Hoạt động giao nhận hàng hóa là giai đoạn cuối của hoạt động mua bán, theo đó, bên giao sẽ giao hàng theo thỏa thuận và bên mua sẽ nhận hàng và kiểm tra lại. Ở giai đoạn này, các bên cần phải có văn bản xác nhận với nhau, và ở đây các bên sẽ sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa. Trong nội dung bài viết này, Luật Trần và Liên Danh sẽ hướng dẫn quý vị tìm hiểu và soạn biên bản này.
Biên bản giao nhận hàng hóa, mẫu biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản thể hiện việc giao hàng, nhận hàng đã xảy ra trên thực tế, theo đó bên bán đã giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được hàng theo sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Biên bản giao nhận hàng hóa là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Văn bản này sẽ đảm bảo cho quyền lợi và sự thỏa thuận của hai bên.
Thường thì mẫu biên bản giao nhận hàng hóa được lập ngay sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Bên bán sẽ giao đúng chủng loại, số lượng hàng hóa mà bên mua đã đăng ký và khi bên mua nhận được đúng số hàng đó sẽ ký vào biên bản giao nhận để xác nhận.
Trong biên bản phải ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa cũng như thông tin liên lạc của hai bên mua bán hàng. Biên bản cần phải được sao chép làm hai bản cho hai bên và có giá trị pháp lý như nhau.
Biên bản giao nhận hàng hóa sẽ do bên mua và bên bán thực hiện, biên bản này hiện nay không có văn bản pháp luật nào quy định cụ thể về nội dung này. Biên bản giao nhận hàng hóa có những đặc điểm như sau:
– Biên bản sẽ được lập ngay sau khi hợp đồng mua bán được ký kết.
– Khi bên bán đã thực hiện giao đủ số lượng hàng hóa, sản phẩm cho bên mua và bên mua sẽ kiểm tra lại và ký xác nhận vào biên bản.
– Biên bản giao nhận hàng hóa phải chứa đựng đầy đủ các thông tin của các bên thàm gia (như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, email, người đại diện) và thông tin hàng hóa (tên loại hàng hóa, chủng loại, số lượng…)
Cách viết mẫu biên bản giao nhận hàng hóa?
Đối với một biên bản giao nhận hàng hóa thông thường, Quý vị chú ý cần phải có những nội dung như sau:
+ Tên đơn vị bán hàng
+ Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng
+ Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ
+ Bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ
+ Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…
+ Ký tên xác nhận, đóng dấu của hai bên
Quý vị có thể lập biên bản giao nhận hàng hóa theo hướng dẫn sau:
– Phía trên cùng bên tay trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.
– Tên văn bản “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA”
– Căn cứ đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa
– Ngày, tháng, năm lập biên bản giao nhận hàng hóa.
– Thông tin của các bên giao hàng và nhận hàng.
– Thông tin hàng hóa được mua bán, giao nhận: tên, chủng loại, đơn vị tính, số lượng, ghi chú.
– Chữ ký xác nhận của các bên.
Biên bản giao nhận hàng hóa là tài liệu quan trọng, nó chứng minh bên đơn vị bán hàng có giao đúng số lượng hàng hóa và thời hạn như đã thỏa thuận trong hợp đồng trước đó cho bên mua hay không. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ sở pháp lý để cơ quan nhà nước có thẩm quyền phân giải, xác định đâu là bên có lỗi nếu xảy ra tranh chấp trong quá trình giao nhận hàng hóa. Chính vì thế, trong hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa Quý vị cần phải lập ra một biên bản hoàn chỉnh để bảo đảm chính quyền và lợi ích của mình trong các tình huống xấu.
Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, chủ thể thực hiện cần phải lưu ý các vấn đề sau:
– Thông tin của bên bán và bên mua phải đấy đủ và chính xác từ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện…)
– Biên bản giao nhận hàng hóa cần được thực hiện song song khi làm hợp đồng mua bán hoặc khi giao nhận. Bởi nếu để thực hiện cuối cùng thì sẽ không bám sát được quá trình mua bán giao nhân và dễ xảy ra sai sót hơn.
– Cần có chữ ký, đóng dấu của cả 02 bên để thể hiện sự đồng tình của cả 02. Nếu không có phần chữ ký người đại diện và đóng dấu của cả 02 bên hoặc thiếu một trong hai bên thì biên bản sẽ không có giá trị pháp lý.
– Biên bản giao nhận hàng hóa cần được sao thành hai bản, bên bán và bên mua mỗi bên sẽ giữ một bản để làm cơ sở pháp lý nếu có tranh chấp không may xảy ra.
– Mỗi một biên bản giao nhận hàng hóa sẽ có những sự khác biệt nhất định tùy thuộc theo điều kiện, loại hàng hóa và theo ý chí của các bên nhưng phải đảm bảo đúng thủ tục và không trái với quy định của pháp luật.
Tại sao cần lập biên bản bàn giao hàng hóa?
Biên bản giao nhận hàng hóa là một chứng từ pháp lý trong đó ghi nhận bên bán đã giao đúng, giao đủ số lượng hàng hóa cho bên mua. Bên mua xác nhận đã nhận đã nhận số lượng hàng hóa thực tế đã kiểm kê theo biên bản giao nhận này. Các bên có thể giao hàng trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị trung gian vận chuyển hàng hóa.
Hiện nay, hàng hóa có thể được giao nhận thông qua đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các dạng hợp đồng khác liên quan đến việc chuyển giao hàng hóa nói chung.
Biên bản bàn giao hàng hóa hay còn được viết dưới một cái tên khác là biên bản giao nhận hàng hóa.
Việc xác nhận giao hàng là vô cùng cần thiết nhằm đảm bảo nghĩa vụ của bên bán và bên mua trong việc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa. Nếu không có biên bản giao nhận hàng hóa thì không có căn cứ chứng minh về mặt pháp lý bên bán đã giao hàng cho bên mua và ngược lại. Khi tranh chấp hợp đồng phát sinh cũng không có căn cứ chứng minh việc bên mua chấp thuận hay không chấp thuận nhận hàng theo hợp đồng hoặc đơn hàng đã ký kết có phù hợp và đúng với yêu cầu theo hợp đồng đã ký kết hay không.
Ví dụ: Bên A ký hợp đồng bán cho bên B, 1000 bóng đèn nhưng khi giao hàng chỉ có 900 bóng đèn còn nguyên vẹn có thể sử dụng đúng theo nội dung của hợp đồng mua bán. Thông qua biên bản giao nhận hàng hóa, thì bên B có quyền yêu cầu bên A giao bổ sung 100 bóng đèn bị vỡ, hỏng trong quá trình vận chuyển.
Mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa đơn giản
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-***———-
BIÊN BẢN GIAO HÀNG
Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…, tại cảng ….., hai bên gồm:
BÊN BÁN: CÔNG TY ………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………
Đại diện bởi ông : ……………………………………
Chức danh : Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại : …… Fax: ……………………..
MST : ……………………………………….
(Sau đây gọi tắt là Bên A)
BÊN MUA: CÔNG TY ……………………………….
Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………….
Đại diện bởi ông : ……………………………………
Chức danh : Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại : ……….. Fax: ………………….
MST : ………………………………………
(Sau đây gọi tắt là Bên B)
Căn cứ vào hợp đồng mua bán số …… 01/NTD- MCT/20…, bên A giao hàng cho bên B và hai bên tiến hành xác lập biên bản công nợ theo các điều kiện sau:
Điều 1. Bên A giao hàng cho bên B mặt hàng: …
………………………………………………….………
………………………………………………….………
………………………………………………….………
Điều 2. Số lượng, đơn giá,trị giá.
– Số lượng: …………………………..
– Tương đương với Trị giá: theo HD noi đồng (đã bao gồm 10% thuế VAT).
(Bằng chữ: ……………………..).
Điều 3. Bên A xác nhận đã giao và bên B xác nhận đã nhận đủ số lượng là … với tổng trị giá đã bao gồm thuế VAT là: …
Bên B có trách nhiệm thanh toán trị giá tiền hàng trên cho Bên A trước ngày …./…./20……
Điều 4. Trong trường hợp bên B không thực hiện đúng cam kết trong biên bản giao hàng này và làm thiệt hại đến kinh tế của bên A thì bên A có quyền chủ động đưa sự việc này ra trước cơ quan pháp luật để giải quyết.
Biên bản xác nhận công nợ này được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN A |
ĐẠI DIỆN BÊN B |
Mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA NỘI BỘ
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20…. Tại ……………………………., chúng tôi gồm:
– Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………… (Bên giao)
– Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………….(Bên nhận)
Địa điểm giao nhận tài sản: ………………………………….
Xác nhận việc giao nhận tài sản như sau:
|
STT |
Tên hàng |
Quy cách/ chủng loại |
ĐVT |
Số lượng |
Ghi chú |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO |
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN |
Nội dung Biên bản giao nhận hàng hóa cần có
Hiện nay, pháp luật không yêu cầu Biên bản giao nhận hàng hóa bắt buộc phải theo mẫu quy định nào. Tuy nhiên, để đảm bảo đầy đủ thông tin, tránh xảy ra tranh chấp, Biên bản giao nhận hàng hóa thông thường cần có những nội dung sau:
– Tên đơn vị mua và đơn vị bán hàng hóa; địa chỉ, điện thoại, người giao hàng, người nhận hàng;
– Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng hóa;
+ Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, chủng loại,…
+ Ký tên xác nhận của hai bên.
Biên bản giao nhận hàng hóa thường được trình bày như sau:
– Đầu tiên: Bên trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.
– Dưới tên công ty và quốc hiệu, tiêu ngữ là dòng chữ: “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA” được căn giữa;
– Căn cứ đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc căn cứ thỏa thuận…;
– Ngày, tháng, năm lập biên bản giao nhận hàng hóa hoặc ngày, tháng, năm giao nhận hàng hóa;
– Thông tin của cá nhân giao hàng và nhận hàng;
– Thông tin hàng hóa được giao nhận: Phần này càng chi tiết càng tốt;
– Chữ ký xác nhận của các bên, có thể đóng dấu.
Lưu ý khi lập mẫu biên bản giao nhận hàng hóa
Để Biên bản giao nhận hàng hóa chính xác, là căn cứ chứng minh để không xảy ra tranh chấp sau này, khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, người lập cần lưu ý những điều sau:
– Thông tin của bên bán và bên mua phải đấy đủ và chính xác: Không được nhầm lẫn vì rất dễ xảy ra tranh chấp;
– Biên bản giao nhận hàng hóa cần căn cứ vào một Hợp đồng hoặc Đơn đặt hàng khác để làm căn cứ giao nhận;
– Cần có chữ ký, đóng dấu của cả 02 bên để thể hiện sự đồng tình của cả 02. Đặc biệt là bên nhận hàng, nếu không biên bản này sẽ không thể chứng minh được sự kiện giao hàng đã xảy ra.
– Biên bản giao nhận hàng hóa cần được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
Trên đây là bài viết mẫu biên bản giao nhận hàng hóa của Luật Trần và Liên Danh. Nếu có thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
