Hiện nay, theo như quy định của pháp luật công chứng thì ngoài việc người dẫn đến các trụ sở ủy ban để công chứng các loại giấy tờ hợp đồng thì công dân có thể tiến hành công chứng tại văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng. Khi cá nhân, tổ chức muốn thành lập văn phòng công chứng thì cần thực hiện thủ tục như thế nào? Trong khuôn khổ bài viết ngày hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn những khái niệm và chức năng của văn phòng công chứng để bạn hiểu hơn về tổ chức hành nghề công chứng này. Và Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập phòng công chứng bến thành.
Mục đích của tư vấn pháp luật
– Nâng cao hiểu biết của người dân về quyền và nghĩa vụ công dân cũng như ý thức chấp hành pháp luật cho người dân;
– Góp phần tuyên truyền, phổ biến, giải thích pháp luật; giảm bớt thời gian khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo đồng thời tăng cường đoàn kết trong cộng đồng.
– Đưa ra những kiến nghị, đề xuất kịp thời để hoàn chỉnh, bổ sung hệ thống pháp luật trên cơ sở thông qua hoạt động tư vấn pháp luật đồng thời nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng, nhu cầu và thực trạng vi phạm pháp luật, cũng như thực trạng áp dụng pháp luật trong địa phương hay toàn quốc.
– Nâng cao hiệu quả quản lý, tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước; củng cố niềm tin của người dân đối với cơ quan nhà nước, cơ quan bảo vệ pháp luật.
– Hoạt động tư vấn pháp luật là cầu nối quan trọng giữa người xây dựng pháp luật, áp dụng pháp luật, thực thi pháp luật và công dân.
Nguyên tắc khi tư vấn pháp luật
– Hiểu rõ và xác định đúng vấn đề cần tư vấn; biết lắng nghe, cảm thông và chia sẻ với người được tư vấn; đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề tư vấn; chỉ đưa ra thông tin phù hợp với vấn đề tư vấn, không đưa ra kết luận theo chủ quan của người tư vấn; hướng dẫn người được tư vấn tự đưa ra lựa chọn và quyết định cho vấn đề của mình;
– Người tư vấn có trách nhiệm giữ bí mật đối với thông tin do người được tư vấn cung cấp, không tiết lộ cho người khác nếu không có sự đồng ý của người được tư vấn; nếu gây thiệt hại do việc tiết lộ thông tin thì có thể người tư vấn phải bồi thường thiệt hại;
– Không thực hiện tư vấn cho hai người có lợi ích đối ngược nhau trong cùng một giao dịch.
Đối tượng được tư vấn pháp luật.
a) Đối tượng được tư vấn pháp luật là tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài và tổ chức, cá nhân Việt Nam có yêu cầu tư vấn pháp luật miễn phí hoặc phải trả phí theo quy định của pháp luật (sau đây gọi tắt là đối tượng), các đối tượng như sau:
+ Đối tượng được tư vấn pháp luật miễn phí gồm: Thành viên của tổ chức chủ quản; các đối tượng chính được hưởng trợ giúp pháp lý miễn phí theo quy định của Luật trợ giúp pháp lý.
+ Đối tượng tư vấn pháp luật có thu phí là những cá nhân, tổ chức ngoài các đối tượng được tư vấn pháp luật miễn phí (theo quy định của Luật trợ giúp pháp lý) để bù đắp chi phí cần thiết cho hoạt động của Trung tâm.
Đặc điểm của người được tư vấn:
– Khi tiếp xúc với người thực hiện tư vấn, đối tượng thường có biểu hiện:
+ Dạng thứ nhất: Mang nặng suy nghĩ chủ quan, luôn cho rằng mình đúng. Vì vậy, họ thường tìm mọi cách áp đảo để thuyết phục người tư vấn cũng hiểu như mình, nghĩa là để người tư vấn hiểu rằng họ đang đúng. Có thể có trường hợp đối tượng đúng nhưng cũng không loại trừ trường hợp đối tượng chủ quan ngụy biện, ngộ nhận. Người thực hiện tư vấn phải giải thích cho họ để họ trình bày một cách mạch lạc, cung cấp các thông tin cần thiết đối với việc cần tư vấn cho người thực hiện tư vấn. Trên cơ sở đó người thực hiện tư vấn sẽ tiến hành các bước tư vấn theo quy trình tư vấn.
+ Dạng thứ hai là đối tượng biết mình sai, có đầy đủ cơ sở để chứng tỏ mình sai nhưng vẫn cố tình bảo vệ cái sai của mình. Đối tượng trong trường hợp này muốn người thực hiện tư vấn biến cái sai của mình thành cái đúng để họ được lợi. Đối tượng cũng có thể muốn người thực hiện tư vấn cung cấp cho họ những điều cần thiết để khai thác được lợi ích từ những cái sai đó. Cũng có thể nhờ người thực hiện tư vấn giúp họ để khắc phục những cái sai nhằm giảm bớt tổn thất hoặc bồi thường mà họ phải gánh chịu do hành vi có lỗi của họ. Tuy vậy, trong những trường hợp cụ thể người thực hiện tư vấn có thể giúp họ vận dụng các quy định của pháp luật để giảm bớt trách nhiệm cho họ.
Các hình thức tư vấn pháp luật
– Tư vấn trực tiếp bằng lời nói: Đây là một trong những hình thức phổ biến và thường tiến hành đối với vụ việc có tính chất đơn giản hoặc khi người có nhu cầu tư vấn trực tiếp gặp người tư vấn để yêu cầu.
– Tư vấn bằng văn bản: Tư vấn bằng văn bản thông thường được thể hiện qua việc người có nhu cầu tư vấn viết đơn, thư, chuyển thư điện tử (email), chuyển fax … đến cho người tư vấn nêu rõ yêu cầu tư vấn dưới dạng các câu hỏi cụ thể.
Văn phòng công chứng, phòng công chứng bến thành uy tín cần những tiêu chí nào?
Về địa điểm
VPCC ở nơi giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm, không tắc đường, ngập lụt, có nhiều chỗ đỗ xe ô tô, xe máy và có bảo vệ trông giữ cẩn thận, ưu tiên VPCC nằm ở mặt phố chính. Vị trí của VPCC cũng rất quan trọng, để bạn đỡ mất nhiều thời gian đi lại.
Công chứng viên (CCV)
Công chứng viên phải có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm lâu năm trong nghề. Tư vấn qua điện thoại hay trực tiếp phải ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, không tiếc thời gian lắng nghe bạn, không bắt buộc bạn phải mang hồ sơ, giấy tờ qua VPCC rồi mới tư vấn cho bạn. Nếu VPCC nào yêu cầu bạn mang giấy tờ qua rồi mới tư vấn thì đó là VPCC làm việc theo nguyên tắc cứng nhắc, không linh hoạt vì người ta nghĩ rằng bạn hỏi chỉ là để tham khảo chứ không có nhu cầu thật nên yêu cầu phải có hồ sơ rồi mới tư vấn.
Tư vấn về hợp đồng, giao dịch (giấy tờ làm căn cứ) tại phòng công chứng bến thành
Thí dụ, Bạn đang cần công chứng hợp đồng bán căn hộ chung cư, nhưng hai vợ chồng mỗi người đăng ký ở một quyển hộ khẩu khác nhau mà sổ đỏ (GCN- QSDĐ) chỉ đứng tên mình bạn. Đúng luật thì bạn phải có giấy đăng ký kết hôn để khẳng định hai bạn là vợ chồng với nhau rồi mới ký bán được. Nhưng VPCC không tốt, sẵn sàng bỏ qua cho bạn. Lúc này, bạn rất hoan hỉ, vui sướng khi yêu cầu của bạn được đáp ứng. Cho đến một ngày bạn không ngờ rằng văn bản đã công chứng của bạn vẫn có thể bị vô hiệu bởi quyết định của Tòa án mà nguyên nhân chính có thể đến từ việc bạn đã “được” bỏ qua một loại giấy tờ như giấy kết hôn nói trên. Do vậy, chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn VPCC nào để có được sự an toàn tuyệt đối cho bạn.
Tư vấn về thuế thu nhập và thuế trước bạ nhà đất
Trước khi ký vào hợp đồng công chứng. Công chứng viên (CCV) phải có trách nhiệm tư vấn và giải thích cho bạn rõ các quy định về thuế thu nhập cá nhân cũng như thuế trước bạ nhà đất, lệ phí sang tên sổ đỏ.
Thí dụ: Bạn muốn bán một căn nhà, giá trị thực tế theo thỏa thuận là 5 tỷ đồng, nhưng trong hợp đồng công chứng chỉ để giá trị 1 tỷ đồng thì Cơ quan thuế sẽ thu như thế nào? Và cái gì sẽ xảy ra nếu có tranh chấp giữa bên mua và bán.
Phí công chứng và thù lao soạn thảo tại phòng công chứng bến thành
Một trong những vấn đề quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi lựa chọn một Văn phòng Công chứng, đó là giá dịch vụ và phí công chứng. Phí công chứng và thù lao soạn thảo do Nhà nước quy định và được niêm yết công khai tại trụ sở VPCC. Nếu là VPCC uy tín sẽ thông báo cho bạn trước khi thực hiện công việc. Theo chúng tôi, bạn nên chọn VPCC có thái độ phục vụ nhiệt tình, niềm nở, tận tâm như: “ký ngoài trụ sở, ngoài giờ làm việc” dù có đi lại vài lần mới xong việc nhưng không tỏ thái độ bực dọc, cáu gắt và đòi thêm chi phí (bạn nên tham khảo những VPCC không thu phí ký ngoài giờ và ngoài trụ sở).
Làm thế nào để an toàn pháp lý cho bạn
Theo quy định của pháp luật, mỗi loại giao dịch công chứng sẽ phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm “chủ thể – đối tượng” và các giấy tờ khác liên quan để làm căn cứ giao kết hợp đồng. VPCC nào bắt buộc bạn phải tuân thủ các quy định của pháp luật thì đó là VPCC uy tín và có trách nhiệm.
Việc cung cấp đầy đủ giấy tờ, chính là đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của bạn, phòng ngừa những vi phạm hay thiệt hại có thể xảy ra cho bạn. Vì vậy mà bạn không nên trách họ, nếu họ đòi hỏi nhiều loại giấy tờ bạn nhé.
Kỹ năng xử lý tình huống
Với các giao dịch dân sự, bên cạnh nguyên tắc “tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận”, pháp luật vẫn còn có các quy định khác nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân khi giao dịch. Trong một vài trường hợp, bạn không thể cung cấp đầy đủ một số giấy tờ theo quy định của pháp luật cũng như của VPCC yêu cầu. Lúc này thực sự bạn mới cần đến một VPCC uy tín, chuyên nghiệp thì mới có thể tìm ra giải pháp và xử lý linh hoạt cho bạn nhưng tuyệt đối không được trái với quy định của pháp luật.
Đồng hành và có trách nhiệm với khách hàng
Trong công việc hàng ngày, thực hiện nhiều giao dịch, có lẽ không thể nào tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn như sai lỗi chính tả do đánh máy hoặc các lỗi nhỏ tương tự khác thì bạn cũng nên thông cảm, bỏ qua cho họ. Nếu họ nhận trách nhiệm về mình và sửa sai thì đó là VPCC Tốt, uy tín và đáng tin cậy.
Các trường hợp phải công chứng tại phòng công chứng bến thành
Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay không có điều luật nào quy định về các trường hợp bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên mỗi giao dịch khác nhau sẽ có quy định cụ thể về việc công chứng.
Ví dụ theo quy định tại Điều 122 của Luật nhà ở và Điều 430 của Bộ luật dân sự 2015 thì hợp đồng mua bán nhà ở phải thực hiện công chứng theo quy định.
– Đối với các hợp đồng tặng cho tài sản là nhà ở, bất động sản trừ trường hợp tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương thì phải thực hiện công chứng theo quy định theo quy định tại Điều 122 Luật Nhà ở và Khoản 1 Điều 459 Bộ luật dân sự 2015.
– Các hợp đồng tặng cho bất động sản phải được lập thành văn bản và có công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 459 Bộ Luật Dân sự 2015.
– Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất bắt buộc phải công chứng theo quy định Luật Đất đai.
– Ngoài ra di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ phải được công chứng được quy định cụ thể tại Khoản 3 Điều 630 Bộ Luật Dân sự 2015.
– Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài bắt buộc phải thực hiện công chứng theo quy định tại Khoản 5 Điều 647 của Bộ Luật Dân sự 2015.
– Văn bản về lựa chọn người giám hộ bắt buộc phải công chứng theo quy định tại Khoản 2 Điều 48 Bộ luật Dân sự 2015.
Ngoài những trường hợp bắt buộc phải công chứng được quy định cụ thể trong một số Luật chuyên ngành cụ thể thì tùy theo nhu cầu của cá nhân, tổ chức cũng có thể thực hiện công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch khác.
Công chứng ở đâu?
Theo quy định của pháp luật hiện hành người có thẩm quyền công chứng hiện nay là công chứng viên. Công chứng viên là người đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng và được bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của các tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng.
– Văn phòng công chứng chỉ được thành lập mới ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được văn phòng công chứng. Phòng công chứng sẽ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, có con dấu, có tài khoản riêng.
– Phòng tư pháp: Căn cứ theo nhu cầu công chứng ở địa phương thì Sở Tư pháp sẽ chủ trì phối hợp với sở kế hoạch và đầu tư, sở tài chính, sở nội vụ để xây dựng đề án thành lập phòng công chứng và trình ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét quyết định.
Trong đề án cần nêu rõ sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng, dự kiến về việc tổ chức, tên gọi, nhân sự và địa điểm đặt trụ sở. Trong thời gian là 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập phòng công chứng thì sở tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc đăng báo địa phương nơi đặt trụ sở của phòng công chứng trong ba số liên tiếp.
Theo đó tổ chức, cá nhân khi muốn thực hiện thủ tục công chứng tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.
Hiện nay đối với một số giao dịch pháp luật không quy định bắt buộc phải công chứng tuy nhiên việc công chứng sẽ giúp các bên bạn chế được các rủi ro từ những hợp đồng, từ những giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.
Thủ tục thực hiện công chứng tại phòng công chứng bến thành
Thủ tục công chứng tại phòng công chứng bến thành gồm một số bước sau đây:
Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.
Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
Trên đây là bài viết tư vấn về phòng công chứng bến thành của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
