Chứng thực, công chứng bản sao từ bản chính là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của bản sao là đúng với bản chính. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng được chứng thực bản sao từ bản chính. Cùng tìm hiểu ví dụ về công chứng và chứng thực ngay dưới đây.
Chứng thực là gì?
Hiện nay, pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về định nghĩa chứng thực là gì? Do vậy, trên thực tế rất nhiều người có sự nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực, thường gọi chung là công chứng mà không biết rằng đây là hai định nghĩa khác nhau hoàn toàn.
Dưới góc độ pháp lý, có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,…
Các văn bản pháp luật hiện hành chỉ có quy định về khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
Các loại chứng thực?
Theo các quy định tại nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, bao gồm các loại chứng thực sau:
– Chứng thực bản sao từ bản chính;
– Chứng thực chữ ký;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Đặc điểm của chứng thực?
Có thể thấy pháp luật chưa có quy định cụ thể khái niệm Chứng thực là gì? Quý khách hàng có thể hiểu chứng thực dựa trên góc độ pháp lý mà chúng tôi đã nêu ra ở phần trên để có sự phân biệt với Công chứng và thực hiện theo đúng quy định.
Vậy hoạt động chứng thực có những đặc điểm gì? Có thể điểm qua các đặc điểm như sau:
+ Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực;
+ Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên.
Như vậy, sẽ tùy thuộc vào loại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực để thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau.
+ Trong cuộc sống, đôi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Khi đó, bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn.
+ Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền. Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước, ví dụ về công chứng và chứng thực.
Đối tượng chứng thực gồm những gì?
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, quy định các đối tượng chứng thực bao gồm:
+ Chứng thực bản sao từ sổ gốc hay còn gọi là cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang thực hiện quản lý hồ sơ sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho cá nhân có nhu cầu. Bản sao khi được cấp từ sổ gốc phải đúng với nội dung được ghi trong sổ gốc.
+ Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực bản sao đúng với bản chính dựa trên căn cứ là bản chính của người có yêu cầu.
+ Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký trong các văn bản, tài liệu, giấy tờ là chữ ký của người có yêu cầu chứng thực.
+ Chứng thực các hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành thực hiện chứng thực về các nội dung như địa điểm, thời gian các bên đã giao kết hợp đồng; về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chứng thực chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên khi tham gia ký kết trong hợp đồng, giao dịch cần chứng thực.
Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực?
Theo quy định hiện hành, các cơ quan sau có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực:
1/ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, ví dụ về công chứng và chứng thực.
2/ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
+ Chứng thực di chúc;
+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.
3/ Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, ví dụ về công chứng và chứng thực.
Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực?
Các văn bản khi được chứng thực tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giá trị pháp lý của các văn đó được quy định như sau:
+ Đối với các văn bản là bản sao được cấp từ sổ gốc và các văn bản là bản sao được chứng thực từ bản chính sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giấy tờ của các giao dịch liên quan.
+ Đối với trường hợp chứng thực chữ ký có giá trị chứng minh của người có yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, đồng thời là căn cứ để xác định các trách nhiệm của người đã thực hiện ký các văn bản, giấy tờ.
+ Đối với chứng thực các hợp đồng, giao dịch sẽ có giá trị chứng minh về các nội dung ghi nhận trong hợp đồng như: địa điểm, thời gian, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên trong hợp đồng, giao dịch, chữ ký,…
Vậy nên, tùy thuộc vào từng văn bản mà người có yêu cầu chứng thực tại cơ quan nhà nước sẽ có giá trị pháp lý khác nhau, ví dụ về công chứng và chứng thực.
Thủ tục thực hiện công chứng
Thủ tục công chứng gồm một số bước sau đây:
Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.
Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, ví dụ về công chứng và chứng thực.
Giá trị pháp lý của văn bản công chứng
– Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác, ví dụ về công chứng và chứng thực.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
– Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
Cách thức Công chức tư pháp, lãnh đạo, văn thư thuộc UBND cấp xã, Phòng Tư pháp xử lý hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao điện tử
Cán bộ được phân quyền thực hiện truy cập địa chỉ https://quantri.dichvucong.gov.vn/ và thực hiện đăng nhập bằng tài khoản vnconnect (Lưu ý: tài khoản đã được phân quyền tương ứng với từng vai trò xử lý), ví dụ về công chứng và chứng thực
Công chức Tư pháp
Công chức tư pháp sau khi truy cập hệ thống, đăng nhập thành công, căn cứ vào cách thức người dân, doanh nghiệp thực hiện đăng ký chứng thực điện tử bằng hình thức đặt lịch hẹn hay đến trực tiếp mà Công chức tư pháp cũng có 2 hình thức xử lý cho người dân, doanh nghiệp.
– Xử lý không qua lịch hẹn
Cán bộ tư pháp chọn menu [Thêm mới bản sao từ bản chính], hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Lúc này, tại cơ quan tư pháp, cán bộ tư pháp hỏi người dân, doanh nghiệp có tài khoản cổng DVCQG hay không, trường hợp người dân, doanh nghiệp có tài khoản cổng DVCQG thì yêu cầu ND/DN cung cấp CMND/CCCD hoặc MST.
Cán bộ tư pháp nhập CMND/CCCD hoặc MST để thực hiện tìm kiếm tài khoản như sau:
Trường hợp người dân không có tài khoản DVCQG thì cán bộ Tư pháp check radio box “Đối tượng không có tài khoản DVCQG”, sau đó nhập email của người dân như sau:
Sau đó cán bộ tư pháp đính kèm bản scan của bản gốc, file đính kèm bắt buộc định dạng .pdf và dung lượng <= 30mb và chọn loại giấy tờ cần chứng thực, sau đó bấm nút [Trình ký] để trình tới lãnh đạo đơn vị.
– Xử lý lịch hẹn
Trường hợp người dân đã đặt lịch hẹn trên cổng DVCQG, cán bộ tư pháp chọn menu [Lịch hẹn chờ duyệt], hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Xử lý lịch hẹn
Hệ thống hiển thị toàn bộ các lịch hẹn của đơn vị mà người dân, doanh nghiệp đã hẹn, cán bộ tư pháp chọn 1 lịch hẹn để xử lý, bấm nút [Xử lý], hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Trên giao diện hiển thị thông tin của người dân, doanh nghiệp đăng ký chứng thực, loại giấy tờ cần chứng thực, cán bộ tư pháp cần scan bản giấy của giấy tờ (người dân mang bản giấy tới), sau đó đính kèm lên trên hệ thống, file đính kèm bắt buộc định dạng .pdf và dung lượng <= 30mb. Sau khi đính kèm bản scan, cán bộ tư pháp bấm nút [Trình ký] để trình tới lãnh đạo của đơn vị mình.
Dời lịch hẹn
Trong trường hợp lịch hẹn của người dân, doanh nghiệp trùng lịch với lịch của cơ quan hoặc cán bộ bận việc đột xuất, hệ thống cung cấp chức năng cho cán bộ tư pháp dời lịch hẹn. Để dời lịch hẹn, cán bộ bấm nút “Dời lịch hẹn” của lịch hẹn cần dời, hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Cán bộ tư pháp chọn lại giờ hẹn, nhập lý do hẹn, bấm nút [Đặt lại lịch hẹn]. Sau khi đặt lại lịch hẹn thành công, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại của người dân, doanh nghiệp, đồng thời gửi notify tới tài khoản cổng DVCQG của người dân, doanh nghiệp.
– Xử lý hồ sơ bị từ chối
Hồ sơ bị từ chối là các hồ sơ do lãnh đạo đơn vị trả về, có 2 cách xử lý:
Cách 1: hủy hồ sơ, hủy bỏ hoàn toàn hồ sơ, dừng xử lý
Cách 2: Xử lý tiếp, cán bộ bấm nút “Xử lý tiếp” => cán bộ tư pháp có thể chỉnh sửa các thông tin như file scan… để trình ký lại lãnh đạo.
Lãnh đạo ký bản sao
Lãnh đạo sau khi truy cập thành công hệ thống, sẽ hiển thị màn hình danh sách các bản sao chờ ký như sau:
Lãnh đạo bấm nút [Xử lý], hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Chú ý: để ký số được thì máy tính của lãnh đạo phải được cài công cụ plugin ký số.
Lãnh đạo bấm nút [Ký số], khi đó hệ thống gọi đến plugin để ký số như sau:
Lãnh đạo bấm nút [Ok] trên plugin để thực hiện ký, sau khi ký plugin hiển thị file đã có chữ ký và lời chứng như sau:
Hệ thống mặc định thêm trang trắng để hiển thị chữ ký và lời chứng, tuy nhiên trong trường hợp muốn căn chỉnh vị trí thì click vào hình ảnh chữ ký để kéo thả vị trí theo ý muốn. Bấm nút [Áp dụng] trên plugin để hoàn tất việc ký, hệ thống sẽ hiển thị file đã ký như sau:
Lãnh đạo bấm nút [Chuyển cấp số và đóng dấu] để chuyển tới văn thư đóng dấu
Văn thư đóng dấu bản sao
– Quản lý sổ chứng thực
Văn thư sau khi đăng nhập thành công, chọn menu [Quản lý sổ chứng thực], hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Tại màn hình quản lý sổ chứng thực, văn thư có thể thực hiện các chức năng:
Thêm mới sổ chứng thực
Văn thư bấm nút [Thêm mới], hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Văn thư nhập các thông tin:
Tên sổ chứng thực
Số bắt đầu sổ: chỉ nhập số
Ngày mở sổ
Ngày đóng sổ
Bấm nút [Lưu] để hoàn tất việc thêm mới sổ
Chỉnh sửa sổ
Để chỉnh sửa sổ, văn thư bấm icon [chỉnh sửa] trên danh sách, hệ thống hiển thị màn hình sau:
Văn thư chỉnh sửa các thông tin và bấm nút [Lưu] để hoàn thành việc chỉnh sửa
Xóa sổ
Sổ chỉ được xóa khi sổ còn trống, sổ đã được cấp sổ không thể thực hiện xóa, để xóa sổ người dùng bấm nút [Xóa] để thực hiện xóa sổ
View thông tin sổ
Văn thư bấm nút view thông tin sổ trên danh sách sổ, hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Hệ thống hiển thị thông tin sổ và danh sách hồ sơ chứng thực được cấp trong sổ.
Xuất báo cáo
Văn thư bấm nút xuất báo cáo dữ liệu của sổ, hệ thống xuất báo cáo ra file excel như sau:
– Cấp số và đóng dấu bản chứng thực điện tử
Văn thư chọn menu [Bản sao chờ đóng dấu], hệ thống hiển thị danh sách các bản sao chờ đóng dấu như sau:
Văn thư bấm nút [Xử lý] của một hồ sơ trên danh sách, hệ thống hiển thị như sau:
Văn thư chọn sổ chứng thực, hệ thống tự động sinh số theo sổ chứng thực.
Sau đó, văn thư bấm nút [Đóng dấu] để thực hiện đóng dấu cho bản sao, hệ thống gọi tới plugin để đóng dấu. Chú ý: để đóng dấu được thì máy tính của văn thư phải được cài công cụ plugin ký số.
Văn thư chọn chứng thư số để đóng dấu, hệ thống hiển thị màn hình như sau:
Văn thư bấm nút [Áp dụng] trên plugin để hoàn thành việc đóng dấu, khi đó hệ thống hiển thị bản đã đóng dấu như sau:
Văn thư bấm nút [Hoàn thành và chuyển bản CTĐT tới người dân/doanh nghiệp], khi đó bản CTĐT sẽ được chuyển tới tài khoản DVCQG của ND/DN hoặc chuyển tới email trong trường hợp ND/DN không có tài khoản DVCQG.
Trên đây là bài viết tư vấn về ví dụ về công chứng và chứng thực của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
