Hiện nay, theo như quy định của pháp luật công chứng thì ngoài việc người dẫn đến các trụ sở ủy ban để công chứng các loại giấy tờ hợp đồng thì công dân có thể tiến hành công chứng tại văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng. Khi cá nhân, tổ chức muốn thành lập văn phòng công chứng thì cần thực hiện thủ tục như thế nào? Trong khuôn khổ bài viết ngày hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn những khái niệm và chức năng của văn phòng công chứng cần giuộc để bạn hiểu hơn về tổ chức hành nghề công chứng này. Và các thủ tục tại văn phòng công chứng.
Công chứng là gì?
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Từ khái niệm trên có thể hiểu một cách gọn như sau: Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận về:
– Xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của một hợp đồng, của giao dịch dân sự bằng văn bản;
– Xác nhận về tính chính xác, tính hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, các văn bản từ tiếng Việt được dịch sang tiếng nước ngoài hoặc được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Theo quy định của pháp luật thì những giấy tờ đó phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Đặc điểm của công chứng?
Trong nội dung ở trên chúng tôi đã nêu rõ khái niệm công chứng là gì theo quy định. Ở nội dung này sẽ nêu cụ thể về các đặc điểm của công chứng.
– Công chứng là một hoạt động do công chứng viên thực hiện theo quy định của pháp luật.
– Người yêu cầu công chứng có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc là cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu thực hiện công chứng các hợp đồng, các giao dịch hoặc các bản dịch.
– Nội dung của việc công chứng là để xác định tính hợp pháp của các hợp đồng, của các giao dịch dân sự. Xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp và không trái với đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, của các văn bản.
– Có hai loại giao dịch được công chứng hiện nay là các loại hợp đồng giao dịch bắt buộc phải thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật và những hợp đồng giao dịch do tổ chức, do cá nhân tự nguyện yêu cầu việc công chứng.
Công chứng ở đâu?
Theo quy định của pháp luật hiện hành người có thẩm quyền công chứng hiện nay là công chứng viên. Công chứng viên là người đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng và được bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của các tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng.
– Văn phòng công chứng chỉ được thành lập mới ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được văn phòng công chứng. Phòng công chứng sẽ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, có con dấu, có tài khoản riêng.
– Phòng tư pháp: Căn cứ theo nhu cầu công chứng ở địa phương thì Sở Tư pháp sẽ chủ trì phối hợp với sở kế hoạch và đầu tư, sở tài chính, sở nội vụ để xây dựng đề án thành lập phòng công chứng và trình ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét quyết định.
Trong đề án cần nêu rõ sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng, dự kiến về việc tổ chức, tên gọi, nhân sự và địa điểm đặt trụ sở. Trong thời gian là 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập phòng công chứng thì sở tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc đăng báo địa phương nơi đặt trụ sở của phòng công chứng trong ba số liên tiếp.
Theo đó tổ chức, cá nhân khi muốn thực hiện thủ tục công chứng tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.
Hiện nay đối với một số giao dịch pháp luật không quy định bắt buộc phải công chứng tuy nhiên việc công chứng sẽ giúp các bên bạn chế được các rủi ro từ những hợp đồng, từ những giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.
Vì sao phải công chứng tại văn phòng công chứng cần giuộc?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam về công chứng, bắt buộc một số giao dịch phải được công chứng. Việc công chứng giao dịch được thực hiện sẽ hạn chế rủi ro pháp lý cũng như những tranh chấp sau quá trình giao dịch.
Đối với các giao dịch bắt buộc phải công chứng nhưng bên không thực hiện công chứng, hợp đồng đó được coi là vô hiệu và không có giá trị pháp lý. Thông thường, các giao dịch liên quan đến bất động sản như mua bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn… đều phải công chứng.
Việc công chứng không chỉ có ý nghĩa về mặt pháp lý mà trên phương diện kinh tế, còn giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.
Thủ tục thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật tại văn phòng công chứng cần giuộc
Thủ tục công chứng sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ tài liệu cần thiết cho việc công chứng
Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ
Bước 2: Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.
Bước 3: Soạn thảo giấy tờ phục vụ cho việc công chứng
Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên tham gia ký hợp đồng công chứng
Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Bước 5: Nộp phí công chứng và nhận bản gốc tài liệu công chứng
Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
Văn phòng công chứng là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định về văn phòng công chứng như sau:
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Tại Khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định về tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:
Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Như vậy, văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng. Văn phòng công chứng cũng có chức năng nhiệm vụ thực hiện hoạt động của tổ chức công chứng.
Quy định về công chứng tại văn phòng công chứng cần giuộc
Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản
Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.
(Điều 42 Luật Công chứng 2014)
Thời hạn công chứng tại văn phòng công chứng cần giuộc
– Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng.
Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.
– Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc;
Đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
(Điều 43 Luật Công chứng 2014)
Địa điểm công chứng tại văn phòng công chứng cần giuộc
– Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp:
Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là:
– Người già yếu;
– Không thể đi lại được;
– Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
(Điều 44 Luật Công chứng 2014)
Chữ viết trong văn bản công chứng tại văn phòng công chứng cần giuộc
– Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết.
Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
(Điều 45 Luật Công chứng 2014)
Nội dung được công chứng tại văn phòng công chứng cần giuộc
Người dân có thể thực hiện công chứng tại văn phòng công chứng các nội dung sau:
– Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
– Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng
– Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
– Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản
– Công chứng hợp đồng ủy quyền
– Công chứng di chúc
– Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản
– Công chứng văn bản khai nhận di sản
– Nhận lưu giữ di chúc
– Công chứng bản dịch
– Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng
Lưu ý: Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.
(Điều 40, 41, 51, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61 Luật Công chứng 2014)
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng cần giuộc của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
