Dù là công ty nhỏ hay lớn thì việc ban hành nội quy hoạt động là điều quan trọng để công ty hoạt động một cách thống nhất và có nề nếp. Vậy nội quy công ty là gì? Nội quy công ty có gì đặc biệt? hồ sơ đăng ký nội quy công ty bao gồm những gì?
Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để cập nhật một số quy định mới nhất của Bộ luật lao động 2019 nhé.
Nội quy công ty là gì?
Nội quy công ty là sự cụ thể hóa các quy định chưa được thỏa thuận một cách rõ ràng trong hợp đồng lao động cũng như trong quy định của bộ luật lao động, có giá trị bắt buộc áp dụng đối với người lao động và người sử dụng lao động và khi có tranh chấp lao động xảy ra.
Nội quy công ty (hay còn gọi là nội quy lao động) giúp chuẩn hóa hành vi, ứng xử của cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp; là cơ sở để tiến hành xử lý nếu người lao động không nghiêm chỉnh chấp hành nội quy dẫn đến việc gây ra những thiệt hại cho tổ chức, doanh nghiệp.
Chính vì thế, nội quy công ty có ý nghĩa với cả người lao động và người sử dụng lao động. Nội quy công ty ban hành phải cụ thể, chi tiết và khái quát được tất cả những khả năng vi phạm có thể xảy ra. Bên cạnh đó, người lao động có trách nhiệm phải nghiên cứu kỹ nội quy lao động để tránh việc vi phạm nội quy.
Nếu người lao động cảm thấy không hợp lý thì cần phải phản hồi với người sử dụng lao động để có thể xây dựng một bản nội quy công ty phù hợp cho cả người lao động và người sử dụng lao động và mang lại hiệu quả hoạt động cho tổ chức, doanh nghiệp.
Mục đích của nội quy công ty?
Để có thể duy trì kỷ luật trong đơn vị được đảm bảo, doanh nghiệp phải xây dựng nội quy công ty, trong đó phải liệt kê đầy đủ toàn bộ các hành vi vi phạm cùng hình thức xử phạt tương ứng.
Doanh nghiệp chỉ được quyền xử lý kỷ luật nếu họ có hành vi vi phạm được quy định cụ thể trong Nội quy công ty.
Trong đó, có ba hình thức xử lý kỷ luật là: khiển trách (bằng miệng và/hoặc văn bản); kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng hoặc cách chức; sa thải.
Nội quy công ty có phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 119 Bộ Luật lao động năm 2019 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 quy định: Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Để đăng ký nội quy công ty với cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ theo mẫu như sau:
– Mẫu văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động theo quy định đã điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu đơn vị.
– Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
– Biên bản đóng góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại cơ sở.
– Nội quy lao động.
Nội quy công ty sẽ được đăng ký theo Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019, cụ thể như sau:
– Kể từ ngày ban hành nội quy công ty, trong thời hạn 10 ngày, người sử dụng lao động phải thực hiện nộp hồ sơ đăng ký nội quy công ty.
– Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, nếu nội dung của nội quy công ty có những quy định trái với quy định của pháp luật thì cơ quan chuyên môn sẽ thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung để đăng ký lại.
Nội dung phải có trong nội quy công ty
Căn cứ khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy công ty không được trái pháp luật về lao động và quy định liên quan. Đồng thời phải bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
Trật tự tại nơi làm việc;
An toàn, vệ sinh lao động;
Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý;
Trách nhiệm vật chất;
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Ngoài các nội dung này, người sử dụng lao động có thể bổ sung các nội dung khác, miễn là pháp luật không cấm.
Hồ sơ đăng ký nội quy công ty
Hồ sơ đăng ký nội quy công ty gồm:
Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
Nội quy lao động.
Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Số lượng: 1 bộ hồ sơ
Thủ tục đăng ký nội quy công ty
Thủ tục đăng ký nội quy công ty được thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký
Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy công ty.
Cách thức nộp: Một trong 03 hình thức sau:
+ Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động.
+ Nộp hồ sơ trực tiếp.
+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
Nơi nộp: Nộp tại một trong các cơ quan sau:
+ Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội;
+ Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền): Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội.
Bước 2: Cơ quan chuyên môn về lao động xem xét, tiếp nhận hồ sơ
– Thời hạn: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
– Nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật: cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.
Một số điểm mới về hợp đồng lao động
Chính thức bỏ hợp đồng thời vụ:
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 Bộ luật lao động 2019 về các loại hợp đồng lao động bao gồm:
“1. Hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây:
- a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;
- b) Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.”
Điều 22 Bộ Luật lao động 2012 quy định về các loại hợp đồng lao động như sau:
“1. Hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây:
- a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
- b) Hợp đồng lao động xác định thời hạn;
Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoảng thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng.
- c) Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.”
Theo đó, Bộ Luật lao động 2019 chỉ còn 02 loại hợp đồng lao động là hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn trong khi quy định tại Bộ Luật lao động 2012 là 03 loại hợp đồng.
Công nhận hợp đồng lao động điện tử:
Theo quy định của Bộ Luật lao động 2012 thì hình thức hợp đồng lao động bao gồm hợp đồng lao động giao kết bằng văn bản và hợp đồng lao động giao kết bằng lời nói.
Điều 14 Bộ Luật lao động 2019 quy định về hình thức hợp đồng lao động như sau:
“1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
- Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”
Theo đó, Bộ Luật lao động 2019 đã bổ sung hình thức hợp đồng lao động điện tử. Việc giao kết hợp đồng lao động qua phương tiện điện tử sẽ giúp mọi thứ được linh hoạt hơn.
Bổ sung quy định liên quan đến xác định hợp đồng lao động:
Điều 13 Bộ Luật 2019 quy định về hợp đồng lao động như sau:
“1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.”
Như vậy nhằm để chấm dứt việc dùng tên khác cho hợp đồng lao động để né tránh nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước thì Bộ Luật lao động đã quy định dù tên gọi thế nào nhưng có hai nội dung nêu trên thì được coi là hợp đồng lao động.
Người sử dụng lao động không được buộc người lao động làm việc để trả nợ:
Điều 20 Bộ Luật lao động 2012 quy định về những hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động:
“1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
- Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.”
Ngoài những nội dung quy định trên thì trong tại Khoản 3 Điều 17 Bộ Luật lao động 2019 có thêm quy định “3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.” Quy định này nhằm góp phần bảo vệ đảm bảo tốt hơn về quyền lợi cho người lao động.
Trong hợp đồng lao động có thể quy định về nội dung thử việc:
Bộ Luật lao động năm 2012 quy định người sử dụng lao động và người lao động có thỏa thuận về việc làm thử thì các bên có thể giao kết hợp đồng thử việc.
Từ 01/01/2021, người lao động và người sử dụng lao động sẽ có thêm sự lựa chọn, đó là có thể thỏa thuận về nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc (theo quy định tại Điều 24 BLLĐ năm 2019).
Bổ sung 04 trường hợp tạm hoãn hợp đồng lao động:
Một số trường hợp tạm hoãn hợp đồng lao động được quy định trong Bộ Luật lao động 2012 đó là: Lao động đi làm nghĩa vụ quân sự; lao động bị tạm giữ, tạm giam; lao động nữ mang thai;
Người lao động phải chấp hành quyết định áp dụng biện pháp đưa vào trường giáo dưỡng, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc.
Từ ngày 01/01/2021, sẽ có thêm các trường hợp tạm hoãn hợp đồng lao động bao gồm (Điều 30 Bộ Luật lao động 2019)
– Người lao động được bổ nhiệm làm người quản lý doanh nghiệp của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ;
– Người lao động được ủy quyền để thực hiện quyền, trách nhiệm của đại diện chủ sở hữu nhà nước đối với phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
– Người lao động được ủy quyền để thực hiện quyền, trách nhiệm của doanh nghiệp đối với phần vốn của doanh nghiệp đầu tư tại doanh nghiệp khác;
– Người lao động thực hiện nghĩa vụ tham gia Dân quân tự vệ.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về hồ sơ đăng ký nội quy công ty. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng qua Hotline.
