Ngày nay khi nền kinh tế ngày càng phát triển thì có càng nhiều các giấy tờ, hợp đồng cần được công chứng hơn. Điều này đồng nghĩa với việc các văn phòng công chứng, phòng công chứng phải hoạt động hết công suất để đáp ứng nhu cầu của người dân. Vậy bạn đã có những thông tin gì về văn phòng công chứng hay chưa? Cùng Luật Trần và Liên danh đi tìm hiểu những nét cơ bản về điều kiện, thủ tục thành lập phòng công chứng tư qua bài viết dưới đây nhé!
Điều kiện thành lập văn phòng công chứng
Điều kiện về loại hình doanh nghiệp
Theo khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì Văn phòng công chứng được thành lập dưới loại hình công ty hợp danh.
Tuy nhiên, Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng
– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
– Tiêu chuẩn Công chứng viên được quy định như sau:
Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
+ Có bằng cử nhân luật;
+ Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
+ Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật Công chứng 2014;
+ Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
+ Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
(Điều 8, khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng 2014)
Điều kiện về tên gọi của Văn phòng công chứng
Tên gọi của Văn phòng công chứng được quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014, cụ thể:
Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng
Khoản 1 Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định về trụ sở của Văn phòng công chứng như sau:
Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
Điều kiện về con dấu của Văn phòng công chứng
– Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
– Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy.
– Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
Thủ tục thành lập phòng công chứng tư
Hồ sơ thành lập
– Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;
– Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;
– Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
Nơi nộp hồ sơ thành lập phòng công chứng tư
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Thời hạn giải quyết
Thời hạn giải quyết yêu cầu thành lập Văn phòng công chứng là 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Đăng ký hoạt động phòng công chứng tư
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
– Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:
+ Ttên gọi của Văn phòng công chứng;
+ Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng;
+ Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
+ Danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng;
+ Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
– Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm:
+ Đơn đăng ký hoạt động;
+ Gấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập;
+ Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
– Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
– Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Thế nào là công chứng? Văn phòng công chứng là gì?
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 thì công chứng hiểu như sau:
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”
Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014 có đề cập tới văn phòng công chứng như sau:
Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Vậy thì, văn phòng công chứng được hiểu là tổ chức hành nghề công chứng, trong đó sẽ thực hiện những công việc được quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014.
Thực hiện công chứng, chứng thực tại phòng công chứng tư
a) Về chứng thực
– Điều 77 Luật Công chứng năm 2014 về việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của công chứng viên quy định Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.
– Khoản 4 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của công chứng viên.
Theo đó, Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc: (i) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; (ii) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch. Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Như vậy, công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực 02 nhóm việc như trên. Thủ tục thực hiện theo quy định về chứng thực, cụ thể là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2022 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
b) Về công chứng
Theo quy định tại Chương V Luật Công chứng năm 2014, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch. Trong đó, Luật quy định cụ thể thủ tục chung về công chứng và thủ tục cụ thể trong các trường hợp: Thế chấp bất động sản; hợp đồng ủy quyền; di chúc; văn bản thỏa thuận phân chia di sản; văn bản khai nhận di sản; văn bản từ chối nhận di sản; nhận lưu giữ di chúc; Công chứng bản dịch.
Việc thực hiện công chứng theo quy định của Luật Công chứng.
Công chứng, chứng thực ở nước ngoài tại phòng công chứng tư
– Về chứng thực: Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
– Về công chứng: Khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng năm 2014 quy định Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.
Quy định về công chứng đối với các hợp đồng và văn bản tại phòng công chứng tư
Quy định đối với hợp đồng. Các hợp đồng được quy định trong BLDS chỉ quy định là có chứng thực của công chứng thì hợp đồng là hợp pháp về hình thức. Ví dụ: Điều 450 quy định về hợp đồng mua bán nhà ở. Điều 463 quy định về hợp đồng trao đổi tài sản. Điều 492 quy định về hợp đồng thuê nhà ở. Điều 343 quy định về hình thức hợp đồng thế chấp tài sản. Điều 362 quy định về hình thức hợp đồng bảo lãnh…
Theo Luật Đất đai lại quy định là có chứng thực của công chứng nhà nước thì hợp đồng đó mới hợp pháp về hình thức. Ví dụ: Điều 126 quy định về hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất. Điều 127 quy định về hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Điều 128 quy định về hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất. Điều 130 quy định về đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất. Điều 131 quy định về đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất…
Quy định đối với văn bản chính. BLDS có quy định về trường hợp văn bản chính có công chứng chứng thực thì văn bản đó là hợp pháp. Ví dụ Điều 650 quy định về di chúc bằng văn bản có công chứng chứng thực thì di chúc bằng văn bản đó mới hợp pháp…
Quy định đối với bản sao văn bản. BLTTDS, Luật Tố tụng hành chính và luật khác có quy định bản sao văn bản có công chứng chứng thực hợp pháp thì được công nhận. Ví dụ tại khoản 1 Điều 83 BLTTDS có quy định như sau: “Các tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ, nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng chứng thực hợp pháp…”. Hoặc là trong Điều 76 Luật Tố tụng hành chính có quy định là: “Các tài liệu đọc được, được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp…”
Theo quy định của pháp luật về công chứng đối với các hợp đồng bằng văn bản mà chúng tôi trình bày ở trên, thì chúng ta thấy rằng có hai loại công chứng đối với hợp đồng được lập thành văn bản. Cụ thể là:
Loại thứ nhất: Công chứng đối với hợp đồng dân sự không liên quan đến quyền sử dụng đất được quy định trong BLDS thì pháp luật chỉ quy định chung là có công chứng, chứng thực như hợp đồng mua bán nhà ở (Điều 450 BLDS) hoặc hợp đồng trao đổi tài sản (Điều 492 BLDS)…
Loại thứ hai: Công chứng đối với các hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất của cá nhân, hộ gia đình, tổ chức… Loại này pháp luật lại quy định là công chứng nhà nước chứng thực chứ không phải công chứng chung chung. Ví dụ hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất (Điều 126 Luật Đất đai), hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất (Điều 127 Luật Đất đai) và một số hợp đồng khác quy định trong Luật Đất đai.
Pháp luật quy định hai loại công chứng như vậy là xuất phát từ tính chất của hợp đồng và yêu cầu quản lý của Nhà nước đối với từng loại hợp đồng. Quy định như vậy cũng là để cá nhân, tổ chức, cơ quan biết được để khi giao kết hợp đồng thực hiện cho đúng với quy định của pháp luật đồng thời để cá nhân, cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp hợp đồng làm căn cứ để xác định hợp đồng có vô hiệu về hình thức hợp đồng hay không?
Trường hợp pháp luật quy định công chứng chứng thực thì được hiểu là có thể văn phòng công chứng chứng thực hoặc là Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp chứng thực đều được và là hợp pháp.
Còn trường hợp pháp luật quy định công chứng nhà nước chứng thực, thì được hiểu là chỉ có Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp chứng thực đối với hợp đồng thì hợp đồng đó mới hợp pháp. Vì đây là quy định bắt buộc. Trong trường hợp pháp luật quy định là hợp đồng có công chứng nhà nước chứng thực mà đương sự yêu cầu Văn phòng công chứng chứng thực thì việc chứng thực của Văn phòng công chứng trong hợp đồng là vô hiệu.
Quy định về công chứng trong BLDS, trong BLTTDS, Luật Đất đai, Luật Tố tụng hành chính và các luật khác có liên quan đến Luật Công chứng hiện hành và cơ sở pháp lý để chúng ta xác định Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp là công chứng nhà nước là:
Tại Điều 23 Luật Công chứng có quy định hình thức tổ chức hành nghề công chứng như sau:
“1. Phòng công chứng
Văn phòng công chứng”.
Theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 24 Luật Công chứng thì “Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập và Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp…”
Theo quy định tại Điều 26 Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập và được tổ chức, hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.
Từ các quy định của pháp luật về công chứng chứng thực đối với các hợp đồng các văn bản chính và văn bản sao nên trước khi thực hiện công chứng, cá nhân, cơ quan, tổ chức cần thiết phải xem lại luật quy định công chứng, chứng thực hay công chứng nhà nước chứng thực. Nếu pháp luật quy định là công chứng nhà nước chứng thực thì phải đến Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp để công chứng. Có như vậy mới hợp pháp.
Trên đây là bài viết tư vấn về phòng công chứng tư của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
