Hoàn thuế thu nhập cá nhân được hiểu đơn giản là việc Nhà nước hoàn trả lại phần tiền thuế đã thu từ người nộp thuế thu nhập cá nhân trong năm quyết toán nếu thuộc trường hợp được hoàn thuế và đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Vậy cách làm hồ sơ hoàn thuế tncn được quy định như thế nào. Bài viết dưới đây Luật Trần và Liên Danh sẽ cung cấp đến bạn đọc một số thông tin cần thiết liên quan đến hồ sơ hoàn thuế tncn.
Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân
Cụ thể theo Khoản 2, 3 Điều 28, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về hoàn thuế như sau:
“2. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.
Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.”
Như vậy, theo quy định nêu trên có thể hiểu nếu không có đề nghị hoàn thuế TNCN số tiền thuế nộp thừa sẽ được tự động bù trừ vào kỳ nộp sau và cơ quan thuế sẽ không chủ động hoàn thuế.
Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thì có thể nhận lại số tiền thuế đóng thừa hoặc lựa chọn bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.
Ngoài ra, cũng theo quy định tại Điều 28, Thông tư 111/2013/TT/BTC và theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 25,Thông tư 80/2021/TT-BTC về việc hoàn thuế người được hoàn thuế phải đảm bảo:
Có số tiền thuế thu nhập cá nhân đã nộp trong kỳ lớn hơn số thuế phải nộp khi quyết toán.
Đã có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.
Cá nhân sẽ được hoàn thuế TNCN khi nào?
Trong thông tư 156/2013/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC được ban hành sau đó có quy định về điều kiện để một cá nhân được hoàn lại thuế TNCN. Theo đó, điều kiện tiên quyết để xem xét hoàn thuế TNCN đó là tại thời điểm đề nghị hoàn thuế, cá nhân đó phải có mã số thuế.
Điều kiện thứ hai và cũng là điều kiện cần để xét hoàn thuế đó là cá nhân đó phải đóng thừa tiền thuế. Điều kiện cuối cùng là cá nhân đó phải gửi đề nghị hoàn thuế đến cơ quan thuế.
Cũng theo quy định, việc hoàn thuế sẽ không được tiến hành tự động. Trong trường hợp cá nhân đóng thừa tiền thuế TNCN nhưng không gửi yêu cầu hoàn thuế thì khoản tiền thuế đóng thừa ra đó sẽ tự động được chuyển sang kỳ sau theo hình thức bù trừ.
Tiếp nhận và phân loại hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Cá nhân thuộc diện được hoàn thuế thu nhập cá nhân sau khi chuẩn bị hồ sơ yêu cầu hoàn thuế thu nhập cá nhân theo hướng dẫn tại Điều 42 Thông tư số 80/2021/TT-BTC thì gửi hồ sơ bằng hình thức điện tử hoặc hồ sơ giấy cho cơ quan thuế để tiếp nhận và phân loại.
Theo đó, cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân theo hướng dẫn tại Điều 43 Thông tư số 80/2021/TT-BTC như sau:
Tiếp nhận hồ sơ theo đề nghị hoàn thuế bằng hồ sơ điện tử: Người nộp thuế gửi hồ sơ đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các Cổng thông tin điện tử khác theo quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế và thực hiện các thủ tục quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân, cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế theo quy định và trả Thông báo về việc chấp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế hoặc Thông báo về việc không được hoàn thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các Cổng thông tin điện tử khác nơi người nộp thuế nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế điện tử.
Tiếp nhận hồ sơ theo đề nghị hoàn thuế bằng hồ sơ giấy: Người nộp thuế nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế bằng giấy tại cơ quan thuế, công chức thuế kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ theo quy định, nếu hồ sơ chưa thì đề nghị người nộp thuế hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, công chức thuế gửi Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ cho người nộp thuế và ghi sổ nhận hồ sơ trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế. Trường hợp người nộp thuế gửi hồ sơ qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận hồ sơ và ghi sổ hồ sơ trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế, cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế hoặc Thông báo về việc hồ sơ không đúng thủ tục đối với hồ sơ gửi qua đường bưu chính hoặc Thông báo về việc không được hoàn thuế trong trường hợp không thuộc đối tượng được hoàn thuế.
Phân loại hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân thuộc diện hoàn thuế trước hoặc thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế theo quy định tại Điều 44 Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
Cách làm hồ sơ hoàn thuế tncn
Căn cứ theo quy định tại Điều 42, Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công gồm:
(1) Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có uỷ quyền. Hồ sơ gồm:
Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo Mẫu số 01/DNXLNT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này;
Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;
Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này (áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập).
(2) Trường hợp cá nhân cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế:
Người nộp thuế có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (mẫu số 02/QTT-TNCN) thì không phải nộp hồ sơ hoàn thuế.
Cơ quan thuế giải quyết hoàn căn cứ vào hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân để giải quyết hoàn nộp thừa cho người nộp thuế theo quy định.
Giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định tại Điều 45 Thông tư số 80/2021/TT-BTC hướng dẫn về giải quyết hồ sơ hoàn trả tiền nộp thừa như sau:
Trường hợp cơ quan thuế xác định số thuế đủ điều kiện được hoàn khác số thuế người nộp thuế đề nghị hoàn:
Người nộp thuế được hoàn bằng số thuế đủ điều kiện được hoàn khi số thuế đề nghị hoàn lớn hơn số thuế đủ điều kiện được hoàn.
Người nộp thuế được hoàn bằng số thuế đề nghị hoàn nếu số thuế đề nghị hoàn nhỏ hơn số thuế đủ điều kiện được hoàn.
Trường hợp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân thuộc diện hoàn thuế trước:
Đối với hồ sơ bảo đảm các điều kiện được hoàn thuế thu nhập cá nhân theo quy định thì cơ quan thuế thực hiện đối chiếu số tiền thuế đề nghị hoàn tại hồ sơ hoàn thuế với hồ sơ khai thuế, thông tin về tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế để xác định số tiền thuế được hoàn, thời điểm phát sinh số thuế nộp thừa được hoàn theo đúng quy định của pháp luật thuế.
Đối với hồ sơ chưa đủ các thông tin để được hoàn thuế thu nhập cá nhân theo quy định thì cơ quan thuế lập Thông báo giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo quy định gửi trực tiếp cho người nộp thuế nếu người thực hiện hoàn thuế bằng hồ sơ giấy hoặc gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế nếu người thực hiện hoàn thuế điện tử trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Trong thời hạn 10 ngày theo Thông báo của cơ quan thuế mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoặc có văn bản giải trình, bổ sung nhưng không đủ cơ sở chứng minh được số thuế đã khai là đúng thì cơ quan thuế chuyển hồ sơ hoàn thuế sang diện kiểm tra trước hoàn thuế và gửi Thông báo về việc chuyển hồ sơ sang diện kiểm tra trước hoàn thuế cho người nộp thuế trong thời hạn 06 ngày làm việc kể từ ngày chấp nhận hồ sơ hoàn thuế.
Trường hợp hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế:
Trong quá trình kiểm tra hồ sơ hoàn thuế, nếu cơ quan thuế xác định số thuế đủ điều kiện được hoàn thì giải quyết hoàn trả số thuế đã đủ điều kiện hoàn cho người nộp thuế, không chờ kiểm tra xác minh toàn bộ hồ sơ hoàn thuế; đối với số thuế cần kiểm tra xác minh hoặc yêu cầu người nộp thuế giải trình, bổ sung hồ sơ thì cơ quan thuế xử lý hoàn thuế khi có đủ điều kiện theo quy định.
Trường hợp hồ sơ hoàn nộp thừa của người nộp thuế thu nhập cá nhân có khoản nộp thừa tại tỉnh nơi được hưởng khoản thu phân bổ:
Cơ quan thuế quản lý trực tiếp chủ trì tổng hợp nghĩa vụ thuế, số thuế đã nộp ngân sách nhà nước tại trụ sở chính và các tỉnh nơi được hưởng khoản thu phân bổ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế, cơ quan thuế quản lý trực tiếp và cơ quan thuế quản lý địa bàn nhận phân bổ phải thực hiện đối chiếu, xác nhận số tiền thuế đã nộp, số tiền thuế còn nợ phát sinh theo từng nơi được hưởng khoản thu phân bổ. Cơ quan thuế chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế làm cơ sở để giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người nộp thuế theo quy định.
Trường hợp hồ sơ hoàn thuế thu nhập của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế:
Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân thực hiện tổng hợp số phải nộp, đã nộp của người nộp thuế trong kỳ quyết toán thuế phát sinh tại các cơ quan thuế trên toàn quốc để xác định số tiền nộp thừa theo quyết toán thuế.
Trường hợp hồ sơ hoàn thuế khi chuyển đổi sở hữu, chuyển đổi doanh nghiệp, chia, tách, giải thể, sáp nhập, hợp nhất, phá sản, chấm dứt hoạt động có số tiền thuế nộp thừa tại cơ quan thuế quản lý khoản thu ngân sách nhà nước hoặc cơ quan thuế quản lý địa bàn nhận phân bổ:
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của người nộp thuế, cơ quan thuế quản lý trực tiếp và cơ quan thuế quản lý khoản thu ngân sách nhà nước, cơ quan thuế quản lý địa bàn nhận phân bổ phải thực hiện đối chiếu, xác nhận số tiền thuế theo từng địa bàn. Các cơ quan thuế chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế làm cơ sở để giải quyết hoàn nộp thừa cho người nộp thuế theo quy định.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về cách làm hồ sơ hoàn thuế tncn bạn đọc vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn những thủ tục pháp lý chất lượng hàng đầu tại Hà Nội!
