Hiện nay, vấn đề về thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu luôn nhận được sự quan tâm hàng đầu đối với các doanh nghiệp khi mới thành lập. Cụ thể các hồ sơ, thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu như thế nào? Bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của Luật Trần và Liên Danh chúng tôi.
Số bảo hiểm xã hội là gì? Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu như thế nào?
Căn cứ Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:
1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.
2. Đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội.
3. Chính phủ quy định trình tự, thủ tục tham gia và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bằng phương thức giao dịch điện tử.
Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu gồm:
Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm:
– Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
– Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
– Cán bộ, công chức, viên chức;
– Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;
– Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;
– Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;
– Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
– Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
– Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.
Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.
Tuy nhiên, nếu người lao động là người nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc:
– Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, di chuyển tạm thời trong nội bộ doanh nghiệp sang hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng.
– Người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Điều 169 Bộ luật Lao động 2019.
Thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu
Căn cứ theo Mục 1 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 9/9/2015 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn thủ tục đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cụ thể như sau:
Hồ sơ đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến
Người lao động: tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu TK1-TS)
Đơn vị sử dụng lao động:
Tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu TK3-TS)
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS)
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN hằng tháng
Khi có sự điều chỉnh về tăng giảm lao động, điều chỉnh mức lương đóng BHXH, hồ sơ cụ thể như sau:
Người lao động: tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu TK1-TS)
Đơn vị sử dụng lao động:
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS)
Tờ khai thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS). Trường hợp thay đổi thông tin BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp, ví dụ: thay đổi tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện pháp luật…
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Nơi nộp hồ sơ:
Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nộp qua mạng (liên hệ trực tiếp Cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện để biết chi tiết về việc tiếp nhận hồ sơ).
Thủ tục hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT
Căn cứ theo Mục 1 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 9/9/2015 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định hồ sơ cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT và điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT cụ thể như sau:
Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do mất, hỏng, thay đổi số sổ, gộp sổ bảo hiểm xã hội
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS)
Sổ bảo hiểm xã hội đã cấp
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
Sổ bảo hiểm xã hội
Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh theo phụ lục 03
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
Sổ bảo hiểm xã hội
Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh (Mục 1 Phụ lục 03)
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Cấp lại, đổi thẻ BHYT
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS)
Thẻ BHYT (trường hợp hỏng hoặc thay đổi thông tin)
Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ cấp lại, đổi thẻ BHYT (Mục 1, 2 Phụ lục 03 đối với trường hợp thay đổi thông tin)
Thời hạn giải quyết
Cấp mới sổ bảo hiểm xã hội:
Đối với người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
Trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ bảo hiểm xã hội do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng bảo hiểm xã hội hoặc gộp sổ: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày những phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Xác nhận sổ bảo hiểm xã hội: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Cấp thẻ BHYT
Cấp mới thẻ BHYT:
Không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Riêng đối với người hưởng trợ cấp thất nghiệp: không quá 02 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Cấp lại, đổi thẻ BHYT:
Trường hợp không thay đổi thông tin: trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định
Trường hợp thay đổi thông tin: không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Phương thức đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
Đóng hằng tháng
Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của Cơ quan bảo hiểm xã hội mở tại ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước.
Đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần
Đơn vị là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán thì đóng thoe phương thức hằng tháng hoặc 03 tháng, 06 tháng một lần. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của phương thức đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ bảo hiểm xã hội.
Đóng theo địa bàn
Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng bảo hiểm xã hội tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của bảo hiểm xã hội tỉnh.
Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng bảo hiểm xã hội tại địa bàn đó.
Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) là bắt buộc
Quy định về đóng bảo hiểm xã hội lần đầu
Theo quy định tại Luật bảo hiểm xã hội, có 2 đối tượng đáng lưu ý sau là bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội:
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:
a) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
b) Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng; Ngoài 2 đối tượng này, có nhiều đối tượng khác cũng bắt buộc phải đóng BHXH. Tuy nhiên, chỉ riêng 2 đối tượng trên cũng đã chiếm hầu hết người lao động trên cả nước. Chỉ có người lao động làm việc với hợp đồng lao động, thời hạn dưới 01 tháng thì mới không phải đóng bảo hiểm. Như vậy, với hầu hết tất cả các doanh nghiệp thì đóng bảo hiểm là bắt buộc.
Như vậy, khi thành lập doanh nghiệp và sử dụng người lao động, phần lớn các công ty sẽ phải ngay lập tức làm thủ tục đóng bảo hiểm xã hội lần đầu cho nhân viên của mình. Việc không thực hiện thủ tục sẽ được coi là vi phạm và sẽ bị xử phạt tùy mức độ.
Không đăng ký đóng bảo hiểm xã hội có thể bị đi tù?
Nếu doanh nghiệp không tiến hành đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động thì sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật. Nhẹ thì xử phạt hành chính, nặng thì phạt tù! Mức xử phạt vi phạm hành chính tại nghị định 95/2013/NĐ-CP như sau:
Điều 26. Vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp
Phạt tiền với mức từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc truy nộp số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp chưa đóng, chậm đóng đối với hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 Điều này;
b) Buộc đóng số tiền lãi của số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp chưa đóng, chậm đóng theo mức lãi suất của hoạt động đầu tư từ Quỹ bảo hiểm xã hội trong năm đối với vi phạm quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này.
Ngoài việc phải nộp phạt, doanh nghiệp vẫn phải đóng số tiền bảo hiểm cần nộp, và nộp cả tiền lãi với số tiền này nữa. Nếu đã bị phạt hành chính mà doanh nghiệp vẫn tái phạm, thì có thể bị phạt tù theo quy định của bộ luật hình sự. Mức xử phạt như sau
Phạt tù: Cao nhất đến 7 năm tù giam
Phạt tiền: Cao nhất đến 3 tỷ đồng
Mức phạt rất nặng, và cơ chế thanh tra, xử phạt ngày càng xiết chặt. Doanh nghiệp không nên vì lợi ích nhỏ mà phải chịu những hình phạt nặng nề như vậy.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
