Thông báo thay đổi mẫu dấu với ngân hàng

Nếu như tên doanh nghiệp mang dấu ấn cá nhân và thương hiệu của doanh nghiệp thì con dấu doanh nghiệp được coi là một tài sản không thể thiếu đối với doanh nghiệp.

Con dấu của doanh nghiệp trong các giao dịch liên quan đến hợp đồng, hay đối với các tổ chức tín dụng là không thể thiếu…Tuy nhiên khi có nhu cầu thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh

Vậy hồ sơ, trình tự, thủ tục thông báo thay đổi mẫu dấu với ngân hàng như thế nào. Nộp hồ sơ ở đâu?

Trong phạm vi bài viết chúng tôi sẽ giới thiệu tới quý đọc giả về quy định hiện hành về việc thay đổi mẫu con dấu.

Con dấu của doanh nghiệp là gì ?

Con dấu của doanh nghiệp là phương tiện đặc biệt được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của mình. Con dấu có ý nghĩa thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Nói cách khác có những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không có thì xem như vô hiệu.

Từ năm 2021, vì sự phát triển nhanh chóng của thông tin điện tử; yêu cầu về giao dịch nhanh chóng, xuyên biên giới; rút gọn các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện công việc kinh doanh, nên Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống được làm ở các cơ sở khắc dấu thì chữ kí số cũng được quy định là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý. Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.

Con dấu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp. Nó càng có ý nghĩa quan trọng hơn trong thời đại hiện nay vì khi đó yêu cầu về tính xác thực, tính thẩm quyền đúng đắn ngày càng quan trọng hơn.

Tuy nhiên, rất nhiều người không biết con dấu được thành lập như thế nào, có tác dụng cụ thể ra sao để ứng dụng vào đời sống kinh doanh nên vô tình gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp lẫn đối tác của doanh nghiệp đó. 

 Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp 

Theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Cụ thể:

Thẩm quyền quyết định

Thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu như sau:

Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân. Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Mẫu con dấu công ty

Mẫu con dấu công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Nội dung con dấu

Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.

Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm.

 Những điều cấm về con dấu

Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.

Những điểm mới của Luật Doanh nghiệp năm 2020 về con dấu doanh nghiệp

Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:

– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

– Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quy định này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp. Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.

Theo đó có thể hiểu đơn giản, chữ kí số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Việc đưa chữ ký điện tử làm dấu của doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như hiện nay.

Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

– Tên doanh nghiệp;

– Mã số doanh nghiệp.

Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật.

Không những vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (nội dung này chưa được ghi nhận trực tiếp trong Luật Doanh nghiệp 2014).

Có thể thấy với các quy định mới này, doanh nghiệp đang dần làm chủ con dấu của chính mình.

Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, việc thông báo mẫu dấu là thủ tục bắt buộc hiện nay.

Tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Đây được coi là một quy định mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.

Thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu

Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Quy định này đã được Luật Doanh nghiệp 2020 bổ sung thêm căn cứ thực hiện. Theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.

Bên cạnh đó, quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 hiện đang cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Nhưng từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Mẫu thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………………………….

Mã số doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………………..

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế): ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu như sau:

1. Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (chỉ kê khai trong trường hợp thông báo về mẫu con dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện):

– Tên chi nhánh/văn phòng đại diện: ……………………………………………………………………..

– Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện: ………………………………………………………………….  

2. Hình thức mẫu con dấu:

3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới: từ ngày …. tháng … năm …

Kính đề nghị Quý Phòng công bố mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

Nếu Quý khách hàng vẫn còn vướng mắc những vấn đề liên quan đến thông báo thay đổi mẫu dấu với ngân hàng, nếu bạn còn vướng mắc nào liên quan đến quy định thông báo thay đổi mẫu dấu với ngân hàng thì đừng ngần ngại mà hãy nhấc máy lên liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline để được các chuyên viên hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/7 từ đó giúp doanh nghiệp bạn hoạt động kinh doanh có định hướng thành công.