Dịch vụ hải quan trọn gói

Quý khách muốn tìm đơn vị làm dịch vụ hải quan trọn gói để thông quan cho lô hàng xuất nhập khẩu của mình? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết để đáp ứng nhu cầu này của quý khách hàng

Dịch vụ hải quan là làm gì?

Dịch vụ hải quan là các công việc mà công ty dịch vụ (như Luật Trần và Liên Danh chúng tôi) thực hiện để thông quan hàng hóa cho lô hàng xuất nhập khẩu của khách hàng. Để đổi lại, bên dịch vụ sẽ được hưởng phí dịch vụ theo thỏa thuận.

Dịch vụ hải quan có 2 lựa chọn phổ biến, và Luật Trần và Liên Danh phục vụ cả 2 theo nhu cầu của khách hàng:

Khai thuê hải quan: đơn vị hoặc cá nhân nhận làm dịch vụ dùng giấy giới thiệu thay mặt chủ hàng để làm thủ tục thông quan. Người làm dịch vụ không xuất hiện tên pháp nhân (hay cá nhân) trên chứng từ hải quan. 

Đại lý hải quan: công ty dịch vụ (cá nhân không được làm) đứng tên mình và dùng chữ ký số của mình để khai tờ khai, sao y chứng từ để nộp hồ sơ hải quan. Công ty dịch vụ dùng chính tên mình để làm dịch vụ.

Mỗi hình thức nêu trên đều có điểm thuận lợi, bất lợi cho chủ hàng. Chẳng hạn dịch vụ khai thuê hiện rất phổ biến. Ưu điểm là tiện lợi cho khách hàng và người làm dịch vụ. Nhưng nhược điểm là bên dịch vụ không xuất hiện và đứng tên chịu trách nhiệm khi làm thủ tục, nên trong một số trường hợp đem lại rủi ro cho người thuê.

Cho dù quý khách chọn 1 trong 2 hướng nêu trên, thì đều có nghĩa là chủ hàng sử dụng dịch vụ của Luật Trần và Liên Danh để làm thủ tục hải quan cho hàng hóa của mình.

Dịch vụ hải quan trọn gói của Luật Trần và Liên Danh gồm những gì?

“Dịch vụ trọn gói” được nhiều người hiểu theo nghĩa là đã bao gồm tất tần tật các nghiệp vụ và chi phí liên quan. Chủ hàng chỉ việc cung cấp chứng từ, ký tá đóng dấu, sau đó nhận hàng mà không phải tự làm thêm gì hay trả thêm phí gì khác ngoài báo giá.

Cơ bản là như vậy, trừ những trường hợp phát sinh bất khả kháng.

Thực tế là thủ tục thông quan với những mặt hàng khác nhau thì có sự khác nhau, có khi là khác nhau rất nhiều. Với lô hàng dễ thì đơn giản, ít bước công việc và làm thủ tục mất ít thời gian. Ngược lại, lô hàng khó cần phải làm nhiều việc, mất nhiều công sức, và cả thời gian.

Với lô hàng thông thường, các bước nghiệp vụ cơ bản chỉ thế này:

Lên tờ khai hải quan theo chứng từ chủ hàng gửi

Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Nộp hồ sơ, nộp thuế và làm thủ tục thông quan cho lô hàng

Nhưng không phải mặt hàng nào cũng được nhẹ nhàng, trơn tru đến thế. Rất nhiều mặt hàng khi làm thủ tục cần thêm những nghiệp vụ khác đi kèm. Với loại hình xuất nhập kinh doanh, tôi có thể kể ra những công việc như:

Xin giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu: bước này cực kỳ quan trọng, vì thiếu giấy phép mà đã khai tờ khai là bị phạt như chơi. Có thể nói bước này đúng ra không gộp vào dịch vụ hải quan.

Nhưng một số anh chị em mới làm xuất nhập khẩu thì không biết, lại muốn gộp cả vào giá dịch vụ hải quan trọn gói khi hỏi đơn vị dịch vụ. Theo tôi thì nên tách riêng dịch vụ xin giấy phép, nếu có. Hoặc chí ít cũng báo giá riêng hạng mục này cho rõ ràng, tránh hiểu nhầm.

Phân loại hàng hóa và xác định trước mã HS của hàng hóa: Chúng tôi sẽ căn cứ vào thông tin đặc tính, công dụng, thông số kỹ thuật… của hàng hóa để tư vấn cho khách hàng việc phân loại và áp mã HS cho hàng hóa.

Việc tư vấn này thường miễn phí, hay đúng hơn là gộp vào mức phí chung.

Xác định trước các loại thuế phải nộp: Cũng căn cứ vào chủng loại hàng và mã HS cụ thể, để xác định xem hàng hóa phải chịu những loại thuế gì, và với giá trị lô hàng cụ thể, sẽ tính toán được số tiền thuế phải nộp là bao nhiêu.

Kiểm tra chuyên ngành: chẳng hạn như kiểm dịch, hun trùng, đăng kiểm, kiểm tra chất lượng, khai báo hóa chất… Những nghiệp vụ này cũng nên được báo phí riêng, tất nhiên có thể gộp chung báo giá nếu chủ hàng yêu cầu dịch vụ hải quan trọn gói

Kiểm hóa: là việc cán bộ hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa, bằng máy soi, hoặc kiểm thủ công. Khi tờ khai luồng đỏ, hoặc luồng xanh hay vàng nhưng có nghi vấn nên chuyển kiểm.

Rõ ràng trường hợp này sẽ phát sinh chi phí như nâng hạ container, cắt chì, bồi dưỡng xe nâng, công nhân… Vậy sẽ phải tính tới trong báo giá trọn gói, nếu hàng phải kiểm.

Tham vấn giá, kiểm tra sau thông quan: những công việc này có thể xảy ra nhưng không thường xuyên. Tuy vậy, với mặt hàng nằm trong danh mục rủi ro về giá giao dịch, mà hải quan nghi ngờ giá khai báo thấp thì chuyển sang tham vấn (ngay) hoặc để kiểm tra sau thông quan (sau).

Như vậy nếu phát sinh, rõ ràng người làm dịch vụ hải quan cũng phải tiến hành nghiệp vụ, trừ khi chủ hàng tự làm việc này. Nhưng nếu đơn vị dịch vụ làm, chắc chắn sẽ phát sinh chi phí, và báo giá trọn gói có thể chưa bao gồm, nhưng cũng cần lưu tâm đến khoản chi phí có thể phát sinh này.

Hoàn thuế nhập khẩu, thuế VAT cho hàng nhập khẩu: nghiệp vụ này ít khi xảy ra, nhưng có thể gặp với trường hợp nợ Chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin) & đóng đủ thuế để thông quan hàng trước, rồi sau đó có C/O nộp trả và xin hoàn thuế.

Nghiệp vụ này tuy chỉ là phát sinh thêm nhưng khi thực hiện cũng sẽ mất khá nhiều thời gian để hoàn tất, vì thế chúng tôi thường không tính gộp chung vào phần dịch vụ thông quan. Những gì xảy ra sau khi hàng đã được thông quan, cần tính riêng cho rành rọt, tránh hiểu nhầm không đáng có.

Dịch vụ trọn gói gồm những loại phí gì?

Với khá nhiều các bước và tác nghiệp như vậy, quá trình làm thủ tục sẽ liên quan đến khá nhiều các khoản chi phí phát sinh. 

Tùy loại hình xuất nhập khẩu, phương thức vận chuyển, mà có sự khác nhau ít nhiều. Dưới đây là các khoản chi phí phổ biến, có thể liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới khâu thông quan, tôi phân ra thành mấy nhóm để quý khách dễ tham khảo:

Nhóm chi phí từ hãng vận chuyển (hãng tàu / hãng hàng không / hãng giao nhận):

Phí chứng từ, B/L (với hàng xuất)

Phí lấy lệnh D/O (với hàng nhập)

Phí Local Charges: THC, EBS, CIC, Seal, Telex Release; CFS, Handling…

Nhóm chi phí từ sân bay / cảng biển / kho hàng / bãi container:

Phí nâng hạ container

Phí đóng rút hàng hóa

Phí lưu kho bãi (tại cảng, sân bay)

Phí kiểm hóa tại cảng, kho

Phí lao vụ sân bay (với hàng Air)

Nhóm chi phí khác:

Phí vận chuyển nội địa: vận chuyển hàng giữa kho doanh nghiệp với cảng biển, sân bay

Phí kiểm tra chuyên ngành (nếu có): kiểm dịch động vật / thực vật, an toàn thực phẩm, hợp quy…

Phí hạ tầng cảng biển

Với rất nhiều loại phí như trên, để dự tính được tổng chi phí cho 1 lô hàng, quý khách cần cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết. Khi đó đơn vị dịch vụ như chúng tôi mới có thể báo giá trọn gói được.

Chi tiết phí dịch vụ trọn gói theo lô hàng

Dưới đây là bảng giá dịch vụ trọn gói mà công ty đang làm cho khách hàng. Lưu ý: Thông tin chỉ mang tính tham khảo, quý khách cần liên hệ với chúng tôi để có báo giá cụ thể riêng cho hàng hóa của quý khách.

Tại sao chủ hàng thích dịch vụ hải quan trọn gói?

Dịch vụ có cần thiết hay không thì cần phân tích tại sao chủ hàng lại thích dịch vụ hải quan trọn gói. Đây là một số lý do chính mà sau nhiều năm chúng tôi cảm nhận được:

Chủ hàng chưa có kinh nghiệm, không nắm được nghiệp vụ cụ thể để thông quan 1 lô hàng, nên muốn thuê dịch vụ làm từ đầu đến cuối, cho đến khi hàng thông quan xong xuôi.

Ý của chủ hàng là “tôi không biết rõ cách làm, tôi muốn thuê anh trọn gói, anh phải làm hết cho đến khi xong việc, tôi chỉ việc cung cấp và ký tá chứng từ, rồi trả tiền theo giá đã báo mà thôi”.

Chủ hàng muốn thuế 1 bên dịch vụ làm tất cả, thay vì phải thuê vài bên dịch vụ, mỗi bên làm một vài công đoạn mới xong.

Chẳng hạn, với hàng mỹ phẩm nhập khẩu, chủ hàng muốn thuê 1 công ty vừa làm công bố mỹ phẩm, vừa làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu, thay vì thuế 2 công ty làm 2 công đoạn.

Chủ hàng muốn giảm rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Thường công ty mới làm xuất nhập khẩu hay e ngại phát sinh chi phí. Một phần là vì chưa nắm được nghiệp vụ có thể phát sinh gì, chi thêm gì. Phần nữa là cũng “ngại” mấy anh làm dịch vụ khai thuê không trung thực, thường hay tranh thủ tính tăng phí mỗi khi có trục trặc phát sinh.

Thú thực là người trong nghề, tôi hiểu và đồng cảm với nỗi lo của khách hàng về quản lý chi phí, bởi vẫn có những công ty hoặc cá nhân làm dịch vụ, nhưng không ngại “chặt chém” khách hàng khi có cơ hội.

Đó là những lý do khá chính đáng khi chủ hàng muốn một dịch vụ trọn gói từ A-Z.

Nhưng đứng ở quan điểm ngược lại, phía người làm dịch vụ hải quan thường cẩn trọng khi báo giá trọn gói, theo kiểu tổng tiền (lump sum) là bao nhiêu.

Không phải là vì các đơn vị dịch vụ (đa phần là vậy) muốn nhập nhèm để tính gian về phí sau này. Mà vì ở giai đoạn báo giá ban đầu, tính khả thi hợp tác chưa cao, khách hàng lại cần làm báo giá ngay.

Đã vậy, thông tin về hàng hóa chủ hàng cung cấp lại cũng chưa đầy đủ, nên chưa xác định được có phát sinh nghiệp vụ hay không, ví dụ: kiểm tra chất lượng. Muốn biết thì cần tìm hiểu tra cứu, nhiều khi cũng mất thời gian, báo giá muộn lại fail. Hoặc tâm lý chung: mất công tìm hiểu cặn kẽ, báo giá trọn gói, nhưng không được thì tiếc công lắm.

Xét theo cả 2 xuất phát điểm đôi chỗ có phần hơi ngược nhau như trên, tôi cho rằng cần khảo sát kỹ khi phải báo giá trọn gói theo 1 mức phí cụ thể, chẳng hạn như: tổng phí là 5tr hay 10tr cho tất cả.

Thay vào đó, nên báo giá chi tiết cho dịch vụ hải quan trọn gói là phù hợp hơn cả. Nghĩa là dịch vụ gồm những gì, tôi liệt kê ra hết, và nếu phát sinh thêm thì dự kiến hết bao nhiêu. Phần phát sinh nếu để báo sau khi có đầy đủ thông tin cần thiết, thì sẽ ghi rõ “báo sau, khi có đủ thông tin”.

Như vậy sẽ hài hòa lợi ích cho cả 2 bên: chủ hàng thấy yên tâm, và người làm dịch vụ hải quan cũng không phải tính toán quá nhiều (và thiếu căn cứ) ngay từ bước đầu báo giá.

Cụ thể, tôi hay báo giá dịch vụ hải quan trọn gói trong khoảng thế này:

Phí dịch vụ thủ tục hải quan: 800.000-1.000.000 đồng/container.

Phí phục vụ kiểm hóa (nếu tờ khai luồng đỏ): 500k-800k đồng/container

Phí trên chưa gồm VAT, kiểm tra chuyên ngành

Tôi tin rằng, cách báo giá chi tiết và cụ thể, sau khi 2 bên đã trao đổi thông tin cần thiết sẽ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, mặc dù báo giá đó thực sự được 100% trọn gói hay chưa.

Với cách thức như vậy, hy vọng quý khách hiểu rõ hơn về loại hình dịch vụ này.

Tại sao quý khách nên sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói của Luật Trần và Liên Danh?

Công ty Luật Trần và Liên Danh chúng tôi có lịch sử trên 10 năm kinh nghiệm phục vụ các khách hàng.

Phục vụ hàng ngày, hàng tháng, hàng năm. Luật Trần và Liên Danh là Đại lý hải quan được Tổng cục hải quan cấp chứng nhận từ năm 2013.

Đội ngũ nhân viên dày dạn, đủ bằng cấp chứng chỉ, thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên ngành về thủ tục hải quan, có thể xử lý những tình huống khó (có thể phát sinh) trong quá trình làm hàng.

Chúng tôi có người thường xuyên làm thủ tục tại các chi cục, nhất là tại Hải Phòng, do đó cập nhật thường xuyên tình hình lô hàng để quý khách nắm bắt được tiến độ, từ đó có phương án phù hợp trong việc kinh doanh của mình

Khách hàng được tư vấn hướng dẫn chi tiết, rất hữu ích với người chưa có kinh nghiệm (làm lần đầu). Chúng tôi thấu hiểu tâm lý và nỗi lo của khách hàng nhất là những người mới.

Giá dịch vụ cực kỳ cạnh tranh, giúp khách hàng chủ động và tiết kiệm chi phí. Điều này thực sự giúp quý khách cải thiện hiệu quả kinh doanh của mình.

Quy trình cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói cho khách hàng

Báo giá, trao đổi thông tin: Hai bên tìm hiểu nhu cầu dịch vụ và năng lực của nhau. Đây là bước đầu, tạo tiền đề cho việc thông hiểu và tin cậy ban đầu.

Chúng tôi sẽ xây dựng báo giá dịch vụ hải quan trọn gói và gửi cho khách hàng. Đồng thời, sẽ thương thảo để đảm bảo các yêu cầu được nhận biết và đáp ứng thỏa đáng, theo mức phí dịch vụ tương ứng có thể chấp nhận với khách hàng.

Ký kết thỏa thuận hợp tác thông qua hợp đồng dịch vụ. Có thể sử dụng theo file mẫu của Luật Trần và Liên Danh, hoặc theo mẫu do khách hàng đề xuất.

Tất nhiên, cần thảo luận cụ thể các điều khoản, đảm bảo đáp ứng hài hòa lợi ích của cả 2 bên: cả cho chủ hàng và cho Luật Trần và Liên Danh chúng tôi.

Tư vấn sơ bộ về chứng từ thủ tục, giải đáp thắc mắc, và nhắc những điều cần lưu ý. Khi triển khai hợp tác (có thể trước đó nữa), bộ phận tư vấn của chúng tôi sẽ nghiên cứu yêu cầu và thông tin lô hàng, từ đó đưa ra hướng dẫn sơ bộ để khách hàng hiểu được những công việc cần triển khai, những chứng từ cần chuẩn bị, và những điểm cần lưu ý để cho lô hàng được thông quan một cách trơn tru.

Rà soát, chỉnh sửa bổ sung chứng từ. Bước này rất quan trọng. Việc chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan đầy đủ, chuẩn chỉnh sẽ giúp cho khâu làm thủ tục được suôn sẻ hơn nhiều.

Tất cả các sai lệch, thiếu sót trong hồ sơ hải quan sẽ có thể dẫn tới hậu quả ngoài mong muốn, thường gây ra chậm trễ, thậm chí phát sinh chi phí để khắc phục.

Truyền tờ khai hải quan, kèm hồ sơ kiểm tra chuyên ngành (đúng thời điểm): Với hàng thuộc diện phải làm kiểm tra chuyên ngành thì Luật Trần và Liên Danh sẽ hướng dẫn và chuẩn bị hồ sơ cũng như thủ tục riêng, thường là trước khi mở tờ khai hải quan.

Sau đó, đến khâu truyền tờ khai và chuẩn bị hồ sơ cần thiết để làm thủ tục.

Nộp hồ sơ và thông quan hàng hóa (đúng tiến độ): hiện nay hầu hết hồ sơ đều được truyền điện tử qua phần mềm đến cơ quan hải quan, chỉ trừ chứng từ gốc quan trọng không thể thay thế (như Chứng nhận xuất xứ – Certificate of Origin).

Một khi hồ sơ đầy đủ chuẩn chỉnh, thì cán bộ hải quan sẽ thông quan cho lô hàng. 

Hoàn tất dịch vụ hải quan trọn gói, lên bảng kê chi phí và phát hành hóa đơn dịch vụ cho khách hàng.