Hiện nay, nhu cầu công chứng của người dân ngày càng tăng cao, các văn phòng công chứng luôn trong tình trạng quá tải hồ sơ. Vì vậy, việc thành lập văn phòng công chứng nhằm đáp ứng nhu cầu và giải quyết tình trang quá tải hồ sơ là điều hết sức cần thiết. Vậy bạn đã biết được những điều nào cho phép thành lập văn phòng công chứng chưa? Nếu chưa thì hãy đọc bài viết dưới đây nhé! Luật Trần và Liên danh sẽ liệt kê những điều kiện cần có để thành lập nên văn phòng công chứng á châu.
Văn phòng công chứng là gì?
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc được cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng.
Theo Điều 22 Luật Công chứng năm năm 2014:
– Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
Điều kiện để mở văn văn phòng công chứng á châu:
Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 quy định về các điều kiện thành lập văn phòng công chứng như sau:
Điều 22. Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.
Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
Nên lựa chọn văn phòng công chứng á châu như thế nào?
Tiêu chí 1. Cách hướng dẫn thủ tục và giấy tờ
Thông thường trước khi đi công chứng bạn luôn muốn hỏi thủ tục trước, sau đó mới gửi giấy tờ
Nhưng không phải Văn phòng công chứng nào cũng sẽ tư vấn và giải thích thủ tục cho bạn khi chưa có giấy tờ. Đa phần họ thường bảo bạn gửi giấy tờ rồi mới tư vấn cụ thể. Điều đó không phải do khả năng hay trình độ mà chỉ là do họ muốn tư vấn chính xác hơn cho bạn thôi.
Chắc chắn rằng khi chưa có giấy tờ thì không ai có thể tư vấn chính xác cho bạn được. Tuy nhiên, có những VPCC vẫn có cách tư vấn cho bạn khi mà bạn chưa cần phải gửi cho họ xem bất cứ giấy tờ nào.
Hãy ưu tiên chọn những VPCC như vậy.
Tiêu chí 2. Nội dung Tư vấn và Hướng dẫn có rõ ràng, dễ hiểu hay không?
Bạn thích một người tư vấn nhiệt tình, nhiều nội dung và giải thích dài hay một người tư vấn ngắn gọn và đúng trọng tâm?
Tuy cách thức và khả năng diễn đạt của mỗi người là khác nhau nhưng các công chứng viên (CCV) và chuyên viên của VPCC đều được đào tạo kỹ năng tư vấn pháp luật chuyên nghiệp.
Về tâm lý thì những người tư vấn nhiệt tình thường gây được nhiều thiện cảm hơn, nhưng theo chúng tôi, bạn nên ưu tiên chọn những VPCC tư vấn một cách ngắn gọn, rõ ràng, trả lời đúng trọng tâm câu hỏi, và quan trọng là bạn cảm thấy dễ hiểu. Có khi việc nhiệt tình giải thích nhiều vấn đề sẽ làm bạn thấy rối hơn sau khi được tư vấn.
Tiêu chí 3. Phí dịch vụ có rõ ràng không?
Phí dịch vụ là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với mỗi khách hàng đến công chứng. Theo quy định thì các VPCC đều phải công khai niêm yết các loại phí tại trụ sở. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian xem và hiểu được bảng phí đó.
Vì vậy, tốt nhất bạn nên hỏi các chi phí cụ thể cho việc công chứng của bạn. Thông thường phí dịch vụ công chứng thường bao gồm các loại phí như: phí công chứng, phí soạn thảo, phí ký ngoài trụ sở, phí ký ngoài giờ…(theo quy định gọi là thù lao công chứng)
Bạn nên ưu tiên chọn những VPCC có sự tư vấn rõ ràng các loại phí. Rõ ràng ở đây không nhất thiết phải là một con số cụ thể, bởi vì con số cụ thể còn phụ thuộc vào hồ sơ và giá trị tài sản của bạn. Rõ ràng thể hiện ở việc bạn hiểu được với vụ việc của bạn thì có những phí gì, cách tính như thế nào, tổng chi phí hết khoảng bao nhiêu tiền, chi phí có thể phát sinh.
Một VPCC tốt và uy tín thường sẽ báo phí rất chính xác và cụ thể, hiếm khi có chi phí phát sinh khác nếu như việc công chứng diễn ra đúng như dự kiến của bạn.
Tiêu chí 4. Thái độ phục vụ và thực hiện công việc tại văn phòng công chứng á châu
Công chứng cũng là một dịch vụ, đó là một loại dịch vụ pháp lý. Nhưng không giống như cơ quan hành chính nhà nước – bạn không có quyền lựa chọn, thì ngược lại dịch vụ công chứng cũng như rất nhiều dịch vụ khác trong xã hội, khi đi công chứng bạn là khách hàng và bạn trả tiền để được phục vụ. Vậy nên bạn có quyền được hưởng một dịch vụ tốt và chất lượng, phù hợp với số tiền mà bạn bỏ ra. Nếu không, bạn có quyền tự do lựa chọn bất kỳ một VPCC nào khác.
Bạn biết điều này và VPCC cũng như các công chứng viên cũng đều hiểu điều này. Vậy nên sẽ không bao giờ có chuyện VPCC gây khó khăn hay cửa quyền với bạn.
Khi bạn thấy họ yêu cầu quá nhiều giấy tờ, và bạn cảm thấy rằng không cần thiết, thì đó là do “quy định”. Các VPCC luôn muốn hồ sơ giấy tờ đơn giản nhất có thể nhưng phải đúng quy định của pháp luật và điều quan trọng hơn, để đảm bảo an toàn, hạn chế tối đa rủi ro và tranh chấp cho bạn, đảm bảo tính pháp lý cho hợp đồng, văn bản của bạn và cho chính VPCC và CCV đó.
Một VPCC tốt và uy tín luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn liên quan đến việc tại sao phải cung cấp các giấy tờ, thực hiện công việc nhanh, gọn, cẩn thận và chính xác. Việc này bạn hoàn toàn tự đánh giá được.
Về thái độ thì bạn chỉ cần đánh giá dựa trên cảm nhận của bạn là đủ. Dù cảm nhận đó là chủ quan hay khách quan thì dù sao cũng phải có thiện cảm với nhau thì làm việc mới thoải mái và vui vẻ được.
Tiêu chí 5. Mức độ khó – dễ liên quan đến giấy tờ, thủ tục
Bạn đến một VPCC mà họ cực kỳ nhiệt tình tư vấn cho bạn, thiếu giấy tờ gì họ cũng có cách giải quyết. Vụ việc, giao dịch của bạn khó khăn và phức tạp đến đâu họ cũng có thể xử lý được trong khi có thể trước đó bạn đã bị một số VPCC khác từ chối hoặc yêu cầu giấy tờ “lằng nhằng” hơn.
Nói chung đó là một VPCC mà kiểu gì bạn cũng sẽ công chứng được hợp đồng, giao dịch ở đó. Khi bạn làm được việc nhanh chóng thì chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy hài lòng và thoải mái hơn những nơi khác.
Nhưng liệu bạn có thể YÊN TÂM với hợp đồng, văn bản đã được công chứng như vậy không? Chưa chắc đâu nhé.
Công chứng viên không giống như luật sư, luật sư sẽ chỉ bảo vệ quyền lợi tối đa cho khách hàng, thân chủ của mình, còn công chứng viên phải đảm bảo an toàn tối đa cho các giao dịch, hợp đồng, văn bản mà mình công chứng. Công chứng viên phải hoàn toàn khách quan, trung thực và không được nghiêng về phía bên nào cả, kể cả đó là bên khách hàng đã thuê mình công chứng.
Mối quan hệ giữa VPCC và khách hàng có thể nói là “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu”. Bất kỳ bên nào vô tình hay cố ý làm sai cũng sẽ gây hại cho bên còn lại.
Bạn luôn nghĩ rằng, văn bản, hợp đồng của bạn “có công chứng” là hoàn toàn yên tâm và chắc ăn rồi? Thực tế thì chưa hẳn là như vậy. Chỉ có VPCC và CCV nào ý thức được mối quan hệ “có phúc cùng hưởng, có họa cùng chịu” với khách hàng thì khi đó giao dịch, hợp đồng của bạn mới được đảm bảo an toàn và có thể yên tâm được. Đó là những VPCC và CCV có trách nhiệm và có “tâm”. Bạn có thể đặt niềm tin vào dịch vụ của họ.
Nhưng một số VPCC và CCV lại không nghĩ vậy, họ đặt việc thu được phí dịch vụ của khách hàng là ưu tiên số một, hoặc họ có tư duy cho rằng chỉ cần chứng nhận đúng là có người đó, thực hiện giao dịch đó mà không cần quan tâm đến các yếu tố pháp lý hay giấy tờ khác liên quan. Họ cho rằng khi có tranh chấp, rủi ro thì đó là việc của khách hàng, mình không có liên quan gì cả.
Thực tế là văn bản, hợp đồng đã công chứng vẫn có nguy cơ bị vô hiệu hoặc bị hủy bởi tòa án, thêm vào đó nếu như văn bản hay hợp đồng đó có những điều khoản rất bất lợi cho bạn, thì bạn sẽ có khả năng “thua” rất lớn khi có tranh chấp và phải ra tòa.
Như vậy có thể là cùng một giao dịch nhưng khi bạn công chứng ở VPCC này thì giao dịch của bạn sẽ an toàn nhưng nếu công chứng ở VPCC khác thì bạn lại đang phải đối mặt với nguy cơ văn bản hợp đồng bị vô hiệu hoặc rủi ro và tranh chấp cao trong tương lai.
Tóm lại, Chưa chắc VPCC yêu cầu bạn cung cấp ít giấy tờ và đơn giản đã tốt và đáng tin cậy hơn VPCC yêu cầu nhiều giấy tờ hơn.
Tiêu chí 6. Mức độ linh hoạt khi xử lý vấn đề tại văn phòng công chứng á châu
VPCC làm việc chắc chắn cẩn thận là rất tốt, nhưng nếu nguyên tắc cứng nhắc quá thì bạn sẽ thấy hơi… nản. Nhất là khi việc xử lý vấn đề một cách linh hoạt lại không hề trái luật. Chẳng hạn có thể thay thế một số giấy tờ mà vẫn đúng quy định của pháp luật.
Một VPCC biết cách tư vấn linh hoạt để khách hàng có thể cung cấp các giấy tờ đơn giản, thuận lợi hơn mà vẫn đúng quy định, đảm bảo an toàn cho hợp đồng, giao dịch thì đó là một VPCC đáng để bạn tin tưởng và trả phí dịch vụ cho họ.
Tiêu chí 7. Cách xử lý lỗi và khắc phục hậu quả tại văn phòng công chứng á châu
Khi bạn làm bất cứ việc gì thì đôi ghi có sai sót cũng là điều không thể tránh khỏi. Công chứng là một dịch vụ pháp lý, có thể chỉ cần một sai sót nhỏ cũng gây thiệt hại lớn cả cho khách hàng và cho công chứng viên. Vì vậy công chứng viên cũng là một nghề có sự rủi ro và tính trách nhiệm cao.
Thỉnh thoảng bạn sẽ gặp tình huống hợp đồng công chứng có vài lỗi chính tả và bạn phải đi đính chính lại. Đó cùng chuyện bình thường và không vì mấy lỗi chính tả mà đánh giá thấp chất lượng VPCC.
Những sai sót mà chúng tôi đề cập ở đây là những sai sót không gây hậu quả nghiêm trọng và đã kịp thời được phát hiện ra và khắc phục hậu quả. Chẳng hạn như quên, thiếu 1 giấy tờ nào đó, nhầm lẫn trong văn bản, hợp đồng, giải thích sai, giải thích nhầm quy định cho khách hàng..v..v.. Những sai sót này kể cả ở những VPCC tốt nhất đi nữa thì thỉnh thoảng vẫn xảy ra (thỉnh thoảng thôi chứ thường xuyên thì “có vấn đề” rồi) và nếu không may điều “thỉnh thoảng” đó lại rơi trúng vào bạn thì bạn cũng hãy cho họ cơ hội để sửa sai.
Nếu như họ trung thực nhận lỗi và sửa sai một cách đàng hoàng, minh bạch, có trách nhiệm và quan trọng là bạn cảm thấy hài lòng thì đó là một VPCC tốt và đáng tin cậy. Bạn nên tiếp tục sử dụng dịch vụ của họ trong tương lai.
Tiêu chí 8. Mức độ áp dụng công nghệ tại văn phòng công chứng á châu
Đây không hẳn là một tiêu chí quá quan trọng nhưng cần thiết và sẽ ngày càng cần thiết hơn trong tương lai.
Công nghệ đối với thủ tục công chứng nhiều khi chỉ đơn giản là không yêu cầu khách hàng phải đi lại, mang hồ sơ đến trực tiếp văn phòng. Khách hàng có thể gửi hồ sơ và được tư vấn qua các hình thức online và chỉ cần qua văn phòng 1 lần duy nhất để ký hợp đồng công chứng.
Các khách hàng không cần quá thành thạo công nghệ, chỉ cần biết sử dụng những ứng dụng đơn giản như zalo, viber, gmail..v..v.. là có thể thực hiện được thủ tục nhanh chóng.
Trong tương lai, các VPCC cũng có thể áp dụng các ứng dụng công nghệ với hình thức nộp hồ sơ, công chứng trực tuyến tương tự như cổng dịch vụ công của nhà nước.
Theo quan điểm của chúng tôi, việc áp dụng công nghệ đối với các dịch vụ pháp lý luôn rất cần thiết, nhất là trong giai đoạn “hạn chế tập trung, tiếp xúc” như hiện nay.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng công chứng á châu của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
