Từ ngày 20/4/2020, Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có hiệu lực thi hành. Dưới đây là một số quy định mới và điểm đáng lưu ý của luật chứng thực mới, Quý bạn đọc hãy cùng Luật Trần và Liên Danh tìm hiểu nhé!
Chứng thực là gì?
Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể khái niệm chứng thực là gì, tuy nhiên thông qua các quy định của pháp luật tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, chúng ta có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, và giao dịch.
Hoạt động chứng thực bao gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính, Chứng thực chữ ký và Chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Quy định cách xử lý văn bản chứng thực trái luật
Các văn bản trước đây mới chỉ quy định về giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực, không quy định việc xử lý văn bản chứng thực trái luật.
Thông tư 01 đã bổ sung quy định này.
Theo đó, đối với các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý.
Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực sai quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau đó phải đăng tải lên Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh.
Chứng thực bản sao phải đầy đủ số trang
Điều 10 Thông tư nêu rõ:
Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.
Điều này đồng nghĩa với việc chứng thực bản sao từ bản chính đối với các bản chính có nhiều trang thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang đã ghi thông tin.
Đây là quy định được kế thừa từ Thông tư 20/2015/TT-BTP. Trước đó tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể đối với trường hợp bản chính có nhiều trang thì người yêu cầu chứng thực bản sao phải sao, chụp như thế nào.
Chỉ có 4 trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền
Theo Thông tư 01, việc chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
– Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
– Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
– Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
– Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Không được nhận xét vào sơ yếu lý lịch khi chứng thực chữ ký
Điều 15 Thông tư này quy định người thực hiện chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực.
Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
Trước đây, tại Nghị định 23/2015 và Thông tư 20/2015/TT-BTP không đề cập đến yêu cầu này.
Bổ sung cách ghi số chứng thực
Ngoài cách ghi số chứng thực bản sao từ bản chính đã có trước đó, Thông tư 01 đã bổ sung cách ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng. Cụ thể như sau:
– Số chứng thực bản sao từ bản chính là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực (quy định này đã có từ Thông tư 20/2015/TT-BTP);
– Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực (quy định mới);
– Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng (quy định mới).
Các loại chứng thực
Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bao gồm các loại chứng thực như sau:
– Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
– Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch: là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực thuộc về các cơ quan sau đây:
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp)
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định nêu trên, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã)
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
– Chứng thực di chúc;
– Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Lưu ý: Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện)
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
Công chứng viên
Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nêu rõ:
– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao
– Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
– Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
– Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về một số điểm mới của luật chứng thực Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
