Dịch vụ công chứng từ khi được xã hội hóa đến nay đã thực sự trở thành dịch vụ cần thiết và ngày càng phát triển ở Việt Nam, đặc biệt ở các thành phố lớn. Nhu cầu công chứng của mỗi người dân cũng ngày càng cao. Vậy nên lựa chọn phòng công chứng nhà nước như thế nào để tiết kiệm thời gian, hiệu quả và cảm thấy thoải mái?
Văn phòng công chứng có được mở thêm chi nhánh không?
Để giải đáp câu hỏi này thì Luật Trần và Liên danh sẽ trình bày cho bạn đọc về các hành vi bị nghiêm cấm đối với văn phòng công chứng. Theo đó, tổ chức hành nghề công chứng bị nghiêm cấm thực hiện các hành vi sau đây:
+ Văn phòng công chứng tiết lộ thông tin về nội dung công chứng mà không được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định được phép tiết lộ thông tin về nội dung công chứng. Văn phòng công chứng sử dụng thông tin về nội dung đã công chứng để thực hiện các hành vi xâm hại quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức.
+ Mặc dù mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch là trái với quy định của pháp luật và đạo đức xã hội, tạo điều kiện cho các bên hoặc một bên tham gia hợp đồng, giao dịch tiến hành giao dịch giả tạo, trốn tránh nghĩa vụ hoặc hành vi gian dối khác mà vẫn tiến hành công chứng
+ Tiến hành công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch liên quan đến tài sản, lợi ích của cá nhân mình hoặc liên quan đến vợ hoặc chồng; bố mẹ đẻ, bố mẹ nuôi của mình hoặc của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi hợp pháp, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột của mình hoặc của vợ hoặc chồng; cháu.
+ Dù không có lý do chính đáng mà vẫn từ chối yêu cầu công chứng hoặc tiến hành công chứng nhưng lại gây khó khăn, sách nhiễu cho người yêu cầu công chứng;
+ Ngoài phí công chứng đã quy định, thỏa thuận mà tiến hành nhận thêm hoặc đòi thêm tiền hoặc lợi ích vật chất, phi vật chất từ người yêu cầu công chứng hoặc người thứ ba để thực hiện hoặc không thực hiện việc công chứng gây thiệt hại cho cá nhân, cơ quan, tổ chức.
+ Có hành vi ép buộc người khác sử dụng dịch vụ của văn phòng công chứng; cấu kết, thông đồng với cá nhân, cơ quan, tổ chức làm sai lệch nội dung của văn bản công chứng, hồ sơ công chứng;
+ Đe dọa gây áp lực, đe dọa hoặc tiến hành hành vi mà pháp luật không cho phép, trái đạo đức xã hội để giành ưu thế cho mình hoặc cho văn phòng công chứng.
+ Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và văn phòng công chứng của mình
+ Ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng đã đăng ký thì tổ chức hành nghề công chứng còn tiến hành mở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm giao dịch khác; hoặc kinh doanh, sản xuất, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký.
+ Công chứng viên hành nghề cùng lúc từ hai tổ chức hành nghề công chứng trở lên hoặc đảm nhiệm, thực hiện công việc thường xuyên khác.
+ Công chứng viên đang thực hiện quản lý doanh nghiệp khác, môi giới, đại lý, có chia lợi nhuận trong hợp đồng, giao dịch đã tiến hành công chứng;
+ Thực hiện đã hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng mà pháp luật đã quy định.
Đối chiếu với các hành vi mà pháp luật cấm đối với văn phòng công chứng thì văn phòng công chứng không được lập chi nhánh ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng đã đăng ký. Việc thành lập chi nhánh là trái với quy định và các cơ quan, tổ chức, cá nhân công chứng tại các địa điểm này không được công nhận. Chỉ trong các trường hợp pháp luật quy định thì việc công chứng mới được thực hiện ngoài trụ sở đã đăng ký, bao gồm:
Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng mà người yêu cầu công chứng không thể tự đến trụ sở của văn phòng công chứng để thực hiện việc công chứng.
Các việc liên quan đến công chứng, chứng thực tại phòng công chứng nhà nước
Trong thực tế thường phát sinh các việc liên quan cần được công chứng hoặc chứng thực, có thể liệt kê như sau:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
+ Chứng thực/công chứng Bản dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
+ Công chứng/chứng thực Hợp đồng, giao dịch.
+Công chứng/chứng thực các văn bản liên quan đến di chúc: Di chúc; văn bản từ chối nhận di sản; văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.
Trong đó, một số việc pháp luật cho phép được lựa chọn để thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc tại Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thực hiện chứng thực tại phòng công chứng nhà nước có thẩm quyền
Theo quy định tại khoản 1, 2, 5, 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu chứng thực được đề nghị chứng thực tại các cơ quan nhà nước, phòng công chứng nhà nước như sau:
“1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà”.
Văn phòng công chứng, phòng công chứng nhà nước uy tín cần những tiêu chí nào?
Về địa điểm
VPCC ở nơi giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm, không tắc đường, ngập lụt, có nhiều chỗ đỗ xe ô tô, xe máy và có bảo vệ trông giữ cẩn thận, ưu tiên VPCC nằm ở mặt phố chính. Vị trí của VPCC cũng rất quan trọng, để bạn đỡ mất nhiều thời gian đi lại.
Công chứng viên (CCV)
Công chứng viên phải có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm lâu năm trong nghề. Tư vấn qua điện thoại hay trực tiếp phải ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, không tiếc thời gian lắng nghe bạn, không bắt buộc bạn phải mang hồ sơ, giấy tờ qua VPCC rồi mới tư vấn cho bạn. Nếu VPCC nào yêu cầu bạn mang giấy tờ qua rồi mới tư vấn thì đó là VPCC làm việc theo nguyên tắc cứng nhắc, không linh hoạt vì người ta nghĩ rằng bạn hỏi chỉ là để tham khảo chứ không có nhu cầu thật nên yêu cầu phải có hồ sơ rồi mới tư vấn.
Tư vấn về hợp đồng, giao dịch (giấy tờ làm căn cứ)
Thí dụ, Bạn đang cần công chứng hợp đồng bán căn hộ chung cư, nhưng hai vợ chồng mỗi người đăng ký ở một quyển hộ khẩu khác nhau mà sổ đỏ (GCN- QSDĐ) chỉ đứng tên mình bạn. Đúng luật thì bạn phải có giấy đăng ký kết hôn để khẳng định hai bạn là vợ chồng với nhau rồi mới ký bán được. Nhưng VPCC không tốt, sẵn sàng bỏ qua cho bạn. Lúc này, bạn rất hoan hỉ, vui sướng khi yêu cầu của bạn được đáp ứng. Cho đến một ngày bạn không ngờ rằng văn bản đã công chứng của bạn vẫn có thể bị vô hiệu bởi quyết định của Tòa án mà nguyên nhân chính có thể đến từ việc bạn đã “được” bỏ qua một loại giấy tờ như giấy kết hôn nói trên. Do vậy, chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn VPCC nào để có được sự an toàn tuyệt đối cho bạn.
Tư vấn về thuế thu nhập và thuế trước bạ nhà đất
Trước khi ký vào hợp đồng công chứng. Công chứng viên (CCV) phải có trách nhiệm tư vấn và giải thích cho bạn rõ các quy định về thuế thu nhập cá nhân cũng như thuế trước bạ nhà đất, lệ phí sang tên sổ đỏ.
Thí dụ: Bạn muốn bán một căn nhà, giá trị thực tế theo thỏa thuận là 5 tỷ đồng, nhưng trong hợp đồng công chứng chỉ để giá trị 1 tỷ đồng thì Cơ quan thuế sẽ thu như thế nào? Và cái gì sẽ xảy ra nếu có tranh chấp giữa bên mua và bán.
Phí công chứng và thù lao soạn thảo
Một trong những vấn đề quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi lựa chọn một Văn phòng Công chứng, đó là giá dịch vụ và phí công chứng. Phí công chứng và thù lao soạn thảo do Nhà nước quy định và được niêm yết công khai tại trụ sở VPCC. Nếu là VPCC uy tín sẽ thông báo cho bạn trước khi thực hiện công việc. Theo chúng tôi, bạn nên chọn VPCC có thái độ phục vụ nhiệt tình, niềm nở, tận tâm như: “ký ngoài trụ sở, ngoài giờ làm việc” dù có đi lại vài lần mới xong việc nhưng không tỏ thái độ bực dọc, cáu gắt và đòi thêm chi phí (bạn nên tham khảo những VPCC không thu phí ký ngoài giờ và ngoài trụ sở).
Làm thế nào để an toàn pháp lý cho bạn
Theo quy định của pháp luật, mỗi loại giao dịch công chứng sẽ phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm “chủ thể – đối tượng” và các giấy tờ khác liên quan để làm căn cứ giao kết hợp đồng. VPCC nào bắt buộc bạn phải tuân thủ các quy định của pháp luật thì đó là VPCC uy tín và có trách nhiệm.
Việc cung cấp đầy đủ giấy tờ, chính là đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của bạn, phòng ngừa những vi phạm hay thiệt hại có thể xảy ra cho bạn. Vì vậy mà bạn không nên trách họ, nếu họ đòi hỏi nhiều loại giấy tờ bạn nhé.
Kỹ năng xử lý tình huống
Với các giao dịch dân sự, bên cạnh nguyên tắc “tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận”, pháp luật vẫn còn có các quy định khác nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân khi giao dịch. Trong một vài trường hợp, bạn không thể cung cấp đầy đủ một số giấy tờ theo quy định của pháp luật cũng như của VPCC yêu cầu. Lúc này thực sự bạn mới cần đến một VPCC uy tín, chuyên nghiệp thì mới có thể tìm ra giải pháp và xử lý linh hoạt cho bạn nhưng tuyệt đối không được trái với quy định của pháp luật.
Đồng hành và có trách nhiệm với khách hàng
Trong công việc hàng ngày, thực hiện nhiều giao dịch, có lẽ không thể nào tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn như sai lỗi chính tả do đánh máy hoặc các lỗi nhỏ tương tự khác thì bạn cũng nên thông cảm, bỏ qua cho họ. Nếu họ nhận trách nhiệm về mình và sửa sai thì đó là VPCC Tốt, uy tín và đáng tin cậy.
Công chứng viên là gì?
Công chứng viên là người chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Để được bổ nhiệm là công chứng viên, một người cần đáp ứng các điều kiện sau:
Tiêu chuẩn công chứng viên tại phòng công chứng nhà nước:
Theo quy định tại Điều 8, Luật công chứng năm 2014 về tiêu chuẩn công chứng viên thì:
“Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
Có bằng cử nhân luật;
Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng”.
Theo đó, Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên khi có đủ các tiêu chuẩn sau đây:
– Có bằng cử nhân luật.
– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật.
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
+ Hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng 03 tháng đối với những người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Khoản 1, Điều 10 Luật công chứng năm 2014 bao gồm: người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên; luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên; giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật; người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
+ Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng kéo dài trong 12 tháng sau khi có bằng cử nhân luật đối với những trường hợp không được miễn đào tạo nghề công chứng kể trên.
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng: theo quy định tại Khoản 1, Điều 11, Luật công chứng năm 2014 thì: “Người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng. Người tập sự có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự về việc tập sự tại tổ chức đó; trường hợp không tự liên hệ được thì đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương nơi người đó muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự”.
Sau khi tham gia quá trình tập sự hành nghề công chứng, người đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng là người được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.
– Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
Người nào đáp ứng đủ tiêu chuẩn nêu trên có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên.
Trên đây là bài viết tư vấn về phòng công chứng nhà nước của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
