Cấp lại giấy phép kinh doanh do nhiều lý do khác nhau như: bị mất, bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại… thì doanh nghiệp sẽ cần làm thủ tục cấp lại đăng ký kinh doanh và nộp lệ phí nhà nước cấp lại theo quy định. Để bạn nắm rõ thông tin hơn về vấn đề này Luật Trần xin đưa ra những thông tin cơ bản về hồ sơ thủ tục cấp lại giấy phép kinh doanh.
Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;
- Có hồ sơ xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;
- Nộp đủ lệ phí xin cấp lại đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.
- Chủ sở hữu doanh nghiệp không thuộc diện cấm góp vốn đầu tư kinh doanh
Ngành nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh
Các doanh nghiệp được tự do chọn các ngành nghề dự định kinh doanh tuy nhiên phải nằm trong các ngành nghề mà pháp luật không cấm. Đối với những ngành nghề có điều kiện, khi doanh nghiệp muốn kinh doanh ngành nghề đó thì phải đáp ứng đủ các điều kiện của ngành nghề theo pháp luật (có nghĩa là khi được cấp đăng ký kinh doanh xong doanh nghiệp phải xin giấy phép con ở các sở ban ngành quản lý đối với các ngành nghề đó…). Đối với các ngành nghề cấm, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ không cấp đăng ký kinh doanh cho các ngành nghề này. Những ngành nghề hiện nay không có trong hệ thống ngành nghề của Việt Nam nhưng cũng không nằm trong danh sách ngành nghề bị cấm thì doanh nghiệp vẫn được phép xin đăng ký kinh doanh và phải thông báo lại với Tổng cục thống kê để thêm các ngành nghề vào hệ thống ngành nghề hiện nay.
Hồ sơ đăng ký kinh doanh phải hợp lệ
Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ theo quy định Luật Doanh nghiệp với nội dung được kê khai đầy đủ, minh bạch. Mỗi loại hình doanh nghiệp và nội dung đăng ký ngành nghề khác nhau, doanh nghiệp cần nộp các loại giấy tờ khác nhau phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
Ví dụ: Hồ sơ thay đổi tên công ty sẽ bao gồm các giấy tờ khác so với hồ sơ thủ tục thay đổi địa chỉ công ty,..vv
Sau khi nhận đúng và đủ hồ sơ thì doanh nghiệp mới được cấp đăng ký kinh doanh.
Doanh nghiệp nộp đủ các lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định về phí và lệ phí.
Một số điểm thay đổi theo luật doanh nghiệp năm 2020, các doanh nghiệp cần lưu ý:
- Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh không bắt buộc cần công chứng, chứng thực
- Các doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu doanh nghiệp trong hồ sơ đăng ký kinh doanh
- Các doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh hoàn tất phải công khai thông báo trên Cổng thông tin quốc gia theo đúng trình tự, thủ tục tuy nhiên doanh nghiệp được miễn phí công bố
- Doanh nghiệp được phép chuyển loại hình cùng với đăng ký thay đổi
- Doanh nghiệp được phép đăng ký địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính
- Doanh nghiệp trong trường hợp giảm vốn điều lệ thì không cần nộp báo cáo tài chính
Các trường hợp doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục cấp lại đăng ký kinh doanh
Đăng ký kinh doanh bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác
Với trường hợp này doanh nghiệp gửi giấy đề nghị cấp lại đăng ký kinh doanh tới phòng đăng ký kinh doanh nơi đã cấp giấy đăng ký kinh doanh cho quý doanh nghiệp. Phòng đăng ký kinh doanh trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ xin cấp lại đăng ký kinh doanh sẽ xem xét để cấp lại đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp.
Đăng ký kinh doanh cấp mới bị sai thông tin
Doanh nghiệp sẽ phải nộp hồ sơ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày phòng đăng ký kinh doanh có gửi yêu cầu đến doanh nghiệp yêu cầu hoàn tất hồ sơ để nộp theo đúng quy định khi có yêu cầu xem xét cấp lại đăng ký kinh doanh. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ và cấp lại đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày phòng đăng ký kinh doanh nhận được đúng và đủ hồ sơ.
Trường hợp doanh nghiệp kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không trung thực, chính xác
Đối với trường hợp doanh nghiệp không kê khai đúng thông tin và bị phát hiện, trước tiên phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo tới cơ quan nhà nước để có quyết định xử phạt đối với doanh nghiệp. Sau khi có quyết định xử phạt của cơ quan nhà nước thì phòng đăng ký kinh doanh sẽ có yêu cầu gửi đến doanh nghiệp yêu cầu làm lại hồ sơ để có thể cấp đăng ký kinh doanh mới. Trong thời hạn 3 ngày làm việc từ khi phòng đăng ký kinh doanh nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ từ phía doanh nghiệp, thì sẽ cấp lại đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể hiện đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp làm thay đổi nội dung 1 trong những tiêu trí sau đầy thì cần phải làm thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Thay đổi tên công ty
- Thay đổi địa chỉ công ty
- thay đổi loại hình doanh nghiệp công ty.
- Thay đổi người đại diện pháp luật công ty
- Thay đổi chủ sở hữu công ty
- Thay đổi thông tin của chủ sở hữu hoặc người đại diện pháp luật của công ty
- Thay đổi số điện thoại, số fax, Email
Trình tự thủ tục cấp lại đăng ký kinh doanh
Bước 1: Hồ sơ cấp lại đăng ký kinh doanh
• Đơn trình bày lý do mất giấy đăng ký kinh doanh hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, nơi đăng ký kinh doanh bị mất, cháy,.. (Nếu cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu)
• Hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng minh nhân thân người thực hiện thủ tục.
• Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký của doanh nghiệp.
• Trường hợp công ty có những thay đổi trong nội dung đăng ký kinh doanh thì cần có biên bản họp và quyết định của công ty về thay đổi trên.
Bước 2: Trình tự cấp lại đăng ký kinh doanh bị mất
Số lượng hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị: 01 bộ
Cơ quan tiếp nhận và xử lý yêu cầu của doanh nghiệp: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Nộp hồ sơ đúng và đủ theo danh mục tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Trong vòng 3 ngày làm việc Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét về tính hợp lệ của hồ sơ và cấp lại đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp sau khi hồ sơ đủ và hợp lệ
Theo ngày hẹn trên giấy Biên nhận khi doanh nghiệp nộp đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ đến nhận đăng ký kinh doanh mới hoặc doanh nghiệp có thể đăng ký nhận đăng ký kinh doanh mới qua Bưu điện.
Lưu ý: Khi có đăng ký kinh doanh mới thì đăng ký kinh doanh cũ sẽ tự động hết hiệu lực. Một số trường hợp nhất định khi đăng ký cấp lại đăng ký kinh doanh doanh nghiệp sẽ được yêu cầu xin xác nhận về việc mất đăng ký kinh doanh tuy nhiên việc xin xác nhận này tại công an là không cần thiết.
Bước 3: Tiến hành các thủ tục cập nhật thay đổi sau khi nhận giấy đăng ký kinh doanh mới.
Sau khi tiến hành thay đổi cấp mới giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục công bố giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới lên cổng thông tin điện tử quốc gia để có thể công bố toàn bộ thông tin của doanh nghiệp theo quy định.
Tiến hành cập nhật giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tới ngân hàng nơi doanh nghiệp đã làm thủ tục mở tài khoản ngân hàng công ty.
Nếu doanh nghiệp có tiến hành thay đổi các thông tin như tên công ty, địa chỉ công ty, loại hình doanh nghiệp thì cần phải tiến hành khắc dấu công ty và tiến hành thay đổi thông tin trên hóa đơn nếu doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn. Tiến hành sửa đổi biển hiệu công ty nếu thay đổi các tiêu trí có trên biển hiệu công ty.
Những lưu ý sau khi nhận đăng ký kinh doanh mới
Các trường hợp thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh cần phải thay đổi con dấu?
- Thứ nhất: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên. Nội dung con dấu phải thể hiện được thông tin về tên và mã số doanh nghiệp. Do đó khi doanh nghiệp đổi tên công ty thì đồng thời phải thay đổi con dấu và đăng ký kinh doanh. Lưu ý khi doanh nghiệp đổi tên cần kiểm tra xem tên dự kiến có bị trùng lặp hay không. Sau khi có đăng ký kinh doanh mới và thay đổi con dấu mới để con dấu có hiệu lực thì doanh nghiệp làm quyết định có hiệu lực của con dấu.
- Thứ hai: Thay đổi trụ sở công ty. Trụ sở doanh nghiệp chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, là nơi doanh nghiệp tổ chức các hoạt động kinh doanh. Con dấu của công ty thường bao gồm cả thông tin trụ sở của doanh nghiệp. Vậy khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ thì cần thay đổi đăng ký kinh doanh, và thay đổi con dấu của doanh nghiệp.
- Thứ ba: Thay đổi loại hình công ty. Nhiều nguyên nhân có thể tác động dẫn đến việc doanh nghiệp phải thay đổi loại hình như không đủ số lượng thành viên tối thiểu của loại hình cũ, doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi loại hình, hay do mô hình hiện tại của doanh nghiệp không phù hợp với hoạt động kinh doanh, tình hình kinh tế của doanh nghiệp nên mong muốn đổi sang loại hình doanh nghiệp khác. Loại hình doanh nghiệp được thể hiện luôn ở tên của doanh nghiệp, vậy nên khi có thay đổi về loại hình doanh nghiệp vừa phải thay đổi đăng ký kinh doanh vừa phải thay đổi lại con dấu.
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty. Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ khác quyện huyện, tỉnh thành phố thì sẽ cần phải tiến hành thủ tục chốt thuế chuyển quận tại chi cục quản lý thuế của doanh nghiệp trước khi tiến hành làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên sở kế hoạch và đầu tư. Trường hợp thay đổi địa chỉ cùng quận thì không cần thiết phải làm thủ tục tại chi cục quản lý thuế của doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục cấp lại đăng ký doanh nghiệp?
Mức xử phạt khi không có Giấy phép kinh doanh
- Mức phạt từ: 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng với hoạt động kinh doanh hình thức hộ kinh doanh mà không có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Mức phạt từ: 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với hoạt động kinh doanh dưới hình thức doanh nghiệp mà không có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Phạt tiền gấp hai lần mức tiền phạt đối với hành vi vi phạm trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề thuộc danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cấp lại đăng ký kinh doanh tại Luật Trần, quý doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị một số giấy tờ chứng minh nhân thân và giấy tờ của doanh nghiệp còn lại toàn bộ thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước và hồ sơ sẽ được Luật Trần thực hiện giúp quý doanh nghiệp.
