Quy định của pháp luật về việc hoàn thuế thu nhập cá nhân như thế nào? Trường hợp nào sẽ được hoàn thuế TNCN? Hồ sơ hoàn thuế TNCN cần phải chuẩn bị những giấy tờ gì? cách nhận lại thuế thu nhập cá nhân như thế nào? Trong bài viết này, Luật Trần và Liên Danh sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên.
Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Không có định nghĩa cụ thể về việc hoàn thuế thu nhập cá nhân, tuy nhiên căn cứ vào luật thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn, chúng ta có thể hiểu: Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân (hoàn thuế TNCN) là việc cá nhân được hoàn lại phần tiền đã nộp thuế khi thuộc một trong các trường hợp được hoàn thuế theo quy định pháp luật.
Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân
Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về việc hoàn thuế thu nhập cá nhân như sau:
“1. Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.
Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.”
Theo như quy định trên, việc hoàn thuế TNCN chỉ được áp dụng trong trường hợp:
Đối với những cá nhân đã có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế;
Cá nhân nộp thừa tiền thuế thu nhập cá nhân;
Có đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân. Đối với những cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu có số thuế nộp thừa thì được hoàn thuế hoặc bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.
Cách tính số tiền thuế nộp thừa được hoàn
Muốn biết năm nay các bạn đã nộp thuế TNCN thừa hay thiếu thì các bạn bắt buộc phải làm quyết toán. Cá nhân có thể quyết toán bằng 1 trong 2 hình thức: Tự làm quyết toán trực tiếp với CQT hoặc Ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (nếu đủ điều kiện)
Ta có công thức:
Số thuế TNCN nộp thừa = (*) Số thuế TNCN đã nộp – (**) Số thuế TNCN phải nộp theo quyết toán thuế
⇒ Nếu kết quả công thức này ra dương thì đó là số tiền nộp thừa, ngược lại ra âm là nộp thiếu tiền thuế.
* Số tiền thuế đã nộp được xác định trên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (đối với doanh nghiệp hoặc cá nhân đã nộp vào ngân sách nhà nước theo mã số thuế của cá nhân người nộp thuế.) hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN (đối với cá nhân)
** Muốn xác định được “Số thuế TNCN phải nộp theo quyết toán thuế” thì các bạn phải thực hiện làm quyết toán thuế:
Công thức tính quyết toán thuế TNCN năm như sau:
Thuế TNCN phải nộp của cả năm = (Thu nhập tính thuế bình quân tháng x biểu thuế suất theo biểu lũy tiến từng phần) x 12 tháng
Thu nhập tính thuế bình quân tháng được xác định bằng công thức:
Thu nhập tính thuế bình quân tháng = (Tổng thu nhập chịu thuế – tổng các khoản giảm trừ)/ 12 tháng
Thu nhập chịu thuế: là tổng thu nhập từ tiền lương tiền công mà cá nhân thực nhận từ 01/01 đến 31/12 của năm quyết toán
Thu nhập chịu thuế của cả năm = Tổng thu nhập đã nhận được trong năm – Các khoản được xác định là miễn thuế trong năm.
Các khoản giảm trừ: gồm có: giảm trừ gia cảnh (bản thân + người phụ thuộc) + Các khoản bảo hiểm bắt buộc + Các khoản đóng góp từ thiện, khuyến học, nhân đạo..
Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Theo điều 42, Thông tư 80/2021/TT-BTC hồ sơ hoàn thuế TNCN được thực hiện như sau:
Trường hợp 1: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (Doanh nghiệp) được uỷ quyền quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động.
Hồ sơ hoàn thuế TNCN gồm:
Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo mẫu số 01/DNXLNT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC;
Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;
Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này (áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập).
Lưu ý:
Nếu doanh nghiệp nộp trực tiếp thì chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế TNCN như trên rồi đem lên cơ quan thuế.
Nếu nộp qua mạng, các bạn làm trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML nộp qua mạng nhé. Đối với chứng từ, biên lại nộp thuế TNCN hãy scan rồi đính kèm vào file Word hoặc Excel. Sau khi nộp xong Giấy đề nghị hoàn thuế, các bạn vào “Tra cứu” để nộp đính kèm nhé.
Thời hạn làm thủ tục hoàn thuế TNCN: Cá nhân có số thuế nộp thừa, yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ khai thuế tiếp theo thì cá nhân có thể nộp hồ sơ bất cứ thời điểm nào kể từ ngày kết thúc năm tính thuế. Nộp sau thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế (sau 30/3/2022) vẫn được (không bị phạt).
Trường hợp 2: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu có số thuế nộp thừa thì cá nhân KHÔNG phải nộp hồ sơ hoàn thuế mà chỉ cần ghi số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT” hoặc chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau” tại tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi quyết toán thuế.
Có 2 cách nộp Tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN là nộp trực tiếp (File Excel) hoặc nộp online qua mạng (file XML):
Cách 1: Nếu nộp trực tiếp các bạn chuẩn bị các loại giấy tờ như bên dưới rồi đi nộp ở cơ quan thuế. Bao gồm:
Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN.
Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (là chứng từ khấu trừ thuế mà doanh nghiệp cấp cho các bạn)
Chứng minh nhân dân;
Bản chụp hợp đồng lao động (Nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý Doanh nghiệp giảm trừ gia cảnh)
Hoặc sổ hộ khẩu/sổ tạm trú (Nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú).
Cách 2: Nếu nộp online qua mạng các bạn làm Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML. Sau đó nộp qua trang web: https://canhan.gdt.gov.vn hoặc http://thuedientu.gdt.gov.vn. Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân qua mạng các bạn có thể tham khảo tại đường link chúng tôi đã cung cấp ở phần trên.
Lưu ý khi làm tờ khai:
Đối với hồ sơ hoàn thuế đề nghị ghi chính xác số tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng – chi nhánh.
Khi kê khai quyết toán thuế các cá nhân điền đầy đủ các thông tin sau: địa chỉ chính xác để liên hệ, số điện thoại, email, họ tên và tên của vợ hoặc chồng, mã số thuế của vợ hoặc chồng hoặc số chứng minh thư. Mục đích để cơ quan thuế có thể thông tin, liên lạc với nếu hồ sơ khai thuế cần bổ sung, hoàn thiện.
Chỉ tiêu số [37] – Đã khấu trừ – tại mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo – Thông tư 80/2021/TT-BTC ghi số thuế TCTTN đã khấu trừ (có kèm chứng từ khấu trừ thuế TNCN).
Chỉ tiêu số [38] – Đã tạm nộp- tại mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC ghi số thuế TNCN mà cá nhân đã nộp vào ngân sách nhà nước theo mã số thuế của cá nhân người nộp thuế.
Nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, khi các bạn Lập tờ Quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK sẽ có Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN
Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN
» Trường hợp 1: Doanh nghiệp làm thủ tục hoàn thuế cho các cá nhân ủy quyền thì nơi nộp hồ sơ là cơ quan thuế trực tiếp quản lý
» Trường hợp 2: Cá nhân tự làm hồ sơ hoàn thuế TNCN:
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định theo hướng dẫn tại Công văn 636/TCT-DNNCN:
Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định tại điểm a Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP. Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thì cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.
– Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:
+ Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.
Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
+ Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
+ Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Bước 3: Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế
Thời gian giải quyết: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế, cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN (Theo điều 32 Thông tư 80).
Trường hợp đề nghị hoàn thuế bằng hồ sơ điện tử: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế theo mẫu số 01/TB-HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này, cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế theo quy định tại Điều 27 Thông tư này (sau đây gọi là cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế) trả Thông báo về việc chấp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế theo mẫu số 02/TB-HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này hoặc Thông báo về việc không được hoàn thuế theo mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này trong trường hợp hồ sơ không thuộc diện được hoàn thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các Cổng thông tin điện tử khác nơi người nộp thuế nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế điện tử.
Trường hợp đề nghị hoàn thuế bằng hồ sơ giấy: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế, cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế theo mẫu số 02/TB-HT hoặc Thông báo về việc hồ sơ không đúng thủ tục theo mẫu số 03/TB-HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này đối với hồ sơ gửi qua đường bưu chính hoặc Thông báo về việc không được hoàn thuế theo mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này trong trường hợp không thuộc đối tượng được hoàn thuế.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về cách nhận lại thuế thu nhập cá nhân Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
