Chữ ký được xem là dấu hiệu riêng để nhận biết mỗi cá nhân, ngày nay việc sử dụng chữ ký trong văn bản, giao dịch đã và đang phổ biến hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, việc giả chữ ký cũng xuất hiện ngày một nhiều, để ngăn chặn tình trạng này thì hoạt động chứng thực chữ ký đã ra đời. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về thủ tục công chứng chữ ký theo quy định.
Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký thật của người yêu cầu chứng thực. Đồng thời người thực hiện việc chứng thực xác nhận chữ ký phải chịu trách nhiệm về sự xác nhận của mình theo quy định của pháp luật.
Điều kiện để tiến hành chứng thực chữ ký là gì?
Không phải ai cũng có quyền tiến hành thực hiện chứng thực chữ ký được mà đã được pháp luật quy định rõ ràng tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Luật công chứng 2014. Trong đó đã nêu rõ các chủ thể có thẩm quyền chứng thực chữ ký. Bao gồm:
(i) Phòng tư pháp trực thuộc quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:
a, Chứng thực các chữ ký có trong văn bản, giấy tờ;
b, Chứng thực các chữ ký của người dịch trong văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
(ii) Uỷ ban nhân dân thuộc cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký có trong văn bản, giấy tờ. Ngoại trừ việc chứng thực chữ ký của người dịch văn bản, giấy tờ.
(iii) Cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện ngoại giao, và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài có quyền hạn và trách nhiệm như sau:
a, Công chứng chữ ký trên các văn bản, giấy tờ;
b, Chứng thực chữ ký người dịch trên các văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Viên chức đại diện lãnh sự, viên chức ngoại giao ký chứng thực và đóng dấu của cơ quan đại diện.
(iv) Công chứng viên có quyền hạn và trách nhiệm: chứng thực chữ ký có trên văn bản, giấy tờ, trừ chứng thực chữ ký của người dịch.
Lưu ý: Việc chứng thực này không phụ thuộc vào địa phương cư trú của người yêu cầu.
Quy định pháp luật về việc chứng thực chữ ký
Việc thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
Thực hiện chứng thực chữ ký khi trên cùng một giấy tờ, văn bản có nhiều loại chữ ký của nhiều người khác nhau.
Thực hiện khai lý lịch cá nhân.
Cá nhân tự lập một số giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật thì cần phải tiến hành bước chứng thực chữ ký.
Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền.
Trình tự thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký được tiến hành theo 3 bước dưới đây:
Bước 1 Khi đi chứng thực chữ ký bạn cần mang theo một số giấy tờ cần thiết
Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký. Sau đó xuất trình cho người đại diện cơ quan thực hiện chứng thực.
Bước 2 Kiểm tra giấy tờ người yêu cầu chứng thực
Người thực hiện chứng thực tiến hành kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, trong trường hợp giấy tờ đầy đủ theo quy định đồng thời người yêu cầu chứng thực còn minh mẫn, làm chủ được hành vi của mình và không thuộc các trường hợp sau
Người yêu cầu chứng thực không còn đủ tỉnh táo, minh mẫn và không làm chủ được hành vi của mình.
Xuất trình chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước giả mạo.
Nội dung văn bản, giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực chữ ký trái với pháp luật, tuyên truyền, kích động, xuyên tạc, xúc phạm danh dự, uy tín của tổ chức, cá nhân, vi phạm quyền công dân…
Bước 3 Thực hiện chứng thực
Sau khi mọi giấy tờ, thủ tục đã được kiểm tra kỹ càng thì người thực hiện chứng thực sẽ cho cá nhân yêu cầu chứng thực ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định. Đồng thời cơ quan thực hiện chứng thực cũng thực hiện bước ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và ghi vào sổ chứng thực.
Với trường hợp giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, đóng dấu giáp lai.
Lưu ý:
– Trường hợp nếu bạn thực hiện công chứng chữ ký tại bộ phận một cửa, thì sau khi người thực hiện công chứng kiểm tra kỹ hồ sơ, làm một số thủ tục theo quy định nếu đảm bảo đủ yêu cầu để công chứng chữ ký thì người làm thủ tục sẽ yêu cầu bạn ký vào văn bản, giấy tờ sau đó sẽ đưa bạn giấy hẹn ngày đến lấy đồng thời gửi hồ sơ trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thẩm quyền công chứng chữ ký để ký xác nhận.
– Đến ngày hẹn nhận hồ sơ bạn chỉ cần đến bộ phận một cửa và nhận lại kết quả.
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký:
Tóm tắt câu hỏi:
Tôi vừa mới ra trường, giờ đang làm hồ sơ xin việc, nhưng chỗ tôi xin làm có yêu cầu phải chứng thực chữ ký. Nên mình muốn hỏi về vấn đề chứng thực chữ ký cần phải mang những giấy tờ gì và đến cơ quan nào ạ?
Luật sư tư vấn:
Để chứng thực chữ ký bạn cần có mang giấy tờ đến cơ quan có thẩm quyền và thực hiện theo trình tự căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 16/2/2015, Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Thủ tục chứng thực chữ kí như sau:
Thứ nhất, Về cơ quan có thẩm quyền xử lí
Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trong trường hợp của bạn có thể đến Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã (tức ủy bạn nhân dân xã, phường, thị trấn) bất kì thuận tiện cho bạn nhất, mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của bạn.
Thứ hai, về giấy tờ cần mang theo khi yêu cầu chứng thực chữ kí bao gồm:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Ngoài ra, một số điểm khác khi chứng thực chữ ký:
+ Thời gian: Trong buổi (Trong trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 3 ngày làm việc).
+ Lệ phí: 10.000 đồng/ trường hợp (trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản) theo Thông tư liên tịch 158/2015/TTLT-BTC-BTP quy định về mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch
Trình tự, thủ tục cụ thể được quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Khi đến cơ quan có thẩm quyền bạn mang đủ giấy tờ, cán bộ nhân viên có nghĩa vụ sẽ hướng dẫn bạn thực hiện.
Văn bản nào bắt buộc phải chứng thực chữ ký:
Tóm tắt câu hỏi:
Chào luật sư!
Tôi muốn chứng thực chữ ký trong di chúc của mẹ tôi. Tôi muốn hỏi pháp luật có quy định những loại văn bản nào bắt buộc phải chứng thực chữ ký không?
Luật sư tư vấn:
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sau:
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
Cũng theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sau:
Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.
Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản
Như vậy, việc chứng thực chữ ký là do nhu cầu của gia đình bạn để nhằm mục đích xác minh tính minh bạch của di chúc. Hiện pháp luật hiện hành không quy định cụ thể các loại giấy tờ nào bắt buộc phải chứng thực chữ ký.
Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký:
Theo quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được quy định cụ thể như sau:
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;
b) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký quy định tại Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về công chứng chữ ký Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
