Hiện nay, hầu hết đa số các công ty, doanh nghiệp đều bắt buộc lập các loại sổ sách kế toán để thực hiện kê khai với cơ quan thuế. Với yêu cầu đặt ra, chắc hẳn nhiều kế toán sẽ gặp khó khăn vì chưa nắm rõ quy trình cũng như công việc mình cần làm là những gì? Bài viết dưới đây xin chia sẻ đến bạn, trình tự làm sổ sách kế toán hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp.
Các loại sổ sách kế toán sản xuất cơ bản
– Sổ nhật ký chung: đây là cuốn sổ tổng hợp, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.
– Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: các nghiệp vụ phát sinh như: mua hàng, mua CCDC, mua TSCĐ, bán hàng, vay, chi lương…đều phát sinh từ sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: đây có thể coi như loại sổ quan trọng bậc nhất trong công ty thương mại. Vì nó phản ánh nhập – xuất – tồn của tất cả hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
– Sổ chi tiết hàng hóa: sổ này thể nhập – xuất khi nào với số lượng bao nhiêu, còn tồn trong kho bao nhiêu…mỗi khi có nghiệp vụ nhập – xuất hàng hóa của duy nhất một mặt hàng.
– Sổ quỹ tiền mặt: thể hiện tất cả các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt của doanh nghiệp.
– Sổ tiền gửi ngân hàng: thể hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiêp.
– Bảng phân bổ chi phí trả trước: ghi nhận chi phí được phân bổ của các loại công cụ dụng cụ, thiết bị có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đã trả tiền như: máy vi tính, điện thoại, bàn ghế, chi phí thuê văn phòng…
– Bảng khấu hao tài sản cố định: là bảng theo dõi khấu hao của các loại tài sản phục vụ cho việc kinh doanh có giá trị từ 30tr trở lên thì được xem là tài sản cố định và cần được khấu hao theo thời gian quy định.
– Phiếu nhập – xuất kho hàng hóa: mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh đến mua – bán hàng hóa sẽ phát sinh một phiếu nhập – xuất kho tương ứng
– Phiếu thu – chi: mỗi khi có nghiệp vụ thu – chi tiền mặt sẽ phát sinh một phiếu thu – chi tương ứng.
Trình tự làm sổ sách kế toán cho doanh nghiệp
Gồm các bước thực hiện:
Bước 1. Tập hợp chứng từ
Đây được xem là bước quan trọng làm nên sổ sách kế toán. Các loại chứng từ cần tập hợp như:
Chứng từ hóa đơn: cần tuân thủ theo nguyên tắc về tính “hợp pháp, hợp lệ, hợp lý” của chứng từ.
Hóa đơn hợp pháp: là hóa đơn phải được đăng ký với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận cho phát hành hóa đơn. Hóa đơn do cơ sở sản xuất kinh doanh tự in cần in theo mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp nhận mẫu hóa đơn điện tử đó.
Một số rủi ro đối với các hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa, hóa đơn tài chính đầy đủ và hợp lệ nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu trường hợp hóa đơn có giá trị > 20 triệu. Hoặc doanh nghiệp cung cấp hàng hóa nhưng hàng hóa không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp theo các thông lệ của hóa đơn như phải có nội dung và các chỉ tiêu, yêu cầu ghi trên hóa đơn. Cụ thể:
Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Họ tên người mua, người bán, địa chỉ công ty mua, công ty bán, mã số thuế, hình thức thanh toán bằng tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt); chuyển khoản (nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng).
Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế suất, tiền hàng chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn.
Phần cuối hóa đơn, phải có chữ ký của người mua hàng, người bán, Giám đốc và đóng dấu treo góc trái của hóa đơn. Trường hợp, dùng mẫu hóa đơn điện tử, cần thông tin ký số điện tử của người bán.
Hóa đơn hợp lý: Một hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, mà cần phải có tính hợp lý của hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn cần phù hợp với nội dung kinh doanh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được cấp giấy phép hoạt động của Doanh nghiệp.
Chứng từ ngân hàng: chứng từ ngân hàng thường phát sinh cho các khoản giao dịch mua bán, thanh toán hoặc các giao dịch khác liên quan đến ngân hàng của Doanh nghiệp. Chứng từ ngân hàng gồm:
Sổ phụ ngân hàng: giấy báo có, báo nợ, ủy nhiệm chi, séc, giấy nộp tiền vào tài khoản.
Sao kê ngân hàng
Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước (nộp thuế điện tử hoặc nộp tiền mặt vào kho bạc nhà nước)
Nộp thuế TNDN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của quý, của năm)
Nộp thuế GTGT (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)
Nộp thuế TNCN (khi có phát sinh số thuế phải nộp của tháng, của quý)
Bước 2. Nhập chứng từ vào sổ/ phần mềm quản lý kế toán để phản ánh nghiệp vụ phát sinh thông qua các bút toán
Công việc này đòi hỏi sự cẩn thận và nắm vững nghiệp vụ của kế toán khi làm việc. Vì vậy, kế toán sẽ phải theo dõi và định khoản các nghiệp vụ phát sinh dựa trên các chứng từ đã tập hợp: hóa đơn mua vào/ bán ra, chứng từ ngân hàng, giấy nộp tiền, bảng lương, bảng phân bổ, khấu hao…
Ở phần mềm Kế toán 1A, việc định khoản nghiệp vụ phát sinh được tự động hóa hoàn toàn, kế toán chỉ cần lựa chọn các nghiệp vụ được phần mềm gợi ý sẵn như Hóa đơn bán hàng ghi công nợ, Hóa đơn bán hàng thu tiền mặt, Thu tiền khách hàng nhà cung cấp, sau đó bấm ghi sổ chứng từ, hệ thống sẽ được định khoản vào các tài khoản liên quan và hiển thị lên sổ sách kế toán.
Một số lưu ý khi định khoản:
Hóa đơn mua vào của Doanh nghiệp có thể mua về nhập kho hoặc mua về xuất thẳng ra phân xưởng sản xuất. Trường hợp mua về nhập kho, kế toán sẽ lập phiếu hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho theo dõi hàng nhập là Nguyên vật liệu (NVL) hoặc Công cụ dụng cụ (CCDC). Trường hợp mua về xuất thẳng xuống phân xưởng sản xuất thì kế toán phải làm giấy đề nghị cấp nguyên vật liệu cho phân xưởng sản xuất đó.
Hóa đơn bán ra của doanh nghiệp căn cứ vào thông tin hàng hóa trên hóa đơn xuất bán để hạch toán vào sổ đồng thời lập phiếu xuất kho cho hàng tương ứng.
Bước 3. Tập hợp chi phí
Đây là bước quan trọng trong việc xác định chi phí của doanh nghiệp. Kế toán cần phân loại các chi phí và ghi nhận vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán, chi tiết như sau:
Chi phí bán hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí tiền lương.
Chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí phân bổ công cụ dụng cụ.
Chi phí trả trước.
Chi phí giá vốn: phụ thuộc vào phương pháp tính giá trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng như bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước xuất trước,…
Các chi phí khác liên quan.
Là những yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí của Doanh nghiệp:
– Bảng lương: Căn cứ vào Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ LĐTBXH.
– Bảng khấu hao: Căn cứ vào Thông tư 45/2015/TT-BTC.
– Bảng chi phí trả trước.
– Bảng nhập xuất tồn kho, bảng tính giá thành sản phẩm để xác định giá vốn hàng bán, giá vốn NVL, CCDC xuất kho “Giá vốn tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ”.
+ Các chi phí khác liên quan.
=> Căn cứ vào những chứng từ tập hợp chi phí kế toán tiền hành hạch toán những khoản chi phí đó lên sổ sách theo trình tự như sau:
– Bảng lương
Tính lương phải trả cho nhân viên văn phòng và nhân viên sản xuất
Nợ TK 642
Nợ TK 622/1542
Có TK 334
Trích bảo hiểm
Nợ TK 642
Nợ TK 622/1542
Nợ TK 334
Có TK 338
Khấu trừ thuế TNCN
Nợ TK 334
Có TK 3335
Thanh toán lương cho nhân viên
Nợ TK 334
Có TK 111/112
– Bảng khấu hao TSCĐ
Khấu hao cho bộ phận văn phòng
Nợ TK 642
Có TK 214
Khấu hao cho bộ phận sản xuất
Nợ TK 627/1543
Có TK 214
– Bảng phân bổ
Phân bổ cho bộ phận văn phòng
Nợ TK 642
Có TK 242
Phân bổ cho bộ phận sản xuất
Nợ TK 627/1543
Có TK 242
– Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm
Tập hợp chi phí NVL
Nợ TK 621/1541
Có TK 1521
Có TK 1522
Tập hợp chi phí CCDC và nhiên liệu (Nếu có)
Nợ TK 627/1543
Có TK 1523
Có TK 153
Kết chuyển sang chi phí 154 (Áp dụng cho các DN sử dụng theo TT 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 154
Có TK 621
Có TK 622
Có TK 627
– Nhập kho thành phẩm hoàn thành trong kỳ
Nợ TK 155
Có TK 154
– Tập hợp giá vốn hàng xuất bán thành phẩm
Nợ TK 632
Có TK 155
– Các bút toán kết chuyển
+ Kết chuyển thuế GTGT trong kỳ
Nợ TK 3331
Có TK 133
+ Kết chuyển các khoản doanh thu
Nợ TK 511
Nợ TK 515
Nợ TK 711
Có TK 911
+ Kết chuyển các khoản chi phí
Nợ TK 911
Có TK 632
Có TK 635
Có TK 642
Có TK 811
+ Xác định kết quả kinh doanh (Trong trường hợp doanh nghiệp lãi)
Nợ TK 911
Có TK 421
+ Xác định kết quả kinh doanh (Trong trường hợp doanh nghiệp lỗ)
Nợ TK 421
Có TK 911
Bước 4. Lập bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
Bước này, kế toán tiến hành lập bút toán kết chuyển các khoản doanh thu hàng hóa, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu, kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, kết chuyển chi phí giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác, chi phí thuế TNDN và cuối cùng xác định kết quả kinh doanh là lời hay lỗ. Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán 1A, chỉ cần nhấp nút Kiểm tra và chốt số liệu, sau đó thực hiện Bút toán Kết chuyển.
Bước 5. Lập bảng cân đối phát sinh
Bảng cân đối phát sinh được lập giúp kế toán đánh giá được tổng quan về toàn bộ tài khoản phát sinh trong kỳ, thể hiện chi tiết Nợ/Có phát sinh, Nợ/Có đầu kỳ, Nợ/Có cuối kỳ.
Nếu số liệu ở bảng cân đối phát sinh hoàn thiện và không sửa đổi, kế toán sẽ thực hiện bút toán mở số cái, sổ chi tiết hoặc nếu bạn dùng Kế toán 1A, vào hệ thống Báo cáo, phần mềm cung cấp hệ thống số sách kế toán đầy đủ nhất và chính xác nhất gồm bộ báo cáo tài chính và các mẫu sổ theo quy định của Thuế.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về trình tự làm sổ sách kế toán Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
