khách hàng phải làm, giải đáp mọi thắc mắc và tư vấn hỗ trợ cho khách hàng trong quá trình công chứng. Nếu bạn cảm thấy thái độ phục vụ của công chứng viên khiến bạn cảm thấy khó chịu, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn đơn vị công chứng khác mà bạn cảm thấy phù hợp hơn.
Nếu bạn thấy giấy tờ phức tạp chần chừ gì mà không nhấc máy để hỏi tại sao lại phải cung cấp những giấy tờ này, hỏi đến khi nào họ giải thích cho bạn hiểu thì thôi. Lúc đó bạn sẽ thấy thoải mái khi cung cấp giấy tờ cho họ
Về cách thức thực hiện công việc thì các công cứng viên cần phải thực hiện nhanh, gọn, cẩn thận và chính xác. Cái này bạn nhìn hợp đồng học soạn ra là sẽ đánh giá được phần nào. Về thái độ thì bạn cứ đánh giá dựa trên cảm nhận của bạn là chính xác rồi. Dù cảm nhận đó là chủ quan hay khách quan thì dù sao cũng phải có thiện cảm với nhau thì làm việc mới thoải mái được.
Bạn có thể tìm văn phòng công chứng uy tín bằng cách nào.
Với cuộc sống hiện đại như ngày nay, việc tìm kiếm các đơn vị công chứng cũng trở nên rất dễ dàng và tìm kiếm thông tin liên quan đến. Dưới đây là một số cách tìm kiếm mà chúng tôi muốn giới thiệu với để bạn có được sự lựa chọn nhanh chóng, phù hợp.
Tìm hiểu qua mạng internet.
Việc tìm kiếm thông tin qua mạng Internet đã không còn quá xa lạ với mọi người, bạn chỉ cần đến các thiết bị smartphone, laptop,.. chỉ trong vòng vài chục giây bạn có thể tìm kiếm ra hàng trăm địa chỉ văn phòng công chứng ngoài giờ uy tín. Bạn chỉ cần tìm hiểu thông tin rồi đưa ra quyết định lưu ý nên tránh những địa chỉ lừa đảo.
Tìm hiểu qua lời giới thiệu.
Nếu được giới thiệu địa chỉ công chứng qua giới thiệu của bạn bè, người thân chắc hẳn sẽ có niềm tin hơn. Bởi chính họ cũng đã tìm hiểu hoặc đã từng sử dụng dịch vụ tại đó nên cảm thấy hài lòng và phong cách phục vụ tốt sẽ giới thiệu cho bạn.
Văn phòng công chứng là gì?
Văn phòng công chứng là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.
Đặc điểm của văn phòng công chứng hoàng ngân
Văn phòng công chứng có những đặc điểm sau đây.
+ Văn phòng công chứng có con dấu riêng:
Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
+ Văn phòng công chứng có từ 2 công chứng viên trở lên
Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
+ Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng;
Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
+ Văn phòng công chứng thì không có thành viên tham gia góp vốn
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Vai trò của văn phòng công chứng hoàng ngân
Văn phòng công chứng có những vài trò sau đây:
+ Vai trò đối với các bên khi tham gia giao dịch:
Văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức trở nên nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật; qua đó những quyền và lợi ích hợp pháp của họ được đảm bảo một cách tối ưu.
+ Vai trò đối với nhà nước:
Văn phòng công chứng ra đời đã giảm bớt được gánh nặng về số lượng công việc phải là của cơ quan nhà nước liên quan đến vấn đề này; không những thế văn phòng công chứng còn góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.
+ Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chức:
Văn phòng công chứng được phép thu các khoản phí, thù lao khi thực hiên các hoạt động công chứng theo như đã quy định.
Chức năng của văn phòng công chứng hoàng ngân?
Bên cạnh việc cung cấp thông tin về văn phòng công chứng là gì, chúng tôi còn giúp bạn hiểu hơn về chức năng của văn phòng công chứng.
Theo đó, chức năng cơ bản của các văn phòng công chứng bao gồm:
+ Văn phòng công chứng có chức năng là xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc một số giấy tờ khác, v.v …
+ Bên cạnh đó, văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.
Qua đây, sẽ giảm thiểu cũng như phòng ngừa những tranh chấp có thể xảy ra ở mức thấp nhất; đồng thời các quyền và lợi ích hợp pháp của những tổ chức, cá nhân cũng được hỗ trợ bảo vệ; góp phần xây dựng nền kinh tế – xã hội phát triển một cách ổn định và bền vững.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng hoàng ngân của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
