Chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế. Trong bài viết dưới đây Luật Trần và Liên Danh sẽ cung cấp đến bạn đọc thủ tục chứng thực giấy ủy quyền theo quy định mới nhất, hãy cùng tìm hiểu nhé!
Chứng thực là gì?
Dưới góc độ ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997, chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng chứng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó”.
Dưới khía cạnh pháp lý, chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.
Cần lưu ý rằng hiện nay, chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng, bao quát khái niệm chứng thực mà chỉ có khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nêu rõ:
– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Ủy quyền là gì?
Ủy quyền được quy định tại Điều 138 Bộ luật dân sự năm 2015 về đại diện theo ủy quyền như sau:
“1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.
Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện”.
Trong đó, theo Điều 101 Bộ luật dân sự năm 2015 thì trường hợp hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự thì các thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân là chủ thể tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự hoặc ủy quyền cho người đại diện tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
Khi có sự thay đổi người đại diện thì phải thông báo cho bên tham gia quan hệ dân sự biết. Trường hợp thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự không được các thành viên khác ủy quyền làm người đại diện thì thành viên đó là chủ thể của quan hệ dân sự do mình xác lập, thực hiện. Việc xác định chủ thể của quan hệ dân sự có sự tham gia của hộ gia đình sử dụng đất được thực hiện theo quy định của Luật đất đai.
Đối với cá nhân, bên ủy quyền và bên được ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.
Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền (Điều 563 Bộ luật dân sự năm 2015).
Bên được ủy quyền được ủy quyền lại cho người khác trong trường hợp có sự đồng ý của bên ủy quyền; Do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì mục đích xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vì lợi ích của người ủy quyền không thể thực hiện được. Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu. Hình thức hợp đồng ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu (Điều 564 Bộ luật dân sự năm 2015).
Thủ tục chứng nhận hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền; chứng thực bản sao, dịch công chứng
Thủ tục gồm:
Chứng thực sao y bản chính các giấy tờ: phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
+ Bản chính giấy tờ cần chứng thực (giấy tờ do cơ quan của Việt Nam cấp).
+ 01 phong bì express/registered (return envelope) ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi trả qua đường bưu điện).
– Lệ phí (trả bằng tiền mặt, Money Order hoặc Bank Cheque ghi người thụ hưởng là “Consulate General of Vietnam in Sydney”).
Công chứng, chứng thực chữ ký trong hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền và các văn bản khác:
+ Hộ chiếu (bản chính hoặc bản sao);
+ Hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền, ….(nên nhờ văn phòng công chứng ở Việt Nam hoặc luật sư Việt Nam thảo giúp, hoặc tham khảo mẫu Hợp đồng ủy quyền, mẫu Giấy ủy quyền tại đây(mẫu giấy ủy quyền, mẫu Hợp đồng ủy quyền), Lưu ý đây chỉ là mẫu tham khảo, không phải mẫu để công dân điền tờ khai).
+ Bản chụp các giấy tờ liên quan đến tài sản nêu trong văn bản cần chứng thực chữ ký.
+ Trường hợp cần làm rõ nội dung và những người liên quan đến việc ủy quyền, đương đơn có thể phải nộp các giấy tờ khác tùy từng trường hợp cụ thể.
+ 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi trả qua đường bưu điện).
– Lệ phí (trả bằng tiền mặt, Money Order hoặc Bank Cheque ghi người thụ hưởng là “Consulate General of Vietnam in Sydney”).
Cách thức nộp hồ sơ và trả kết quả:
Đối với thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký, công dân cần có mặt trực tiếp tại Tổng Lãnh sư quán và ký trước mặt cán bộ Tổng Lãnh sự quán. Trường hợp bất khả kháng không đến trực tiếp được thì đề nghị liên hệ trực tiếp với Tổng Lãnh sự quán để được hướng dẫn cách thức nộp hồ sơ.
6 loại giấy tờ không được chứng thực bản sao
Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các loại giấy tờ, văn bản sau đây không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;
Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;
Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;
Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;
Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Ngoại trừ một số trường hợp không cần hợp pháp hóa lãnh sự:
+ Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ;
+ Chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ nêu trên cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Phân biệt công chứng và chứng thực
|
Tiêu chí |
Công chứng |
Chứng thực |
|
Khái niệm |
Là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng: – Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; – Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014) |
Là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. (Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) |
|
Thẩm quyền |
– Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng). – Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác). |
– Phòng Tư pháp; – UBND xã, phường; – Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; – Công chứng viên Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau. |
|
Bản chất |
– Bảo đảm nội dung của một hợp đồng, giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro – Mang tính pháp lý cao hơn |
– Chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức |
|
Giá trị pháp lý |
– Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng – Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. |
– Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. – Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. – Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. |
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về thủ tục chứng thực giấy ủy quyền Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
