Tồn kho là vấn đề cốt lõi của các doanh nghiệp thương mại. Trên thực tế, Có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng hàng tồn kho chênh lệch rất lớn so với sổ sách hoặc hàng tồn kho bị hòng, hết hạn sử dụng. Vậy cách xử lý hàng tồn kho không bán được như thế nào? Luật Trần và Liên Danh xin trình bày ở bài viết dưới đây.
Hàng hóa tồn kho là gì?
Hàng hóa tồn kho hay hàng tồn là những cụm từ rất quen thuộc đối với người làm ăn kinh doanh, bán hàng và tình trạng này cũng không phải là rất ít xảy ra. Thậm chí dù là những người kinh doanh lâu năm, nhưng doanh nghiệp lớn cũng khó tránh xảy ra điều này. Tuy nhiên, số đông đều cho rằng hàng hóa tồn kho đều là những mặt hàng không bán được, hàng bị lỗi, bị ế không được người tiêu dùng lựa chọn. Đây có thể là một cách hiểu về khái niệm này nhưng nó cũng chưa thực sự đúng và chính xác là hơn chưa được đầy đủ.
Theo đó, trong kinh doanh hàng tồn kho còn hiểu là mặt hàng được các doanh nghiệp giữ lại để giao dịch cuối cùng hay cũng có thể coi là các mặt hàng được dự trữ. Không phải lúc nào hàng tồn kho cũng gây ảnh hưởng đến tình hình sản xuất, kinh doanh. Ngược lại nếu biết cách quản lý hoàn toàn có thể giúp giảm các chi phí đầu tư và tăng doanh thu cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy, chúng ta có thể hiểu với hai cách khác nhau đối với cụm từ hàng hóa tồn kho và không phải lúc nào nó cũng đều là xấu cả.
Dựa trên khái niệm đó, hàng hóa tồn kho cũng được phân chia thành các loại khác nhau như sau:
Nguồn vật tư sản xuất: Là các thiết bị, dụng cụ, đồ đạc phục vụ cho mục đích cần thiết trong suốt quá trình sản xuất.
Nguồn vật liệu thô: Là những loại được lưu trữ với mục đích kinh doanh hoặc sản xuất trong thời gian sắp tới đang được quả lý trong kho hàng của bạn.
Bán thành phẩm: Là những sản phẩm chưa được sản xuất hoàn thiện xong, chưa được tung ra thị trường tiêu dùng. Vẫn trong quy trình sản xuất tổng thể và cũng chưa được nhập kho.
Sản phẩm thành phẩm: Là các mẫu đã sản xuất hoàn thiện, đủ điều kiện tung ra thị trường nhưng chưa bán ngay và nhập về hệ thống quản lý kho hàng chung.
Trường hợp 1: Hàng tồn kho ảo
Hàng hóa tồn kho bao gồm những gì?
Xét về chủng loại hàng hóa thì hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm tất cả các sản phẩm thương mại như:
+ Nguyên liệu, vật liệu.
Nguyên nhân của việc tồn kho ảo
Do việc doanh nghiệp bán hàng không xuất hóa đơn. Đây là một việc thường xuyên diễn ra khi khách hàng của doanh nghiệp không có nhu cầu nhận hóa đơn. Và lỗi thuộc về kế toán khi bán hàng đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng không xuất hóa đơn cho dù người mua không có nhu cầu.
Trường hợp thứ 2 là việc nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không đúng với hoạt động kinh doanh dẫn đến hàng tồn kho tồn nhiều.
Cách xử lý hàng tồn kho ảo
Xuất hóa đơn bán hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn
Cách này khá an toàn. Tuy nhiên doanh nghiệp chịu 10% thuế GTGT, đồng thời làm tăng doanh thu bán hàng trong kỳ. Mặc dù thực tế trong kỳ không phát sinh, như vậy cần phải cân đối được doanh thu chi phí làm sao cho hợp lý với số thuế TNDN phải nộp.
Hạch toán 2 bút:
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111
Có TK 511, 3331
Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 156
Xuất hàng cho biếu tặng nhân viên
Theo hướng dẫn tại khoản 7 điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:
“Đối với trường hợp này xuất hàng cho biếu tặng nhân viên vẫn phải xuất hóa đơn. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa dịch vụ của khách hàng.”
Như vậy có thể thấy xuất hàng cho biếu tặng nhân viên là một khoản chi có tích chất phúc lợi. Vì vậy nó được tính vào chi phí được trừ khi xác đinh thuế TNDN. Tuy nhiên để được tính vào chi phí hợp lý được trừ cần lưu ý: Tổng số chi có tính chất phúc lợi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, phiếu xuất kho, danh sách nhân viên được cho biếu tặng hàng hóa.
Hạch toán kế toán:
+ Sản phẩm hàng hóa dùng để cho biếu tặng được chi bằng quỹ khen thưởng phúc lợi
Nợ TK 353
Có TK 511, 3331
+ Đồng thời ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 156
Xuất hàng hóa trả thay lương cho người lao động
Trường hợp này cũng phải xuất hóa đơn tương tự như trường hợp hàng hóa cho biếu tặng ở trên.
Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, phiếu xuất kho, bảng lương
Hạch toán kế tooán:
Nợ TK 334
Có TK 511, 3331
Nợ TK 632
Có TK 156
Lập biên bản thanh lý hàng hóa do hàng hóa lâu ngày, khó bán…
Doanh nghiệp phải tiến hành lập hội đồng kiểm kê hàng hóa, thanh lý hàng hóa.
Chứng từ kèm theo: Biên bản thanh lý, bảng tổng hợp hàng hóa cần thanh lý, quyết định thanh lý, hóa đơn, phiếu xuất kho.
Hạch toán kế toán :
Nợ TK 111,112,131
Có TK 511, 3331
Nợ TK 632
Có TK 156
Đăng ký với sở công thương chương trình khuyến mại.
Khi áp dụng chương trình khuyến mại, doanh nghiệp phải thông báo và đăng ký với sở công thương.
Chứng từ kèm theo: Hợp đồng, hóa đơn phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có….
Hạch toán kế toán:
Nợ TK 111,112,131
Có TK 511.
Có TK 3331
Nợ TK 632
Có TK 156
Trường hợp 2: Hàng tồn kho hết hạn sử dụng
Hàng tồn kho hết hạn sử dụng là gì?
Hàng tồn kho hết hạn sử dụng được hiểu là các mặt hàng sau một thời gian sản xuất mà không bán được dẫn đến bị hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng. Doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm ra biện pháp xử lý để hạn chế tổn thất về mặt kinh phí, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh.
Cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng
Về thuế thu nhập doanh nghiệp
Căn cứ Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC ban hành ngày 22/06/2015 (bổ sung cho Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC) về hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN thì hàng hóa tồn kho hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường sẽ tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Hồ sơ chuẩn bị gồm:
Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập. Cần xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng là gì?; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng.
Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).
Hồ sơ sẽ được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Lưu ý: Tùy thuộc vào mặt hàng tồn kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh hàng hóa bị hòng và tiêu hủy. Đặc biệt như các mặt hàng thuốc, vật tư y tế…
Với thuế giá trị gia tăng
Khoản 1, Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC nêu nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào có quy định. Các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường sẽ được khấu trừ thuế GTGT gồm: các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường, thiên tai, hỏa hoạn, hàng quá hạn sử dụng… Muốn được khấu trừ thuế, doanh nghiệp phải cung cấp đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh cho các trường hợp tổn thất được bồi thường.
Lưu ý: Hàng hóa hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường vẫn sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Hướng dẫn hạch toán hàng hóa tồn kho hết hạn sử dụng, hư hỏng phải hủy
Tại điểm c, điều 45 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
c) Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Có các TK 152, 153, 155, 156.
Vậy, trước đó kế toán phải trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khi trích lập hạch toán:
Nợ TK 632
Có TK 229
Chiến lược kinh doanh hàng hóa tồn kho không bán được
Kinh doanh hàng hóa tồn kho không bán được thực sự là một vấn đề nan giải mà không chỉ các công ty, cửa hàng nhỏ mới gặp phải. Ngay cả khi chúng ta có những giải pháp đầy lý tưởng như trên, nhưng nếu không có chiến lược triển khai hợp lý thì hiệu quả cũng sẽ không được cao. Ngược lại, bạn còn phải tốn kém một khoản đầy lãng phí để tổ chức các chương trình cần thiết. Vì vậy, hãy xây dựng ngay cho mình một chiến lược kinh doanh hàng hóa tồn kho không bán được một cách khoa học với các vấn đề chính như sau:
Theo dõi chu kỳ hàng tồn kho: Điều này sẽ giúp quản lý được tình trạng các mặt hàng đang bị tồn kho với chu kỳ rõ ràng, để đưa áp dụng những giải pháp thích hợp trong từng thời điểm.
Kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho không bán được: Bạn cần biết mặt hàng này đã tồn kho bao lâu? Vì sao lại không bán được? Sau đó hãy đưa ra kế hoạch tiêu thụ cùng các giải pháp phù hợp đối với từng nguyên nhân. Giải pháp xử lý hãy tham khảo 1 trong 7 cách ở phần trên.
Kinh doanh trung gian hoặc dịch vụ: Điều này sẽ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, thay vì nhập số lượng lớn về kho để tích lâu này bạn có nên là bên trung gian giữa nhà sản xuất và khách hàng. Hoặc có thể kết nối với các bên dịch vụ để giải quyết vấn đề lưu kho hàng tồn này.
Thực hiện xử lý đơn hàng kịp thời, chốt đơn nhanh chóng: Đã kinh doanh hàng tồn kho không bán được thì việc xử lý đơn hàng kịp thời, chốt đơn nhanh chóng là rất quan trọng. Bạn càng đẩy nhanh được đi bao nhiêu thì chi phí lưu kho, quản lý sẽ càng giảm bất nhiêu.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về cách xử lý hàng tồn kho không bán được. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
