Chứng thực là hoạt động mà có lẽ hầu hết mọi công dân đều đã từng thực hiện thủ tục này với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, khi được hỏi về chứng thực thì rất nhiều người có sự nhầm lẫn với hoạt động công chứng.
Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin liên quan đến Chứng thực là gì? thẩm quyền chứng thực hợp đồng ủy quyền? và các nội dung liên quan đến chứng thực theo quy định pháp luật hiện hành để Quý khách hàng có thể nắm rõ hơn và có sự phân biệt với Công chứng.
Chứng thực là gì?
Hiện nay, pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về định nghĩa chứng thực là gì? Do vậy, trên thực tế rất nhiều người có sự nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực, thường gọi chung là công chứng mà không biết rằng đây là hai định nghĩa khác nhau hoàn toàn.
Dưới góc độ pháp lý, có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,…
Các văn bản pháp luật hiện hành chỉ có quy định về khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
Ai là người thực hiện chứng thực ?
Căn cứ theo điều 5 Nghị định 23/2015 NĐ – CP quy định như sau :
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Và theo điều 24 Thông tư 01/2020/TT- BTP quy định như sau :
Điều 24. Thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo
Đối với huyện đảo mà ở đó không có Ủy ban nhân dân cấp xã thì Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 1 Điều 5 và khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Ủy quyền là gì?
Ủy quyền được quy định tại Điều 138 Bộ luật dân sự năm 2015 về đại diện theo ủy quyền như sau:
“1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.
Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện”.
Trong đó, theo Điều 101 Bộ luật dân sự năm 2015 thì trường hợp hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự thì các thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân là chủ thể tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự hoặc ủy quyền cho người đại diện tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
Khi có sự thay đổi người đại diện thì phải thông báo cho bên tham gia quan hệ dân sự biết. Trường hợp thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự không được các thành viên khác ủy quyền làm người đại diện thì thành viên đó là chủ thể của quan hệ dân sự do mình xác lập, thực hiện. Việc xác định chủ thể của quan hệ dân sự có sự tham gia của hộ gia đình sử dụng đất được thực hiện theo quy định của Luật đất đai.
Đối với cá nhân, bên ủy quyền và bên được ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.
Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền (Điều 563 Bộ luật dân sự năm 2015).
Bên được ủy quyền được ủy quyền lại cho người khác trong trường hợp có sự đồng ý của bên ủy quyền; Do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì mục đích xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vì lợi ích của người ủy quyền không thể thực hiện được. Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu. Hình thức hợp đồng ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu (Điều 564 Bộ luật dân sự năm 2015).
Nội dung (phạm vi) ủy quyền
Bộ luật Dân sự năm 2015 không quy định rõ phạm vi hay là những vấn đề được ủy quyền. Nội dung được quy định cụ thể tại một số văn bản pháp luật chuyên ngành (hộ tịch…). Tuy nhiên, việc ủy quyền phải bảo đảm quy định chung tại Điều 3, Điều 9, Điều 10 Bộ luật Dân sự năm 2015. Theo đó, cá nhân, pháp nhân thực hiện quyền dân sự theo ý chí của mình, không được trái với các nguyên tắc cơ bản và giới hạn của việc thực hiện quyền dân sự.
– Các nguyên tắc cơ bản gồm:
+ Mọi cá nhân, pháp nhân đều bình đẳng, không được lấy bất kỳ lý do nào để phân biệt đối xử; được pháp luật bảo hộ như nhau về các quyền nhân thân và tài sản.
+ Cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội có hiệu lực thực hiện đối với các bên và phải được chủ thể khác tôn trọng.
+ Cá nhân, pháp nhân phải xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình một cách thiện chí, trung thực.
+ Việc xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự không được xâm phạm đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.
+ Cá nhân, pháp nhân phải tự chịu trách nhiệm về việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ dân sự.
– Giới hạn việc thực hiện quyền dân sự:
+ Cá nhân, pháp nhân không được lạm dụng quyền dân sự của mình gây thiệt hại cho người khác, để vi phạm nghĩa vụ của mình hoặc thực hiện mục đích khác trái pháp luật.
+ Trường hợp cá nhân, pháp nhân không tuân thủ quy định nêu trênn thì Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền khác căn cứ vào tính chất, hậu quả của hành vi vi phạm mà có thể không bảo vệ một phần hoặc toàn bộ quyền của họ, buộc bồi thường nếu gây thiệt hại và có thể áp dụng chế tài khác do luật quy định.
Hình thức ủy quyền
Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về hợp đồng ủy quyền từ Điều 562 đến Điều 569. Tại Điều 562 quy định: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.
Bộ luật Dân sự 2015 không quy định về hình thức Giấy ủy quyền. Tuy nhiên, Giấy ủy quyền lại được ghi nhận trên thực tế và tại nhiều văn bản khác, như: Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ 2005:
“1. Việc uỷ quyền tiến hành các thủ tục liên quan đến việc xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt, huỷ bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ phải được lập thành giấy uỷ quyền.
Giấy uỷ quyền phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ đầy đủ của bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền;
b) Phạm vi uỷ quyền;
c) Thời hạn uỷ quyền;
d) Ngày lập giấy uỷ quyền;
đ) Chữ ký, con dấu (nếu có) của bên uỷ quyền.
Giấy uỷ quyền không có thời hạn uỷ quyền được coi là có hiệu lực vô thời hạn và chỉ chấm dứt hiệu lực khi bên uỷ quyền tuyên bố chấm dứt uỷ quyền”.
Hay tại khoản 19 Điều 20 Thông tư số 58/2020/TT-BCA ngày 16 tháng 6 năm 2020 của Bộ Công an quy định về quy trình cấp, thu hồi đăng ký, biển số phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, quy định về giải quyết một số trường hợp khi đăng ký, cấp biển số xe, trong đó xe là tài sản chung của vợ chồng: “a) Chủ xe tự nguyện khai là tài sản chung của vợ chồng, phải ghi đầy đủ họ, tên và chữ ký của vợ, chồng trong giấy khai đăng ký xe; trường hợp xe thuộc tài sản chung của vợ chồng đã đăng ký đứng tên một người, nay có nhu cầu đăng ký xe là tài sản chung của hai vợ chồng: Giấy khai đăng ký xe, có chữ ký của hai vợ chồng thì cơ quan đăng ký xe thu lại giấy chứng nhận đăng ký xe cũ, cấp giấy chứng nhận đăng ký xe mới; b) Xe của đồng sở hữu khi bán, cho, tặng phải có đủ chữ ký hoặc giấy ủy quyền bán thay của các chủ sở hữu”.
Như vậy, hình thức ủy quyền được thể hiện dưới hai hình thức: Hợp đồng ủy quyền và Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật hoặc do các bên thỏa thuận.
Chứng thực, công chứng giấy ủy quyền
Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản” (điểm d khoản 4 Điều 24).
Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 02/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cụ thể như sau:
“1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.
Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch”.
Như vậy, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ được thực hiện trong trường hợp nêu trên.
Công chứng Giấy ủy quyền
Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Đối với trường hợp công chứng giấy ủy quyền (công chứng giao dịch), cần xác định một số vấn đề pháp lý như sau:
Theo quy định tại Điều 116 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.
Như vậy, giao dịch dân sự có thể là hành vi pháp lý đơn phương. Đối với trường hợp giấy ủy quyền, văn bản thể hiện ý chí, hành vi pháp lý của một bên là bên ủy quyền. Trong trường hợp này, công chứng viên xác định công chứng giấy ủy quyền là hình thức công chứng giao dịch chỉ có một bên.
Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng 2014 thì có 07 mẫu lời chứng sau đây:
– Lời chứng chung đối với hợp đồng (giao dịch);
– Lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu dùng cho bên ủy quyền; mẫu dùng cho bên được ủy quyền);
– Di chúc và văn sửa đổi/bổ sung/hủy bỏ di chúc
– Văn bản thỏa thuận phân chia/văn bản khai nhận di sản
– Văn bản từ chối nhận di sản
– Lời chứng đối với bản dịch.
Với các mẫu lời chứng nêu trên, lời chứng đối với hợp đồng (giao dịch) là mẫu lời chứng dùng cho trường hợp có 02 bên tham gia vào quan hệ hợp đồng, giao dịch; mẫu lời chứng thứ hai dùng cho hợp đồng ủy quyền trong trường hợp các bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Như vậy, không có mẫu lời chứng đối với giấy ủy quyền, nói cách khác là mẫu lời chứng dùng cho giao dịch chỉ có một bên trong quan hệ.
Từ thực tiễn đó, các công chứng viên vận dụng mẫu lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu dùng cho bên ủy quyền) để thực hiện công chứng giấy ủy quyền.
Để bảo đảm cơ sở pháp lý đối với việc công chứng giấy ủy quyền trong trường hợp trên, kiến nghị Bộ Tư pháp xem xét, hướng dẫn mẫu lời chứng đối với giấy ủy quyền để bảo đảm việc thực hiện thống nhất, đồng bộ trong hoạt động công chứng.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về thẩm quyền chứng thực hợp đồng ủy quyền Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
